PAGE總工辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強總工辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于總工辦在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖紙、數(shù)據(jù)等各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指總工辦在履行職能活動中直接形成的，對公司具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：總工辦檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映總工辦的工作活動和歷史面貌，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理總工辦在各項工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)總工辦檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作計劃，并組織實施。3.對檔案進行定期檢查和維護，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，對查閱情況進行記錄。5.協(xié)助總工辦各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。7.對到期檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見，按照規(guī)定程序組織檔案銷毀工作。8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。（二）總工辦各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門整理好的文件材料移交檔案管理人員歸檔。3.在工作中需要查閱檔案時，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借檔案。4.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與總工辦工作相關(guān)的文件、指示、規(guī)定等材料。2.總工辦制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要、報告、請示、批復(fù)等文件材料。3.總工辦組織的各類會議、活動形成的文件、資料、照片、錄像等。4.總工辦開展的項目研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、工程設(shè)計等工作中形成的技術(shù)文件、圖紙、數(shù)據(jù)、實驗報告等。5.總工辦與其他部門或單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。6.總工辦人員參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察等活動帶回的文件材料。7.其他具有保存價值的文件、資料、實物等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.收集到的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、項目管理類、技術(shù)研發(fā)類、財務(wù)審計類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、類別、年度等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間為宜，相對濕度控制在45%60%之間為宜。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防蟲藥品投放器、除濕機、空調(diào)等。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：公司重要的規(guī)章制度、年度工作計劃和總結(jié)、重大項目的立項和驗收文件、涉及公司權(quán)益和利益的重要合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括：一般性的規(guī)章制度、項目技術(shù)文件、財務(wù)報表等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括：臨時性的文件材料、一般性的會議記錄等。（四）檔案保管要求1.按照檔案的類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、保管期限等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，確保檔案利用過程中的安全和保密。2.按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案查閱、借閱等利用手續(xù)。3.優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工作需要，在確保公司利益的前提下，合理提供檔案利用服務(wù)。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司領(lǐng)導(dǎo)因決策需要查閱檔案。3.因?qū)徲嫛⒓o(jì)檢、司法等工作需要查閱檔案。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外部單位因合作、調(diào)研等需要查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案：查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。將申請表提交給檔案管理人員，檔案管理人員根據(jù)規(guī)定進行審核。審核通過后，檔案管理人員陪同查閱人到檔案庫房查閱檔案，并對查閱情況進行記錄。查閱人不得擅自將檔案帶出檔案庫房，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。2.借閱檔案：借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息。將申請表提交給總工辦負(fù)責(zé)人審批，審批通過后，檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。（四）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）檔案名稱、編號、查閱（借閱）目的、歸還日期等信息。2.登記薄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的檔案保管期限規(guī)定，對到期檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面審查、客觀公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由總工辦負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間等進行綜合分析，判斷檔案的保存價值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合公司實際情況，確定檔案的保管期限是否到期。3.征求相關(guān)部門和人員意見，對檔案的鑒定結(jié)果進行論證。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單。并填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.將申請表提交給總工辦負(fù)責(zé)人審批，審批通過后，檔案管理人員按照規(guī)定程序組織檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并對銷毀情況進行記錄。記錄內(nèi)容包括銷毀日期、檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀方式等信息。5.檔案銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀申請表等相關(guān)材料一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，提升檔案服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行分類、編號、編目等處理，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：選用適合公司檔案管理需求的檔案管理軟件，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。