PAGE救助站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強救助站檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在救助工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于救助站各部門在開展救助工作過程中形成的各類檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：救助站檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映救助工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集救助工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責救助站檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善救助站檔案管理制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，維護檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，為救助工作提供檔案信息支持，積極主動地為各部門和社會提供服務(wù)。5.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定及時銷毀過期、無用的檔案。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。7.負責與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。（三）各部門職責1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案及時、準確地集中到檔案管理部門。2.在開展救助工作過程中，各部門應(yīng)嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成和積累，保證檔案質(zhì)量。3.積極配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.救助申請材料：包括求助人員的身份證明、求助事由、家庭情況等相關(guān)材料。2.救助審批文件：救助站對求助申請的審批意見、決定等文件。3.救助服務(wù)記錄：救助過程中的照料、救助物資發(fā)放、醫(yī)療救治等記錄。4.救助人員信息檔案：包括求助人員的基本信息、救助歷史、健康狀況等。5.捐贈物資檔案：捐贈物資的接收、登記、發(fā)放、使用等記錄。6.財務(wù)檔案：救助站的財務(wù)收支憑證、賬目報表等。7.行政文件：上級部門下發(fā)的文件、救助站的工作計劃、總結(jié)、報告等。8.其他與救助工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門在工作中形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、完整、清晰，并按照規(guī)定的格式和要求進行整理。3.對于重要的、具有長期保存價值的檔案材料，應(yīng)進行備份或采取其他保護措施。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進行分類，一般可分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持檔案的原貌，避免損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備與設(shè)施1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防蟲藥品、滅火設(shè)備等。2.安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.需要長期保存的檔案應(yīng)采用耐久性好的紙張和書寫材料，確保檔案字跡清晰、耐久性強。4.電子檔案應(yīng)進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)維護，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。五、檔案的利用（一）利用范圍1.救助站內(nèi)部各部門在開展救助工作、總結(jié)經(jīng)驗、制定政策等方面查閱檔案。2.司法機關(guān)、行政機關(guān)等因工作需要查閱與救助工作相關(guān)的檔案。3.其他社會組織或個人因研究、公益等目的查閱救助站檔案，但需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.救助站內(nèi)部各部門查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個人查閱檔案，需持有單位介紹信或個人有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)救助站主管領(lǐng)導批準后，方可查閱。3.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等進行詳細記錄，以便于統(tǒng)計和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合救助站檔案的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定其保存價值。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的形成背景、利用價值、社會需求等因素，對檔案進行全面分析，確定其保存期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)救助站主管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀清冊》等相關(guān)材料歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立救助站檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享和利用，為救助工作提供更加便捷的服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等技術(shù)處理，形成電子檔案，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.檔案信息檢索：利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，實現(xiàn)對檔案信息的快速查找和篩選。4.檔案信息共享：通過網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)與救助站內(nèi)部各部門之間的信息共享，方便各部門查閱和利用檔案。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善