PAGE圖書(shū)儲(chǔ)存檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司圖書(shū)儲(chǔ)存檔案的管理，確保圖書(shū)檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有圖書(shū)儲(chǔ)存檔案的管理，包括但不限于各類紙質(zhì)圖書(shū)、電子圖書(shū)、音像資料等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：圖書(shū)檔案應(yīng)如實(shí)反映圖書(shū)的原始信息，包括書(shū)名、作者、出版社、出版時(shí)間、版本等。2.完整性原則：確保圖書(shū)檔案的全面性，涵蓋圖書(shū)的各個(gè)方面信息，不得遺漏重要內(nèi)容。3.準(zhǔn)確性原則：檔案記錄應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。4.安全性原則：采取有效措施保障圖書(shū)檔案的安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、圖書(shū)儲(chǔ)存檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.按學(xué)科分類：根據(jù)圖書(shū)的學(xué)科性質(zhì)，分為哲學(xué)、社會(huì)科學(xué)、自然科學(xué)、工程技術(shù)、文學(xué)藝術(shù)等大類。2.按圖書(shū)類型分類：如普通圖書(shū)、工具書(shū)、教材、期刊、報(bào)紙、音像資料等。3.按出版時(shí)間分類：劃分不同時(shí)間段出版的圖書(shū)檔案。（二）編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：采用統(tǒng)一的編號(hào)系統(tǒng)，例如“學(xué)科代碼圖書(shū)類型代碼出版年份流水號(hào)”。2.學(xué)科代碼：按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn)確定，如哲學(xué)為“Z”，社會(huì)科學(xué)為“C”等。3.圖書(shū)類型代碼：根據(jù)圖書(shū)類型設(shè)定特定代碼，如普通圖書(shū)為“T”，工具書(shū)為“G”等。4.出版年份：以公元紀(jì)年表示，如2023年出版的圖書(shū)標(biāo)注為“2023”。5.流水號(hào)：按照?qǐng)D書(shū)入庫(kù)順序依次編排，從001開(kāi)始。三、圖書(shū)儲(chǔ)存檔案的收集與整理（一）收集1.采購(gòu)圖書(shū)：采購(gòu)部門(mén)在圖書(shū)到貨后，應(yīng)及時(shí)將圖書(shū)及相關(guān)資料移交檔案管理部門(mén)。移交內(nèi)容包括圖書(shū)清單、發(fā)票、合同等。2.捐贈(zèng)圖書(shū)：對(duì)于社會(huì)捐贈(zèng)的圖書(shū)，由接收部門(mén)負(fù)責(zé)登記，并將圖書(shū)及捐贈(zèng)相關(guān)材料一并送交檔案管理部門(mén)。3.內(nèi)部資料：公司內(nèi)部形成的圖書(shū)資料，如員工編寫(xiě)出版的書(shū)籍、會(huì)議資料匯編等，由資料產(chǎn)生部門(mén)整理后提交檔案管理部門(mén)。（二）整理1.核對(duì)信息：檔案管理人員收到圖書(shū)后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)圖書(shū)的書(shū)名、作者、出版社、出版時(shí)間、版本等信息，確保與原始記錄一致。2.分類上架：按照?qǐng)D書(shū)分類規(guī)則，將圖書(shū)分類整理并上架存放，同時(shí)在圖書(shū)上粘貼或懸掛相應(yīng)的編號(hào)標(biāo)簽。3.建立電子檔案：對(duì)每本圖書(shū)建立電子檔案，錄入圖書(shū)的基本信息、編號(hào)、存放位置等內(nèi)容，便于查詢和管理。4.編制目錄：根據(jù)圖書(shū)分類，編制圖書(shū)目錄，包括書(shū)名、作者、編號(hào)、存放位置等詳細(xì)信息，方便借閱者查找。四、圖書(shū)儲(chǔ)存檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.溫度與濕度：保持圖書(shū)儲(chǔ)存環(huán)境的溫度在14℃24℃之間，相對(duì)濕度在45%60%之間。2.通風(fēng)條件：確保儲(chǔ)存場(chǎng)所通風(fēng)良好，防止圖書(shū)受潮、發(fā)霉。3.防火防盜：配備必要的消防設(shè)備，安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控系統(tǒng)等，保障圖書(shū)安全。4.防蟲(chóng)防鼠：定期檢查圖書(shū)，采取防蟲(chóng)防鼠措施，如放置驅(qū)蟲(chóng)藥、封堵鼠洞等。（二）保管措施1.上架排列：圖書(shū)應(yīng)按照分類順序整齊上架排列，便于查找和管理。2.定期盤(pán)點(diǎn)：每月對(duì)圖書(shū)進(jìn)行一次小盤(pán)點(diǎn)，每年進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，確保圖書(shū)數(shù)量與檔案記錄一致。3.破損修復(fù)：發(fā)現(xiàn)圖書(shū)有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。4.電子檔案維護(hù)：定期備份電子圖書(shū)檔案，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，及時(shí)更新電子檔案中的圖書(shū)信息，確保信息的準(zhǔn)確性。五、圖書(shū)儲(chǔ)存檔案的借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.填寫(xiě)申請(qǐng)表：公司員工因工作需要借閱圖書(shū)，應(yīng)填寫(xiě)《圖書(shū)借閱申請(qǐng)表》，注明借閱圖書(shū)的書(shū)名、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.部門(mén)審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字，確認(rèn)借閱用途合理。3.檔案管理部門(mén)審核：檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合借閱規(guī)定的予以批準(zhǔn)。（二）借閱期限1.短期借閱：一般圖書(shū)的短期借閱期限為15天，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.特殊情況借閱：對(duì)于珍貴圖書(shū)或有特殊使用要求的圖書(shū)，借閱期限根據(jù)實(shí)際情況另行確定，但最長(zhǎng)不超過(guò)30天。（三）借閱歸還1.按時(shí)歸還：借閱者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還圖書(shū)，如有特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)說(shuō)明并申請(qǐng)延期。2.檢查驗(yàn)收：歸還圖書(shū)時(shí)，檔案管理人員應(yīng)仔細(xì)檢查圖書(shū)是否有損壞、缺頁(yè)等情況，如有問(wèn)題，借閱者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.注銷記錄：圖書(shū)歸還后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)在借閱記錄中注銷該圖書(shū)的借閱信息。（四）使用規(guī)定1.僅限內(nèi)部使用：借閱的圖書(shū)僅限公司內(nèi)部員工因工作需要使用，不得轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。2.愛(ài)護(hù)圖書(shū)：借閱者應(yīng)愛(ài)護(hù)圖書(shū)，不得在圖書(shū)上隨意涂寫(xiě)、批注、污損等。3.禁止復(fù)制：未經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，借閱者不得擅自復(fù)制圖書(shū)內(nèi)容。六、圖書(shū)儲(chǔ)存檔案的查閱與咨詢（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱圖書(shū)檔案，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后進(jìn)行查閱。2.外部查閱：因特殊原因需要外部單位或個(gè)人查閱圖書(shū)檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照檔案查閱規(guī)定進(jìn)行操作。（二）查閱流程1.填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表：查閱者填寫(xiě)《圖書(shū)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。3.查閱登記：檔案管理部門(mén)對(duì)查閱者進(jìn)行登記，安排查閱場(chǎng)所，并提供必要的查閱設(shè)備。4.查閱監(jiān)督：查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱者遵守查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。（三）咨詢服務(wù)1.設(shè)立咨詢窗口：檔案管理部門(mén)設(shè)立咨詢窗口，為員工提供圖書(shū)檔案相關(guān)信息的咨詢服務(wù)。2.解答疑問(wèn)：對(duì)于員工提出的關(guān)于圖書(shū)檔案的問(wèn)題，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)給予準(zhǔn)確、詳細(xì)的解答。七、圖書(shū)儲(chǔ)存檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.時(shí)效性：對(duì)于時(shí)效性較強(qiáng)的圖書(shū)，如過(guò)期的期刊、報(bào)紙等，根據(jù)其時(shí)效性和使用價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.完整性：檢查圖書(shū)是否完整，有無(wú)嚴(yán)重破損、缺頁(yè)等情況。3.使用頻率：統(tǒng)計(jì)圖書(shū)的使用頻率，對(duì)于長(zhǎng)期無(wú)人借閱且無(wú)使用價(jià)值的圖書(shū)進(jìn)行鑒定。4.版本更新：隨著圖書(shū)版本的更新，舊版本圖書(shū)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。（二）鑒定程序1.成立鑒定小組：由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)人員等組成鑒定小組，負(fù)責(zé)圖書(shū)檔案的鑒定工作。2.初步篩選：檔案管理人員根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)圖書(shū)進(jìn)行初步篩選，提出擬銷毀圖書(shū)清單。3.小組評(píng)審：鑒定小組對(duì)擬銷毀圖書(shū)清單進(jìn)行評(píng)審，確定最終的銷毀圖書(shū)名單。（三）銷毀實(shí)施1.制定銷毀計(jì)劃：根據(jù)鑒定結(jié)果，制定圖書(shū)檔案銷毀計(jì)劃，明確銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。2.審批備案：銷毀計(jì)劃經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施，并報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。3.現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督：銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督銷毀情況，確保圖書(shū)檔案被徹底銷毀，防止信息泄露。4.銷毀記錄：對(duì)銷毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀圖書(shū)的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀人員等信息，記錄保存期限不少于[X]年。八、圖書(shū)儲(chǔ)存檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.選擇合適的軟件：根據(jù)公司實(shí)際需求，選擇功能完善、操作簡(jiǎn)便的圖書(shū)檔案管理軟件。2.系統(tǒng)功能模塊：系統(tǒng)應(yīng)具備圖書(shū)信息錄入、查詢、借閱管理（包括申請(qǐng)、審批、歸還等）、盤(pán)點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)分析等功能模塊。3.數(shù)據(jù)接口：與公司內(nèi)部其他信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)接口對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.及時(shí)錄入：檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將圖書(shū)檔案的相關(guān)信息錄入管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.動(dòng)態(tài)更新：隨著圖書(shū)信息的變化，如圖書(shū)的新增、變更、借閱情況等，及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行更新維護(hù)。（三）信息化安全管理1.用戶權(quán)限設(shè)置：根據(jù)員工的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的系統(tǒng)用戶權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)：采取防火墻、入侵檢測(cè)等網(wǎng)絡(luò)安全措施，防止外部非法入侵，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：檔案管理部門(mén)定期對(duì)圖書(shū)儲(chǔ)存檔案的管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.專項(xiàng)檢查：針對(duì)圖書(shū)檔案管理中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和問(wèn)題，開(kāi)展專項(xiàng)檢查，確保制度執(zhí)行到位。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)檢查：接受上級(jí)主管部門(mén)對(duì)公司圖