PAGE技術(shù)經(jīng)濟(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)經(jīng)濟(jì)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項(xiàng)目組在技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司技術(shù)經(jīng)濟(jì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司技術(shù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司技術(shù)經(jīng)濟(jì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)公司各類技術(shù)經(jīng)濟(jì)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.對(duì)檔案的借閱、利用進(jìn)行審批和登記，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各項(xiàng)目組的檔案管理工作。（二）各部門、各項(xiàng)目組職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本項(xiàng)目組技術(shù)經(jīng)濟(jì)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的質(zhì)量。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，按照公司檔案管理部門的要求及時(shí)移交檔案。3.在項(xiàng)目結(jié)束或工作完成后，對(duì)形成的檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制檔案目錄，向檔案管理部門移交。4.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，配合檔案管理部門做好檔案的利用和保密工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.技術(shù)類檔案：包括產(chǎn)品研發(fā)資料、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)報(bào)告等。2.經(jīng)濟(jì)類檔案：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、合同協(xié)議、成本核算資料、審計(jì)報(bào)告等。3.管理類檔案：包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、行政文件等。（二）檔案編號(hào)1.采用分類編號(hào)法，按照檔案類別分別進(jìn)行編號(hào)。2.編號(hào)格式為：類別代碼年份流水號(hào)。例如：J2023001，表示經(jīng)濟(jì)類檔案，2023年形成的第1份檔案。3.類別代碼如下：J：經(jīng)濟(jì)類檔案T：技術(shù)類檔案M：管理類檔案四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門、各項(xiàng)目組應(yīng)明確檔案收集的范圍和責(zé)任人，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.檔案形成過程中，相關(guān)人員應(yīng)妥善保管原始資料，不得隨意丟棄或損毀。3.對(duì)于外來文件、資料，應(yīng)及時(shí)登記并歸檔。（二）整理要求1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制清晰、準(zhǔn)確的標(biāo)題，注明日期、來源等信息。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)、裝訂，確保整齊、規(guī)范。4.編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門、各項(xiàng)目組應(yīng)定期將整理好的檔案向檔案管理部門移交，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照類別、年份順序排列存放，便于查找和利用。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類上架存放，對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案的借閱與利用（一）借閱申請(qǐng)1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、用途、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。（二）借閱審批1.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級(jí)別和利用情況決定是否批準(zhǔn)借閱。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，借閱申請(qǐng)須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）借閱登記1.批準(zhǔn)借閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用限制1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。2.檔案僅供內(nèi)部使用，如需對(duì)外提供檔案資料，須經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和技術(shù)專家組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的重要性、時(shí)效性、完整性等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.銷毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，參與銷毀的人員應(yīng)簽字確認(rèn)。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）信息化管理1.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，