PAGE檔案部門檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的管理，充分發(fā)揮檔案的作用，規(guī)范檔案利用行為，保障檔案的安全與完整，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案利用活動(dòng)中的行為。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案利用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用過程中，要采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。同時(shí)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息予以保密。3.服務(wù)高效原則以服務(wù)公司/組織各項(xiàng)工作為宗旨，簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供所需檔案信息。二、檔案利用范圍（一）公司/組織內(nèi)部利用1.為公司/組織日常行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等各項(xiàng)工作提供檔案支持。例如，查閱公司章程、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、員工檔案等，以了解公司歷史沿革、決策依據(jù)、業(yè)務(wù)往來情況及員工基本信息等。2.為公司/組織內(nèi)部各部門之間的溝通協(xié)作提供檔案服務(wù)。如不同部門在開展項(xiàng)目合作時(shí)，可查閱相關(guān)業(yè)務(wù)檔案，了解項(xiàng)目背景、進(jìn)展情況及相關(guān)要求，確保工作順利銜接。3.為公司/組織內(nèi)部培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、研究等活動(dòng)提供檔案資料。例如，提供行業(yè)發(fā)展資料、技術(shù)資料、案例分析等檔案，供員工學(xué)習(xí)參考，促進(jìn)員工業(yè)務(wù)能力提升。（二）公司/組織外部利用1.應(yīng)政府部門、司法機(jī)關(guān)等有權(quán)機(jī)關(guān)依法進(jìn)行的查詢、調(diào)查、取證等要求，提供相關(guān)檔案資料。在提供檔案時(shí)，要嚴(yán)格按照法定程序辦理手續(xù)，確保檔案提供的合法性和準(zhǔn)確性。2.因公司/組織與外部單位開展業(yè)務(wù)合作、交流等需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，向合作單位提供必要的檔案信息。如提供產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證檔案、企業(yè)資質(zhì)證明檔案等，以證明公司/組織的信譽(yù)和實(shí)力。三、檔案利用流程（一）提出利用申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明利用檔案的目的、內(nèi)容、用途、利用時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.外部單位因法定事由需要利用本公司/組織檔案時(shí)，需提交正式的查詢函或調(diào)查通知書等相關(guān)文件，并注明查詢或調(diào)查的事項(xiàng)、范圍等內(nèi)容。（二）申請(qǐng)審批1.《檔案利用申請(qǐng)表》或外部單位提交的查詢函等申請(qǐng)材料由檔案部門接收后，進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)手續(xù)是否齊全、利用目的是否合理、利用范圍是否符合規(guī)定等。2.對(duì)于內(nèi)部員工的檔案利用申請(qǐng)，經(jīng)檔案部門審核通過后，報(bào)檔案部門負(fù)責(zé)人審批。審批同意的，在申請(qǐng)表上簽署意見并加蓋檔案部門印章。3.對(duì)于外部單位的檔案利用申請(qǐng)，檔案部門審核后，需報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況進(jìn)行審批，必要時(shí)可征求相關(guān)部門意見。審批通過的，由檔案部門與外部單位聯(lián)系，告知其辦理檔案利用手續(xù)的具體要求。（三）檔案查閱與復(fù)制1.根據(jù)審批意見，檔案利用者到檔案部門辦理檔案查閱或復(fù)制手續(xù)。檔案部門工作人員按照規(guī)定，為利用者提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。2.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱室。檔案部門工作人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.如需復(fù)制檔案，利用者應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息。檔案部門工作人員根據(jù)審批意見和檔案保管情況，確定是否允許復(fù)制及復(fù)制的內(nèi)容和數(shù)量。經(jīng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的復(fù)制方式和要求進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)和登記。（四）利用登記與歸還1.檔案部門工作人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、利用目的、審批情況等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。2.檔案利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案部門。檔案部門工作人員在接收歸還檔案時(shí)，要認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與利用者溝通解決。3.對(duì)于外部單位利用的檔案，在利用完畢后，檔案部門應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案歸還手續(xù)，并要求外部單位出具檔案歸還證明。四、檔案利用的限制與保密規(guī)定（一）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)法定程序批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供利用。2.檔案原件原則上不得外借，如有特殊情況需要外借的，必須經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的外借手續(xù)，明確歸還時(shí)間和要求。外借期間，檔案部門應(yīng)跟蹤檔案的使用情況，確保檔案按時(shí)歸還且安全無損。3.對(duì)于重要檔案的利用，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適度限制，如限制查閱范圍、查閱人數(shù)、查閱時(shí)間等，以確保檔案信息的安全和合理利用。（二）保密規(guī)定1.檔案利用者在利用檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。對(duì)涉及保密信息的檔案，應(yīng)采取必要的保密措施，如在查閱室使用專門的設(shè)備進(jìn)行查閱，對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)控等。2.檔案部門工作人員在提供檔案利用服務(wù)時(shí)，要嚴(yán)格履行保密職責(zé)，不得向無關(guān)人員透露檔案利用情況及檔案內(nèi)容。對(duì)因工作需要接觸檔案的人員，要進(jìn)行保密教育，明確保密責(zé)任。3.如發(fā)現(xiàn)檔案利用過程中存在泄密隱患或發(fā)生泄密事件，檔案部門應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。五、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案部門應(yīng)建立健全檔案利用監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行自查，檢查內(nèi)容包括檔案利用流程是否規(guī)范、利用登記是否準(zhǔn)確完整、檔案安全保密措施是否落實(shí)等。2.檔案部門工作人員在提供檔案利用服務(wù)過程中，要相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提醒和糾正。對(duì)于違反檔案利用制度的行為，要及時(shí)制止并報(bào)告檔案部門負(fù)責(zé)人。（二）外部監(jiān)督1.接受公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等對(duì)檔案利用情況的監(jiān)督檢查。審計(jì)部門可定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案利用的合規(guī)性、合理性及相關(guān)費(fèi)用支出情況等；紀(jì)檢監(jiān)察部門可對(duì)檔案利用過程中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行調(diào)查處理。2.積極配合國家有關(guān)部門對(duì)檔案利用情況的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供檔案利用相關(guān)資料和信息，確保檔案利用活動(dòng)合法合規(guī)。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于在檔案利用監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，制定整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限，并將整改情況報(bào)告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。2.對(duì)違反檔案利用制度的部門和個(gè)人，要視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括批評(píng)教育、責(zé)令改正、通報(bào)批評(píng)、扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金等；對(duì)于造成檔案損失或泄密等嚴(yán)重后果的，要依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案利用的信息化管理（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編目、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱管理、權(quán)限控制等功能，提高檔案管理的效率和水平。2.將公司/組織各類檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類整理、標(biāo)注索引，方便利用者通過關(guān)鍵詞等方式快速查詢所需檔案信息。（二）檔案信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.對(duì)檔案信息管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。明確檔案信息管理人員的安全職責(zé)，嚴(yán)格遵守信息安全管理制度，不得擅自修改、刪除或泄露檔案信息。3.建立檔案信息備份制度，定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，異地存放。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證檔案利用工作的正常開展。（三）信息化利用服務(wù)1.通過檔案信息管理系統(tǒng)，為利用者提供便捷的檔案查詢服務(wù)。利用者可在公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，按照規(guī)定的權(quán)限和方式查詢所需檔案信息，無需到檔案部門現(xiàn)場(chǎng)查閱，提高檔案利用效率。2.利用系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)分析功能，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)