PAGE證券業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證券業(yè)務(wù)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在證券經(jīng)紀(jì)、投資銀行、資產(chǎn)管理、研究咨詢等各類證券業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)證券業(yè)務(wù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映證券業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得篡改、偽造或遺漏重要信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全保存。嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露，保障公司和客戶的利益。4.有效利用原則充分發(fā)揮檔案的作用，建立健全檔案利用機(jī)制，為公司業(yè)務(wù)決策、客戶服務(wù)、合規(guī)檢查等提供有效支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善證券業(yè)務(wù)檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)集中收集、整理、保管公司各類證券業(yè)務(wù)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。4.組織開展檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用工作，按照規(guī)定提供檔案信息服務(wù)。5.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門證券業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保檔案管理工作符合公司制度要求。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和操作規(guī)程，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，保證檔案資料的有序存放和便于查找。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，對(duì)利用檔案的情況進(jìn)行登記和跟蹤，確保檔案的合理使用和歸還。5.積極參與檔案管理的信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.證券經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)檔案包括客戶開戶資料、交易記錄、資金存取憑證、委托代理協(xié)議、客戶回訪記錄等。2.投資銀行業(yè)務(wù)檔案涵蓋項(xiàng)目立項(xiàng)文件、盡職調(diào)查報(bào)告、申報(bào)材料、承銷協(xié)議、保薦工作底稿等。3.資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)檔案有產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案、投資決策文件、客戶資產(chǎn)管理合同、資產(chǎn)托管協(xié)議、收益分配記錄等。4.研究咨詢業(yè)務(wù)檔案包含研究報(bào)告、咨詢服務(wù)協(xié)議、市場(chǎng)調(diào)研資料、行業(yè)分析報(bào)告等。5.其他證券業(yè)務(wù)檔案如公司內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要、業(yè)務(wù)審批文件、合規(guī)檢查報(bào)告、與監(jiān)管部門及其他機(jī)構(gòu)的往來函件等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成的時(shí)間順序和類別，及時(shí)收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案資料。2.檔案資料應(yīng)保持原始性和完整性，不得隨意涂改、剪裁、拼湊或丟失。對(duì)于重要的文件和資料，應(yīng)保留原件，并同時(shí)留存復(fù)印件或電子文檔。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽章齊全，載體應(yīng)符合長期保存的要求，如紙張應(yīng)使用耐久性好的紙張，電子文檔應(yīng)采用通用格式并定期備份。（三）整理方法1.分類按照證券業(yè)務(wù)的類別和檔案的性質(zhì)，將檔案分為不同的類別，如經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)檔案、投行業(yè)務(wù)檔案、資管業(yè)務(wù)檔案等，每個(gè)類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和邏輯性原則，可采用年份+業(yè)務(wù)類別+流水號(hào)的方式進(jìn)行編制。例如，2023年經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)的第一份檔案編號(hào)為2023JY001。3.編目編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)成冊(cè)作為檢索工具。4.裝訂對(duì)紙張檔案進(jìn)行整理和裝訂，去除金屬物，按照順序排列整齊，采用線裝或膠裝的方式裝訂成冊(cè)，確保檔案的牢固和整齊。四、檔案的保管（一）保管期限1.證券業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括涉及公司重大權(quán)益、重要業(yè)務(wù)決策、法律糾紛等具有長期保存價(jià)值的文件資料。3.定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年、15年、20年等，具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類備份，存儲(chǔ)介質(zhì)可采用磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)、內(nèi)容等是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。2.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。3.對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)篡改。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案庫房的空間合理利用和檔案信息的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部業(yè)務(wù)部門因業(yè)務(wù)決策、項(xiàng)目申報(bào)、客戶服務(wù)、合規(guī)檢查等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案資料。2.監(jiān)管部門依法進(jìn)行檢查、調(diào)查時(shí)，公司應(yīng)按照要求提供相關(guān)檔案資料。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要，依法查閱、調(diào)取公司檔案資料時(shí)，公司應(yīng)予以配合。4.其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的單位或個(gè)人，因合理需求查閱、借閱公司檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用流程1.查閱申請(qǐng)公司內(nèi)部業(yè)務(wù)部門如需查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》（以下簡稱“申請(qǐng)表”），注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.審批申請(qǐng)表提交至檔案管理部門后，檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照申請(qǐng)表的要求，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或進(jìn)行拍照、復(fù)印等操作。如需復(fù)印檔案，應(yīng)另行填寫《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后由檔案管理人員統(tǒng)一復(fù)印。4.借閱申請(qǐng)因工作需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.借閱檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案，并登記借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自更改、銷毀檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。6.歸還借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱、借閱的時(shí)間、人員、檔案名稱、利用目的等信息。利用記錄應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便日后查閱和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的保管期限、重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，如超過保管期限且無繼續(xù)利用必要的檔案、重復(fù)或無效的文件資料等，可考慮予以銷毀。3.對(duì)于涉及公司重大權(quán)益、重要業(yè)務(wù)決策、法律糾紛等具有長期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保留。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀鑒定表》，注明檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀鑒定表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如紙質(zhì)檔案可采用粉碎、焚燒等方式銷毀，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，