PAGE反洗錢檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司反洗錢檔案管理，規(guī)范反洗錢檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等工作，有效防范洗錢風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在反洗錢工作中形成的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家反洗錢法律法規(guī)及監(jiān)管要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司反洗錢工作的全過(guò)程。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司及客戶信息安全。4.便于利用原則：科學(xué)分類、有序整理檔案，便于查詢和使用，提高反洗錢工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）反洗錢工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.負(fù)責(zé)審定反洗錢檔案管理制度及工作規(guī)劃。2.監(jiān)督、指導(dǎo)反洗錢檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決重大問(wèn)題。（二）反洗錢工作辦公室1.組織實(shí)施反洗錢檔案管理制度，制定具體工作流程和規(guī)范。2.負(fù)責(zé)反洗錢檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等基礎(chǔ)工作。3.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門反洗錢工作檔案的收集、整理和初步審核，并按規(guī)定及時(shí)移交公司反洗錢工作辦公室。2.配合反洗錢工作辦公室做好檔案管理相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和支持。（四）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)反洗錢檔案的日常保管、維護(hù)和安全管理。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好登記和記錄。3.按照規(guī)定對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，并做好相關(guān)記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.客戶身份識(shí)別資料，包括客戶基本信息、身份證明文件、業(yè)務(wù)關(guān)系建立及持續(xù)識(shí)別過(guò)程中的相關(guān)資料等。2.客戶身份資料和交易記錄保存制度，包括制度文本、執(zhí)行記錄等。3.大額交易和可疑交易報(bào)告相關(guān)資料，如交易數(shù)據(jù)、分析報(bào)告、審批記錄等。4.反洗錢培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)人員名單、培訓(xùn)效果評(píng)估等。5.反洗錢內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、監(jiān)管檢查反饋意見(jiàn)及整改情況記錄。6.反洗錢宣傳資料，包括宣傳活動(dòng)方案、宣傳材料、活動(dòng)照片等。7.其他與反洗錢工作相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生或完成后及時(shí)收集相關(guān)反洗錢檔案資料，并確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式規(guī)范、內(nèi)容可讀取，并做好備份工作。（三）整理方法1.分類：按照反洗錢工作流程和檔案內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為客戶身份識(shí)別類、交易記錄類、大額可疑交易報(bào)告類、培訓(xùn)宣傳類、內(nèi)部審計(jì)與監(jiān)管類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)格式可采用年份+類別代碼+流水號(hào)，如2023KF001表示2023年客戶身份識(shí)別類第1份檔案。3.裝訂：將每份檔案資料按照一定順序進(jìn)行排列，去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格進(jìn)行左側(cè)裝訂，確保整齊牢固。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速檢索和查閱。四、檔案的保管（一）保管期限1.客戶身份識(shí)別資料、客戶身份資料和交易記錄保存制度相關(guān)檔案，自業(yè)務(wù)關(guān)系結(jié)束當(dāng)年或者一次性交易記賬當(dāng)年計(jì)起，至少保存5年。2.大額交易和可疑交易報(bào)告相關(guān)資料，自報(bào)告之日起至少保存5年。3.反洗錢培訓(xùn)記錄、宣傳資料等檔案，根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但一般不少于3年。4.反洗錢內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、監(jiān)管檢查反饋意見(jiàn)及整改情況記錄等檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保存。（二）保管方式及場(chǎng)所1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保檔案的安全與完整。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案可讀。3.嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案保管場(chǎng)所，防止檔案信息泄露。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱反洗錢檔案的，應(yīng)填寫《反洗錢檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及反洗錢工作的外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)、司法機(jī)關(guān)等依法查閱檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司反洗錢工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。（二）查閱流程及要求1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。2.查閱過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱反洗錢檔案的，應(yīng)填寫《反洗錢檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和反洗錢工作辦公室負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.原則上不允許外部單位借閱公司反洗錢檔案。如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司反洗錢工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）借閱流程及要求1.借閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限及時(shí)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤和記錄，借閱期滿后及時(shí)收回檔案，并檢查檔案的完整性和歸還情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由反洗錢工作辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已過(guò)保管期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案。2.因業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，不再涉及反洗錢工作的檔案。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)檔案內(nèi)容不真實(shí)、不準(zhǔn)確或已失去法律效力的。（三）銷毀流程1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定報(bào)告，明確需銷毀檔案的清單。2.將鑒定報(bào)告提交公司反洗錢工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，保存期限不少于5年。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的反洗錢檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作效率和信息化水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和一致性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)反洗錢檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。2.采取數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等技術(shù)手段，保障數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露或被篡改。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.反洗錢工作辦公室定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情