PAGE檔案室上墻制度順序一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理方面的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況。2.完整性原則：確保檔案資料的全面收集，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案資料的實體安全和信息安全。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案資料嚴(yán)格保密。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。2.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。3.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案的安全與完整。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、初步分類，并定期移交檔案室。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時歸檔和妥善保管。3.配合檔案室做好檔案的清查、盤點及利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.做好檔案的日常管理工作，包括整理、編目、上架、保管等。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記及歸還工作，確保檔案的安全。4.對檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問題及時報告，并提出改進(jìn)建議。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料。2.公司各類會議文件、記錄、紀(jì)要等。3.公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、訂單等。4.公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。5.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎懲等資料。6.公司技術(shù)研發(fā)資料，如項目方案、技術(shù)報告、專利文件等。7.公司市場營銷資料，如市場調(diào)研報告、宣傳資料等。8.公司行政事務(wù)資料，如公文、信函、通知等。9.其他與公司相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要文件和資料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同介質(zhì)（如紙質(zhì)、電子等）。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽署完備。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，并編制分類目錄。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案索引，方便快速查找和利用。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲。四、檔案歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在檔案資料形成后的[X]個工作日內(nèi)移交檔案室歸檔。2.對于重大項目或重要活動形成的檔案資料，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案資料填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案資料移交檔案室。2.檔案室檔案管理人員對移交的檔案資料進(jìn)行核對、清點，確認(rèn)無誤后在《檔案移交清單》上簽字，并將檔案資料按照分類目錄進(jìn)行上架存放。3.檔案室對歸檔的檔案資料進(jìn)行登記，建立檔案管理臺賬，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、來源、歸檔時間等信息。五、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜等條件。2.檔案室溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。3.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等設(shè)備。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。2.對于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封保存等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.電子檔案應(yīng)存儲于安全可靠的存儲設(shè)備中，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，以及涉及公司核心機密和重大權(quán)益的文件資料。3.長期保管的檔案期限為[X]年，包括公司重要業(yè)務(wù)活動、財務(wù)審計、人事任免等方面的文件資料。4.短期保管的檔案期限為[X]年，包括一般性業(yè)務(wù)文件、行政事務(wù)文件等。5.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案室后，檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的《檔案查閱申請表》提供相應(yīng)的檔案資料，并在《檔案查閱登記薄》上記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案室，檔案管理人員核對無誤后在《檔案查閱登記薄》上注明歸還時間。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行保管和使用。（四）借閱程序1.借閱人員持批準(zhǔn)的《檔案借閱申請表》到檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并在《檔案借閱登記薄》上詳細(xì)記錄借閱時間、借閱人員、檔案名稱、借閱期限等信息。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。3.借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案資料，檔案管理人員核對無誤后在《檔案借閱登記薄》上注明歸還時間，并對歸還的檔案資料進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定評估。2.審查檔案的內(nèi)容是否已失去保存價值，如是否已過時效、是否已被新的文件替代等。3.考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合判斷檔案是否需要繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進(jìn)行集中鑒定，逐份審查檔案資料。2.對于確定失去保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、形成時間、保管期限等信息，并詳細(xì)說明銷毀理由。3.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并確保銷毀徹底。2.對于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。八、檔案統(tǒng)計與報表（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出數(shù)量。2.檔案的整理、歸檔情況。3.檔案的查閱、借閱情況。4.檔案的鑒定、銷毀情況。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)計，建立統(tǒng)計臺賬，記錄各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時，不得虛報、瞞報。（三）報表報送1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)編制檔案管理報表，如《檔案收進(jìn)移出報表》、《檔案查閱借閱報表》、《檔案鑒定銷毀報表》等。2.檔案管理報表應(yīng)于每月[X]日前報送檔案室負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)審核無誤后報送公司分管領(lǐng)導(dǎo)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案資料錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案資料的相關(guān)信息，如檔案編號、名稱、保管期限等。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問