PAGE檔案室墻面規(guī)章制度總則目的為加強本公司檔案室的管理，確保檔案資料的安全、完整與有效利用，特制定本墻面規(guī)章制度。本規(guī)章制度適用于公司內(nèi)部所有涉及檔案管理工作的部門和人員。適用范圍本規(guī)章制度適用于公司檔案室的各類檔案資料管理，包括但不限于行政文件、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料、人事檔案等?；驹瓌t1.合法性原則：檔案管理工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理公司各類檔案資料，保證檔案的齊全完整，避免重要信息缺失。4.保密性原則：明確檔案資料的密級劃分，對涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要信息的檔案進行嚴格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、調(diào)閱和使用，提高工作效率，滿足公司內(nèi)部各部門對檔案資料的合理需求。檔案管理職責檔案室管理人員職責1.負責檔案室的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管等。2.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的數(shù)量準確、狀態(tài)良好，及時發(fā)現(xiàn)并報告檔案損壞、丟失等異常情況。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，對借閱情況進行登記和跟蹤，確保檔案按時歸還。4.負責檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理，保證檔案室的環(huán)境安全、整潔，溫濕度符合要求。5.協(xié)助公司內(nèi)部各部門開展檔案管理相關(guān)工作，提供檔案業(yè)務(wù)咨詢和指導(dǎo)服務(wù)。6.參與檔案信息化建設(shè)工作，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲、備份及系統(tǒng)維護等。各部門檔案管理員職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的及時歸檔。2.按照公司檔案管理要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案室管理人員做好檔案的查閱、借閱工作，根據(jù)工作需要及時提供相關(guān)檔案資料。4.負責本部門檔案管理工作的自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)并整改存在的問題，不斷提高檔案管理水平。5.配合公司檔案管理部門開展檔案管理培訓、宣傳等工作，提高本部門員工的檔案意識。檔案管理負責人職責1.全面負責公司檔案管理工作的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，制定檔案管理工作計劃和目標，并組織實施。2.審核檔案管理制度、流程和標準，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司實際情況。3.定期檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，對檔案管理工作中存在的問題及時提出改進意見和措施。4.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，為檔案管理工作提供必要的資源支持。5.組織開展檔案管理工作的考核評價，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對違規(guī)行為進行嚴肅處理。檔案收集與整理檔案收集范圍1.公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括但不限于：行政文件：公司發(fā)布的各類通知、決定、報告、會議紀要等。財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。業(yè)務(wù)合同：銷售合同、采購合同、租賃合同、技術(shù)合同等。技術(shù)資料：產(chǎn)品研發(fā)資料、工藝文件、技術(shù)標準、專利證書等。人事檔案：員工入職登記表、勞動合同、培訓記錄、績效考核資料、離職證明等。其他檔案：公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證明、重要活動記錄等。2.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。檔案整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.對收集到的檔案資料進行分類，可按照年度、機構(gòu)（部門）、問題、保管期限等方法進行分類。具體分類方法如下：年度分類法：將檔案按其形成的年度進行分類，不同年度的檔案分別排列。機構(gòu)（部門）分類法：按照公司內(nèi)部的組織機構(gòu)或部門，將檔案分為不同的類別，同一部門的檔案集中排列。問題分類法：根據(jù)檔案所反映的問題性質(zhì)，將檔案分為若干類別，同一問題的檔案歸在一起。保管期限分類法：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。具體保管期限劃分如下：永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為15年至50年。短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。3.對每份檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號可采用數(shù)字編碼、字母編碼或數(shù)字與字母混合編碼等方式，具體編號方法由檔案室統(tǒng)一規(guī)定。4.編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、來源等信息，以便快速準確地查找檔案。檔案目錄應(yīng)定期更新，確保與檔案實際情況一致。5.對檔案資料進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進行修復(fù)。檔案保管檔案室環(huán)境要求1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間作為存放地點，確保檔案的安全保管。2.檔案室的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間?？膳鋫錅貪穸日{(diào)節(jié)設(shè)備，定期監(jiān)測和記錄溫濕度情況。3.檔案室應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，定期進行清掃，清除灰塵和雜物。檔案存儲設(shè)備要求1.配備專門的檔案柜、檔案架等存儲設(shè)備，檔案柜、檔案架應(yīng)堅固耐用，并符合防火、防潮、防蟲等要求。2.根據(jù)檔案的分類和保管期限，合理安排檔案的存放位置，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)校驗和恢復(fù)測試，確保電子檔案的安全性和完整性。檔案保管期限與鑒定1.嚴格按照檔案保管期限的規(guī)定，對各類檔案進行妥善保管。保管期限屆滿后，應(yīng)按照檔案鑒定程序進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理負責人組織，檔案室管理人員、相關(guān)部門檔案管理員等參加。鑒定時應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合評估檔案的保存必要性。3.對經(jīng)過鑒定確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由專人負責監(jiān)銷。銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。檔案借閱與利用檔案借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交檔案室管理人員辦理借閱手續(xù)。2.檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請表》的內(nèi)容，對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，予以批準，并在檔案借閱登記薄上登記借閱信息。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，但最長不得超過[X]個工作日。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案室管理人員，并承擔相應(yīng)的責任。5.借閱人員歸還檔案時，檔案室管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性，確認無誤后，在檔案借閱登記薄上注銷借閱記錄。檔案利用規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要利用檔案資料，可向檔案室提出查閱申請。查閱申請應(yīng)注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交檔案室管理人員辦理查閱手續(xù)。2.檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案查閱登記薄上登記查閱信息。查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案室。3.如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行辦理。復(fù)印或摘錄的檔案資料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案室印章。4.利用檔案資料形成的各種文件、資料等，應(yīng)在使用完畢后及時歸還檔案室，不得擅自留存或傳播。檔案安全與保密檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案管理人員的安全教育和培訓，提高檔案安全意識和防范能力。2.加強檔案室的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.定期對檔案進行安全檢查，重點檢查檔案的存儲環(huán)境、存儲設(shè)備、檔案資料的完整性等情況，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，明確檔案在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時的應(yīng)急處置措施，定期組織演練，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速、有效地保護檔案安全。檔案保密管理1.嚴格執(zhí)行檔案保密制度，對涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要信息的檔案進行嚴格保密。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。2.對檔案資料的密級進行劃分，根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度，分為絕密、機密、秘密三個級別。不同密級的檔案應(yīng)采取不同的保管和利用措施。絕密級檔案：是公司最重要的機密信息，泄露后會給公司帶來極其嚴重的損失。絕密級檔案應(yīng)實行專人專管，嚴格限制查閱范圍，查閱時必須經(jīng)過公司最高管理層批準，并在專人監(jiān)督下進行。機密級檔案：是公司重要的機密信息，泄露后會給公司帶來較大的損失。機密級檔案的查閱應(yīng)經(jīng)過公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準，查閱人員應(yīng)進行登記，并在指定地點查閱。秘密級檔案：是公司一般的機密信息，泄露后會給公司帶來一定的影響。秘密級檔案的查閱應(yīng)經(jīng)過所在部門負責人批準，查閱人員應(yīng)進行登記，并在檔案室管理人員的監(jiān)督下查閱。3.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，防止因管理人員疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案信息泄露。4.在檔案利用過程中，嚴格控制檔案的接觸范圍，確保檔案信息不被無關(guān)人員知曉。對涉及保密內(nèi)容的檔案復(fù)印件、摘錄件等，應(yīng)按照原檔案的密級進行管理。檔案信息化管理檔案信息化建設(shè)目標1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、調(diào)閱和共享，為公司內(nèi)部各部門提供便捷的檔案服務(wù)。3.利用信息技術(shù)手段，對檔案信息進行安全存儲和備份，確保檔案信息的安全性和完整性。檔案信息錄入與維護1.按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案資料進行數(shù)字化處理，錄入檔案信息管理系統(tǒng)。錄入的檔案信息應(yīng)準確、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的及時性和準確性。對檔案資料的新增、修改、刪除等操作，應(yīng)及時在系統(tǒng)中進行記錄，并備份相關(guān)數(shù)據(jù)。3.建立檔案信息數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案信息進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行檢查和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的可用性。檔案信息系統(tǒng)安全管理1.加強檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法訪問。2.對檔案信息管理系統(tǒng)的用戶進行權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責和業(yè)務(wù)需求，分配不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。3.定期對檔案