PAGE檔案規(guī)劃三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本檔案規(guī)劃三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。3.分類科學(xué)原則根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容特點(diǎn)、載體形式等進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則建立健全檔案安全保密制度，采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政類檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件；公司規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報告等；行政公文、函件、通知等；人事檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄等。2.財務(wù)類檔案涵蓋會計(jì)憑證、賬簿、報表；財務(wù)預(yù)算、決算文件；審計(jì)報告、稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)類檔案根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)板塊，分為市場營銷檔案（市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶資料等）、生產(chǎn)管理檔案（生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等）、研發(fā)項(xiàng)目檔案（項(xiàng)目立項(xiàng)報告、研究成果、技術(shù)資料等）、采購供應(yīng)檔案（采購合同、供應(yīng)商資料、物資驗(yàn)收記錄等）等。4.工程建設(shè)類檔案包含工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報告、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收文件等。5.聲像電子類檔案如照片、錄音、錄像、電子文檔、數(shù)據(jù)庫資料等。（二）編號規(guī)則1.一級編號采用大寫英文字母表示檔案類別，如“A”代表行政類檔案，“B”代表財務(wù)類檔案，“C”代表業(yè)務(wù)類檔案，“D”代表工程建設(shè)類檔案，“E”代表聲像電子類檔案。2.二級編號根據(jù)檔案分類的具體內(nèi)容，采用兩位數(shù)字進(jìn)行細(xì)分編號。例如，行政類檔案中的“行政公文”編號為“A01”，“人事檔案”編號為“A02”等。3.三級編號按照檔案形成的時間順序，采用四位數(shù)字進(jìn)行編號。如某份行政公文的編號為“A0120230001”，表示該公文是2023年形成的第1份行政公文。三、檔案形成與收集（一）檔案形成要求1.各部門及員工應(yīng)在業(yè)務(wù)活動開展過程中，及時形成各類檔案資料。檔案內(nèi)容應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。2.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長期有效讀取，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。（二）檔案收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核工作，指定專人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)日常檔案的收集和整理，并定期向綜合管理部移交。2.綜合管理部負(fù)責(zé)對各部門移交的檔案進(jìn)行統(tǒng)一接收、審核和整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）收集范圍1.各類業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作文件等。3.上級主管部門下發(fā)的文件、通知、批復(fù)等。4.公司內(nèi)部會議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動形成的文件資料。5.員工個人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、成果報告等。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.區(qū)分不同價值，將重要檔案和一般檔案分別整理。（二）整理方法1.分類整理按照檔案分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行分類，將同一類別的檔案集中在一起。2.裝訂編目對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等。3.數(shù)字化處理對聲像電子類檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）整理流程1.各部門兼職檔案員對本部門檔案進(jìn)行初步分類整理，形成部門檔案整理清單。2.將整理好的檔案移交綜合管理部，綜合管理部檔案管理人員進(jìn)行再次審核和整理，對不符合要求的檔案返回原部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.完成整理后的檔案進(jìn)行上架存放，并建立檔案檢索目錄。五、檔案保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實(shí)利用需求，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（30年）、短期（10年）。2.具體保管期限劃分如下：涉及公司重大權(quán)益、核心業(yè)務(wù)、歷史沿革等方面的檔案應(yīng)永久保存。一般業(yè)務(wù)活動、階段性工作形成的檔案，保存30年。一般性文件、資料等保存10年。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對到期檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或延長保管期限。六、檔案利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)優(yōu)先原則以服務(wù)公司各項(xiàng)工作為宗旨，積極為員工提供檔案利用服務(wù)。3.審批規(guī)范原則嚴(yán)格履行檔案利用審批手續(xù)，確保檔案利用的安全性和合理性。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因合作、審計(jì)等事項(xiàng)需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用流程1.內(nèi)部利用員工填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交綜合管理部。綜合管理部檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容，查找并提供檔案，員工在檔案查閱室進(jìn)行查閱，如需借閱，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，限期歸還。2.外部利用外部單位提出檔案利用申請，經(jīng)公司業(yè)務(wù)對口部門審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱或提供復(fù)印件，并做好登記備案。（四）利用記錄對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人、利用目的、檔案名稱、查閱或借閱期限等，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干為成員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對到期檔案進(jìn)行鑒定。重點(diǎn)審查檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價值、是否涉及公司重要權(quán)益等。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進(jìn)行集中鑒定，逐卷逐件審查檔案內(nèi)容。2.對確定無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等。3.將檔案銷毀清單報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人等。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，支持多種格式文件的上傳，自動生成檔案目錄。2.檢索查詢提供靈活多樣的檢索方式，如按關(guān)鍵詞、分類、編號等進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案。3.權(quán)限管理設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。4.利用統(tǒng)計(jì)對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對檔案信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同介質(zhì)上，并異地存放。2.加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)綜合管理部負(fù)責(zé)對公司檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。2.檔案管理人員的履職情況。3.檔案保管場所的安全