PAGE綜合檔案館管理制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織綜合檔案館的管理，有效保護和利用檔案資源，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學化水平，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本管理制度適用于本公司/組織綜合檔案館的檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各項工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則綜合檔案館對本公司/組織各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映本公司/組織各項活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集本公司/組織在各個領(lǐng)域、各個階段形成的具有保存價值的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織各項工作和社會利用提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)與人員（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置設(shè)立綜合檔案館，作為本公司/組織檔案管理的專門機構(gòu)，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作。綜合檔案館在行政上接受公司/組織辦公室的領(lǐng)導，業(yè)務(wù)上接受上級檔案管理部門的指導和監(jiān)督。（二）人員配備綜合檔案館應(yīng)配備具有檔案專業(yè)知識和技能的專職檔案管理人員，根據(jù)工作需要合理確定人員數(shù)量。檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、職業(yè)道德和業(yè)務(wù)能力，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。（三）崗位職責1.館長職責全面負責綜合檔案館的管理工作，制定工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。負責檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，與公司/組織各部門溝通協(xié)作，確保檔案收集工作的順利進行。組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓和考核，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。審核重要檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，對檔案管理工作中的重大問題提出決策意見。2.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的齊全完整和規(guī)范有序。做好檔案的保管工作，維護檔案的實體安全，定期對檔案進行檢查、清點和修復，防止檔案損壞、丟失和霉變。建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，提高檔案查詢利用效率。按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，做好檔案借閱登記、歸還檢查等工作，確保檔案的合理利用和安全。參與檔案的鑒定和銷毀工作，對擬銷毀檔案進行審核和登記，確保銷毀檔案符合規(guī)定要求。三、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類檔案包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；行政會議記錄、決議、決定；工作計劃、總結(jié)、報告；規(guī)章制度、辦法、細則；人事任免、獎懲、考核等文件材料。2.業(yè)務(wù)管理類檔案涵蓋本公司/組織各類業(yè)務(wù)活動中形成的文件、合同、協(xié)議、報表；項目立項、審批、驗收文件；業(yè)務(wù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)、調(diào)查研究報告等。3.財務(wù)管理類檔案包含會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告、稅務(wù)資料；資金管理、預算決算等文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類檔案涉及產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備維護等方面的圖紙、技術(shù)文件、操作規(guī)程、檢測報告等。5.基本建設(shè)類檔案包括工程項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理等全過程形成的文件；工程竣工驗收文件、竣工圖等。6.聲像電子類檔案照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等反映本公司/組織重要活動、事件、人物等的聲像資料和電子文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時整理、移交檔案。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和完整性，不得隨意涂改、剪裁、抽取或銷毀文件。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應(yīng)實行跟蹤收集，確保檔案的及時、全面歸檔。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標準進行收集，確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并進行有效的備份存儲。（三）收集程序1.各部門在工作中形成的檔案，應(yīng)在次年上半年整理完畢后向綜合檔案館移交。移交時，填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間等信息。2.綜合檔案館對接收的檔案進行初步審核，對不符合要求的檔案，退回原部門補充完善后重新移交。3.對于外部單位發(fā)來的與本公司/組織相關(guān)的文件，由收發(fā)部門及時登記后送綜合檔案館歸檔。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等因素，采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法進行分類。2.年度分類：將檔案按形成年度進行劃分，不同年度的檔案分別整理。3.機構(gòu)（問題）分類：根據(jù)檔案的形成部門或問題性質(zhì)進行分類，同一部門或同一類問題的檔案集中排列。4.保管期限分類：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊、折疊，去除金屬物，采用線裝或縫紉機軋邊等方式進行裝訂，確保文件整齊牢固。2.分類按照分類方法，將檔案材料分別歸入相應(yīng)的類別、年度、機構(gòu)（問題）和保管期限。3.文件排列在每一類檔案中，按照文件形成的先后順序進行排列，同一事由的文件材料集中排列在一起。4.編號為每一份檔案編制唯一的檔號，檔號由全宗號、年度、機構(gòu)（問題）代碼、保管期限代碼、件號等組成，確保檔案編號的系統(tǒng)性和準確性。5.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)注明案卷號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號等信息。6.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，包括全宗號、年度、機構(gòu)（問題）、保管期限、起止卷號等。五、檔案保管（一）保管場所1.綜合檔案館應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢查和維護。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案柜、檔案架應(yīng)排列整齊，便于通風和查找檔案。檔案盒應(yīng)按照分類順序依次存放，盒內(nèi)檔案應(yīng)排列有序。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管情況進行詳細記錄，做到賬物相符。2.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊保護措施，如復制備份、專柜存放、定期檢查等。4.嚴格遵守檔案查閱利用制度，防止檔案在利用過程中受到損壞或丟失。5.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全防范設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保檔案庫房的安全。六、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱利用檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱利用本公司/組織相關(guān)檔案。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等依法查閱利用本公司/組織檔案。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到綜合檔案館查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導。2.借閱因工作需要確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限、歸還日期等信息。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制檔案利用者可根據(jù)需要復制檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進行審核和登記，并注明復制日期、復制人等信息。復制檔案應(yīng)保證內(nèi)容完整、清晰，與原件一致。（三）利用程序1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱利用檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案館辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱利用檔案，應(yīng)提前向綜合檔案館提交查閱申請函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導審批同意后，辦理查閱手續(xù)。查閱申請函應(yīng)加蓋單位公章。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等依法查閱利用檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導審批同意后，按照規(guī)定程序查閱利用。4.檔案管理人員根據(jù)利用者的申請，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱利用登記工作。查閱利用登記應(yīng)包括查閱日期、利用者姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱方式等信息。5.利用者查閱利用檔案時，應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。如需復制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。6.利用完畢后，利用者應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究責任。七、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案館館長擔任組長，檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員為成員。鑒定工作小組負責對檔案的價值進行鑒定，提出檔案保管期限的調(diào)整意見和檔案銷毀意見。（二）鑒定原則1.全面審查原則對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面分析，綜合判斷檔案的保存價值。2.歷史觀點原則從歷史發(fā)展的角度出發(fā)，考慮檔案對研究本公司/組織歷史和各項工作的作用。3.效益原則根據(jù)檔案利用的實際需求，評估檔案的現(xiàn)實利用價值和潛在利用價值。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案與本公司/組織各項工作的相關(guān)性和重要性。3.檔案的保存價值，包括歷史價值、現(xiàn)實價值和法律價值等。（四）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，判斷其保存價值。2.分析比較法將檔案與同類檔案或相關(guān)檔案進行比較，分析其價值差異。3.專家咨詢法對于專業(yè)性較強或價值難以判斷的檔案，咨詢相關(guān)專家的意見。（五）鑒定程序1.定期鑒定每年定期對檔案進行鑒定，由檔案管理人員提出初步鑒定意見，填寫檔案鑒定表，注明檔案名稱、形成時間、保管期限、鑒定意見等信息。2.小組審議檔案鑒定工作小組對檔案管理人員提出的初步鑒定意見進行審議，充分討論，形成鑒定結(jié)論。3.審批確定鑒定結(jié)論經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導審批后確定檔案的保管期限調(diào)整情況和銷毀意見。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，包括已過保管期限且無利用價值的檔案、重復文件、內(nèi)容虛假或失效的文件等。（二）銷毀程序1.編制銷毀清冊對擬銷毀的檔案進行詳細登記，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限、銷毀原因等信息。銷毀清冊一式兩份，一份留存綜合檔案館，一份報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導審批。2.審批檔案銷毀清冊報經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導審批同意后，方可進行銷毀。3.銷毀實施由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施檔案銷毀工作。銷毀方式可采