PAGE檔案庫房寄存管理制度一、總則（一）目的為了加強檔案庫房寄存管理，確保寄存檔案的安全與完整，有效維護檔案所有者的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案庫房寄存業(yè)務的部門、人員以及寄存檔案的相關(guān)單位和個人。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案寄存管理活動合法合規(guī)。2.安全性原則：采取必要的安全防護措施，保障寄存檔案在存儲期間不受損壞、丟失、泄露等風險影響。3.保密性原則：對寄存檔案的內(nèi)容嚴格保密，未經(jīng)檔案所有者許可，不得向任何第三方披露。4.服務性原則：以優(yōu)質(zhì)、高效的服務滿足檔案所有者的合理需求，確保寄存檔案的存取、查閱等工作便捷、順暢。二、寄存檔案的接收（一）寄存申請1.檔案所有者向本公司/組織提出寄存申請時，應填寫《檔案寄存申請表》，詳細注明寄存檔案的名稱、數(shù)量、來源、保管期限、密級等信息。2.申請單位或個人需提交檔案所有者的身份證明文件、檔案權(quán)屬證明材料等相關(guān)資料，以證明其對寄存檔案擁有合法權(quán)益。（二）審核與評估1.本公司/組織收到寄存申請后，由檔案管理部門對申請材料進行審核。審核內(nèi)容包括申請信息的完整性、準確性，檔案所有者的合法性，檔案的保管要求與本庫房條件的適配性等。2.根據(jù)審核結(jié)果，對符合寄存條件的申請進行評估。評估內(nèi)容包括檔案的價值、風險程度、預計保管期限等，以確定是否接受寄存以及相應的寄存費用標準。（三）合同簽訂1.經(jīng)審核評估通過后，雙方簽訂《檔案寄存合同》。合同應明確雙方的權(quán)利義務，包括寄存檔案的范圍、保管期限、保管要求、費用及支付方式、檔案的存取規(guī)定、保密條款、違約責任等內(nèi)容。2.《檔案寄存合同》一式兩份，雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自職責。（四）檔案交接1.檔案所有者應按照合同約定的時間和方式，將寄存檔案送達本公司/組織檔案庫房。檔案管理部門在接收檔案時，應與檔案所有者共同對檔案的數(shù)量、狀況等進行清點核對，并填寫《檔案寄存交接清單》。2.《檔案寄存交接清單》應詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、規(guī)格、包裝、密級、交接時間、交接雙方簽字等信息。交接清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。3.對于重要或特殊的檔案，檔案管理部門可要求檔案所有者提供檔案的詳細清單、目錄或電子數(shù)據(jù)備份，以便于后續(xù)管理和查閱。三、檔案庫房管理（一）庫房環(huán)境要求1.檔案庫房應具備適宜的溫濕度條件，溫度應保持在[具體溫度范圍]，相對濕度應控制在[具體濕度范圍]。庫房內(nèi)配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實時監(jiān)控并記錄溫濕度數(shù)據(jù)，確保環(huán)境條件符合檔案保管要求。2.庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌、蟲害等對檔案造成損害。3.庫房應具備良好的通風條件，保證空氣流通，防止有害氣體積聚對檔案產(chǎn)生腐蝕。（二）安全防護措施1.防火庫房內(nèi)配備符合國家標準的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進行檢查和維護，確保其性能完好。制定庫房消防安全制度，明確防火責任，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火或存放易燃、易爆物品。對庫房工作人員進行消防安全培訓，使其熟悉消防器材的使用方法和火災應急處置流程。2.防盜庫房門窗應堅固防盜，安裝防盜報警裝置，并與監(jiān)控系統(tǒng)聯(lián)動。監(jiān)控系統(tǒng)應覆蓋庫房內(nèi)外各個區(qū)域，保證24小時不間斷運行，記錄保存至少[規(guī)定時長]的監(jiān)控視頻，以便隨時查閱。嚴格限制非庫房管理人員進入庫房，確需進入的，必須經(jīng)過批準并進行登記，同時由庫房管理人員陪同。3.防潮防蟲檔案存儲架應采用防潮、防蟲材料制作，檔案應存放在密封的檔案盒或檔案袋中，并放置防蟲藥品。定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)受潮、蟲蛀等問題及時采取處理措施，如干燥處理、更換防蟲藥品等。4.防磁對于磁性載體檔案，庫房應采取防磁措施，避免磁場對檔案數(shù)據(jù)造成破壞。可采用防磁柜或在存儲區(qū)域設(shè)置防磁屏蔽裝置。（三）檔案存儲管理1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，建立清晰的檔案存儲索引，便于查找和管理。2.對于不同密級的檔案，應實行分區(qū)存放，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止密級檔案泄露。3.檔案存儲架應標明檔案類別、年度、保管期限等信息，確保檔案存放有序。同時，應定期對檔案存儲情況進行檢查，及時調(diào)整檔案存放位置，保證檔案存儲的合理性和便利性。（四）檔案標識與編號1.對每一份寄存檔案進行唯一編號，并在檔案載體上粘貼編號標識。編號應包含檔案類別、年度、順序號等信息，便于識別和管理。2.建立檔案編號與《檔案寄存交接清單》、存儲位置等信息的對應關(guān)系，形成完整的檔案標識系統(tǒng)，確保能夠快速準確地查找和定位每一份寄存檔案。四、檔案的存取與查閱（一）檔案存取1.檔案所有者如需提取寄存檔案，應提前[規(guī)定時長]向本公司/組織檔案管理部門提交《檔案提取申請表》，注明提取檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息。2.檔案管理部門收到申請后，對申請進行審核。審核通過后，安排工作人員按照規(guī)定的程序提取檔案，并與檔案所有者再次進行清點核對，填寫《檔案提取交接清單》。3.檔案所有者提取檔案時，應在《檔案提取交接清單》上簽字確認。如檔案所有者委托他人提取檔案，受托人應提供授權(quán)委托書及身份證明文件，經(jīng)檔案管理部門核實后方可辦理提取手續(xù)。（二）檔案查閱1.檔案所有者或其授權(quán)人員如需查閱寄存檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱目的、查閱時間等信息。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，根據(jù)檔案的密級和保管要求確定是否批準查閱以及查閱的方式和范圍。3.對于批準查閱的檔案，檔案管理部門應安排專人在指定的查閱區(qū)域提供服務，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱人員應嚴格遵守查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理部門，由管理人員對檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）特殊情況處理1.如遇檔案所有者丟失《檔案寄存交接清單》等重要憑證，需要提取或查閱檔案時，檔案管理部門應根據(jù)檔案編號、存儲位置等信息進行核實，并要求檔案所有者提供相關(guān)證明材料，經(jīng)審核無誤后，方可辦理相應手續(xù)。2.對于涉及法律糾紛或其他特殊情況需要對寄存檔案進行查封、扣押等處理的，本公司/組織應按照法律法規(guī)的要求，積極配合相關(guān)部門的工作，同時及時通知檔案所有者。五、檔案的保管期限與處置（一）保管期限1.《檔案寄存合同》中應明確寄存檔案的保管期限。保管期限屆滿后，如檔案所有者未提出續(xù)存申請或未辦理相關(guān)手續(xù)，本公司/組織有權(quán)按照合同約定對檔案進行處置。2.對于超過保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)檔案管理部門鑒定后，可按照規(guī)定程序進行銷毀處理。（二）檔案處置1.銷毀檔案銷毀前，應編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號、保管期限等信息。《檔案銷毀清單》需經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字確認。檔案銷毀應在指定的場所進行，采用符合環(huán)保要求的銷毀方式，如焚燒、粉碎等。銷毀過程應進行全程監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，無法恢復。銷毀完成后，銷毀人員應在《檔案銷毀清單》上簽字，并將銷毀清單存檔保存，保存期限不少于[規(guī)定時長]。2.續(xù)存檔案所有者如需續(xù)存寄存檔案，應在保管期限屆滿前[規(guī)定時長]向本公司/組織提出續(xù)存申請。經(jīng)審核評估通過后，雙方重新簽訂《檔案寄存合同》，明確續(xù)存期限及相關(guān)權(quán)利義務。六、保密與違約責任（一）保密規(guī)定1.本公司/組織及其工作人員應對寄存檔案的內(nèi)容嚴格保密，未經(jīng)檔案所有者書面同意，不得向任何第三方披露檔案信息。2.檔案管理部門應采取必要的保密措施，如限制接觸人員范圍、對檔案存儲區(qū)域進行保密管理等，防止檔案信息泄露。3.對于因工作需要接觸寄存檔案的工作人員，應簽訂保密協(xié)議，明確其保密責任和義務。如工作人員違反保密規(guī)定，應承擔相應的法律責任。（二）違約責任1.雙方應嚴格履行《檔案寄存合同》約定的各項義務。如一方違反合同約定，應承擔相應的違約責任。2.檔案所有者未按照合同約定支付寄存費用的，本公司/組織有權(quán)暫停檔案的存取服務，并要求檔案所有者支付拖欠費用及違約金。3.本公司/組織如因保管不善導致寄存檔案損壞、丟失、泄露等，應按照合同約定承擔賠償責任。賠償范圍包括檔案的直接損失以及因檔案丟失、泄露給檔案所有者造成的間接損失。4.任何一方違反保密規(guī)定給對方造成損失的，應承擔賠償責任，并采取措施消除影響。如因違反保密規(guī)定引發(fā)法律糾紛，違約方應承擔相應的法律后果。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本公司/組織建立檔案庫房寄存管理內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對檔案庫房管理、檔案存取查閱、保密工作等進行檢查。2.檔案管理部門應定期向公司/組織管理層匯報檔案庫房寄存管理工作情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應及時進行糾正，并按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定對責任人進行處理。（二）外部檢查1.積極配合國家檔案行政管理部門以及其他相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提