PAGE檔案館全套資料制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館全套資料的管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，便于資料的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館所收集、整理、保管和利用的全套資料，包括但不限于文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等各類檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案館負(fù)責(zé)對本公司/組織的全套資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保資料管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)性原則資料的形成和收集應(yīng)真實(shí)反映本公司/組織的各項(xiàng)活動和工作實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則應(yīng)全面收集本公司/組織在各個(gè)歷史時(shí)期形成的各類資料，保證資料的齊全完整，不得遺漏重要信息。4.準(zhǔn)確性原則資料的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，文字表述應(yīng)規(guī)范清晰，不得出現(xiàn)錯誤或歧義。5.系統(tǒng)性原則對收集到的資料應(yīng)進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。6.安全性原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保資料的實(shí)體安全和信息安全，防止資料的損壞、丟失和泄露。二、資料收集（一）收集范圍1.文書檔案本公司/組織在日常經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、合同、協(xié)議、會議紀(jì)要等。上級主管部門下發(fā)的與本公司/組織相關(guān)的文件、政策法規(guī)等。本公司/組織對外發(fā)布的宣傳資料、產(chǎn)品資料、企業(yè)形象資料等。2.科技檔案本公司/組織在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)總結(jié)等。產(chǎn)品研發(fā)過程中形成的設(shè)計(jì)文件、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品說明書等。設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)等過程中形成的文件資料，包括設(shè)備清單、技術(shù)資料、操作規(guī)程、維修記錄等。3.會計(jì)檔案本公司/組織的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。財(cái)務(wù)預(yù)算、決算文件，資金籌集、使用、管理等方面的文件資料。4.人事檔案員工的個(gè)人簡歷、入職登記表、勞動合同、工資待遇、考核評價(jià)、獎懲情況、培訓(xùn)記錄、職稱評定、社保繳納等相關(guān)資料。人事任免文件、人員調(diào)動記錄、退休手續(xù)辦理文件等。5.業(yè)務(wù)檔案市場營銷業(yè)務(wù)中形成的市場調(diào)研報(bào)告、客戶資料、銷售合同、營銷活動策劃方案及執(zhí)行記錄等。生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)中形成的生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、產(chǎn)品產(chǎn)量及質(zhì)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。質(zhì)量管理業(yè)務(wù)中形成的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量事故處理報(bào)告等。其他各類業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集渠道1.內(nèi)部部門各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門資料的收集、整理和移交工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求將本部門形成的資料定期移交至檔案館。2.外部單位對于與本公司/組織有業(yè)務(wù)往來的外部單位，如供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等，應(yīng)通過合同約定、溝通協(xié)調(diào)等方式，及時(shí)收集對方提供的與業(yè)務(wù)相關(guān)的資料。3.特殊渠道對于一些具有特殊價(jià)值的資料，如歷史文獻(xiàn)、名人手稿、重要會議記錄等，可通過征集、購買、捐贈等方式進(jìn)行收集。（三）收集要求1.及時(shí)收集各部門應(yīng)在資料形成后及時(shí)進(jìn)行收集整理，確保資料的時(shí)效性和完整性。對于重要緊急的資料，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)移交檔案館。2.真實(shí)準(zhǔn)確收集的資料應(yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，不得篡改、偽造資料。如有疑問或不確定的信息，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員核實(shí)。3.齊全完整應(yīng)按照收集范圍全面收集各類資料，不得遺漏重要文件和信息。對于成套性資料，應(yīng)確保資料的完整性，不得缺頁少件。4.規(guī)范整理收集的資料應(yīng)進(jìn)行初步的整理，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號，確保資料的規(guī)范性和系統(tǒng)性，便于后續(xù)的移交和管理。三、資料整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法按照資料形成的年度進(jìn)行分類，將同一年度的資料歸為一類。2.組織機(jī)構(gòu)分類法按照本公司/組織內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，將各部門形成的資料歸為一類。3.問題分類法按照資料所反映的問題進(jìn)行分類，將同一問題的資料歸為一類。4.保管期限分類法按照資料的保管期限進(jìn)行分類，分為永久、長期、短期三類。（二）整理步驟1.裝訂對紙質(zhì)資料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.編頁號對資料進(jìn)行編頁號，采用阿拉伯?dāng)?shù)字，在每頁的右上角或右下角編寫，起始頁為“1”，連續(xù)編號，不得跳號、重號。3.編目編制卷內(nèi)目錄按照資料的排列順序，逐份填寫卷內(nèi)目錄，包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項(xiàng)目。編制案卷目錄將整理好的案卷按照分類順序進(jìn)行排列，編制案卷目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。4.裝盒將編目后的案卷裝入檔案盒，在檔案盒封面填寫案卷號、題名、年度、保管期限等信息。（三）整理要求1.分類科學(xué)合理應(yīng)根據(jù)資料的特點(diǎn)和管理需要，選擇合適的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，確保分類科學(xué)合理、便于查找和利用。2.整理規(guī)范統(tǒng)一整理過程應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的步驟和要求進(jìn)行，做到格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、字跡清晰，確保整理后的資料具有一致性和規(guī)范性。3.標(biāo)識清晰準(zhǔn)確在資料的裝訂、編頁號、編目等過程中，應(yīng)確保標(biāo)識清晰準(zhǔn)確，便于識別和查找。對于重要資料或關(guān)鍵信息，應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)注和說明。四、資料保管（一）保管場所1.檔案館庫房應(yīng)設(shè)立專門的檔案館庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保資料的安全保管。庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等必要的設(shè)施。2.檔案密集架采用檔案密集架存放資料，密集架應(yīng)排列整齊、布局合理，便于資料的存取和管理。密集架應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.電子存儲設(shè)備對于電子資料，應(yīng)采用安全可靠的電子存儲設(shè)備進(jìn)行存儲，如磁盤陣列、磁帶庫等。電子存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管措施1.溫濕度控制庫房內(nèi)應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。根據(jù)溫濕度變化情況，及時(shí)采取通風(fēng)、除濕、加濕等措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。2.防火防盜庫房內(nèi)應(yīng)配備消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)庫房的安全防范措施，防止火災(zāi)和盜竊事件的發(fā)生。3.防蟲防霉在庫房內(nèi)放置防蟲防霉藥品，如樟腦丸、防霉劑等，定期對資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害或霉變情況及時(shí)采取處理措施。4.防光防塵庫房應(yīng)采用防光窗簾、遮光燈具等措施，避免陽光直射資料。定期對庫房進(jìn)行清潔，防止灰塵積累對資料造成損害。5.電子資料管理對電子資料應(yīng)進(jìn)行加密存儲，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。定期對電子資料進(jìn)行殺毒、維護(hù)和備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）保管期限1.永久保管凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織和國家具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長期保管凡是在較長時(shí)間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長期保管。保管期限一般為16年至50年。如一般性業(yè)務(wù)文件、年度工作計(jì)劃和總結(jié)、人事檔案等。3.短期保管凡是在較短時(shí)間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管。保管期限一般為5年以下。如臨時(shí)性文件、一般性會議記錄等。（四）保管期限的鑒定與調(diào)整1.定期鑒定檔案館應(yīng)定期對保管的資料進(jìn)行鑒定，一般每5年進(jìn)行一次全面鑒定。成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成的鑒定小組，對資料的保管期限進(jìn)行審查和評估。2.調(diào)整保管期限根據(jù)鑒定結(jié)果，對保管期限不合理的資料進(jìn)行調(diào)整。對于已失去保存價(jià)值的資料，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀；對于保管期限需要延長或縮短的資料，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，并做好記錄。五、資料利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱檔案館的資料。查閱、借閱范圍包括與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案資料。2.外部利用因工作需要，經(jīng)本公司/組織批準(zhǔn)，外部單位或個(gè)人可查閱、借閱檔案館的資料。外部利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并簽訂保密協(xié)議。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案館查閱資料，檔案館應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人進(jìn)行協(xié)助。查閱者應(yīng)在查閱登記本上填寫查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因工作需要，利用者可借閱檔案館的資料。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案館辦理借閱手續(xù)。借閱者應(yīng)對借閱的資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失，如發(fā)生上述情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用審批1.內(nèi)部利用審批本公司/組織內(nèi)部各部門查閱、借閱資料，由部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，到檔案館辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部利用審批外部單位或個(gè)人查閱、借閱資料，應(yīng)填寫申請表，提供有效證明文件，經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核同意，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，簽訂保密協(xié)議，到檔案館辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.利用登記檔案館應(yīng)對資料的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、借閱日期、借閱期限、歸還日期等信息。登記應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。2.利用統(tǒng)計(jì)檔案館應(yīng)定期對資料的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如利用人次、利用資料類別、利用目的等。通過統(tǒng)計(jì)分析，了解資料的利用需求和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、資料銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價(jià)值的資料經(jīng)過鑒定，確定已過保管期限且對本公司/組織和國家沒有保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.重復(fù)、多余或不完整的資料對于重復(fù)、多余或不完整的資料，經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)后，可進(jìn)行銷毀。3.因保管不善導(dǎo)致?lián)p壞、變質(zhì)且無法修復(fù)的資料由于保管條件等原因，導(dǎo)致資料損壞、變質(zhì)且無法修復(fù)的，應(yīng)進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.編制銷毀清單檔案館應(yīng)根據(jù)鑒定結(jié)果，編制資料銷毀清單，詳細(xì)列出擬銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批銷毀清單經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施審批通過后，由檔案館安排專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保資料徹底銷毀，無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人員等信息。4.監(jiān)銷銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀過程進(jìn)行監(jiān)