PAGE醫(yī)院?jiǎn)T工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院?jiǎn)T工檔案管理，確保員工檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮員工檔案在醫(yī)院人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院全體員工，包括正式員工、合同制員工、臨時(shí)員工等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院?jiǎn)T工檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：?jiǎn)T工檔案中的各項(xiàng)信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對(duì)員工檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、崗位調(diào)整、業(yè)績(jī)考核等情況，及時(shí)更新員工檔案信息，確保檔案信息的時(shí)效性。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.員工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。（二）學(xué)歷學(xué)位證書1.最高學(xué)歷畢業(yè)證書、學(xué)位證書原件及復(fù)印件。2.學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證報(bào)告（如有需要）。（三）專業(yè)技術(shù)資格證書1.專業(yè)技術(shù)資格證書原件及復(fù)印件。2.執(zhí)業(yè)資格證書原件及復(fù)印件（如醫(yī)師資格證書、護(hù)士執(zhí)業(yè)證書等）。（四）工作經(jīng)歷1.以往工作單位名稱、起止時(shí)間、擔(dān)任職務(wù)、工作職責(zé)、工作業(yè)績(jī)等。2.離職證明（如有離職情況）。（五）培訓(xùn)經(jīng)歷1.參加的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)證書等。2.內(nèi)部培訓(xùn)記錄（如醫(yī)院組織的崗前培訓(xùn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等）。（六）績(jī)效考核記錄1.年度績(jī)效考核結(jié)果、考核等級(jí)、考核評(píng)語(yǔ)等。2.季度績(jī)效考核結(jié)果（如有）。（七）獎(jiǎng)懲記錄1.獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)，如醫(yī)院表彰、上級(jí)部門獎(jiǎng)勵(lì)等，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)原因等。2.受到的各類處罰，如警告、記過(guò)、辭退等，包括處罰名稱、處罰時(shí)間、處罰原因等。（八）勞動(dòng)合同1.與醫(yī)院簽訂的勞動(dòng)合同原件及復(fù)印件。2.勞動(dòng)合同變更記錄（如有）。（九）其他材料1.員工的體檢報(bào)告。2.員工的職業(yè)資格證書年檢記錄。3.員工的個(gè)人述職報(bào)告、工作總結(jié)等。三、檔案建立與收集（一）新員工入職1.新員工入職時(shí)，應(yīng)填寫《員工入職登記表》，提供個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、身份證等相關(guān)材料的原件及復(fù)印件。2.人力資源部門負(fù)責(zé)審核新員工提交的材料，確保材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。審核通過(guò)后，將相關(guān)材料原件退還員工，復(fù)印件留存歸檔。3.對(duì)于新員工的培訓(xùn)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等信息，人力資源部門應(yīng)通過(guò)與員工面談、查閱相關(guān)證明材料等方式進(jìn)行核實(shí)，并及時(shí)記錄在員工檔案中。（二）檔案更新1.員工在工作過(guò)程中，如有學(xué)歷學(xué)位提升、專業(yè)技術(shù)資格晉級(jí)、工作崗位變動(dòng)、績(jī)效考核結(jié)果變化、受到獎(jiǎng)懲等情況，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交相關(guān)證明材料。2.人力資源部門收到員工提交的材料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，并更新員工檔案信息。3.每年定期對(duì)員工檔案進(jìn)行全面檢查，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案信息存在錯(cuò)誤或遺漏，應(yīng)及時(shí)與員工溝通核實(shí)，并進(jìn)行更正。（三）檔案收集渠道1.員工主動(dòng)提交：?jiǎn)T工應(yīng)按照醫(yī)院要求，主動(dòng)提交個(gè)人檔案相關(guān)材料。2.部門協(xié)助收集：各部門應(yīng)協(xié)助人力資源部門收集本部門員工的檔案材料，如績(jī)效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等，并及時(shí)移交人力資源部門。3.外部獲?。簩?duì)于需要從外部獲取的檔案材料，如學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證報(bào)告、專業(yè)技術(shù)資格證書等，人力資源部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理獲取手續(xù)，并確保材料的真實(shí)性和合法性。四、檔案整理與歸檔（一）檔案分類1.按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別，將員工檔案分為個(gè)人基本信息類、學(xué)歷學(xué)位證書類、專業(yè)技術(shù)資格證書類、工作經(jīng)歷類、培訓(xùn)經(jīng)歷類、績(jī)效考核記錄類、獎(jiǎng)懲記錄類、勞動(dòng)合同類、其他材料類等類別。2.每個(gè)類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如工作經(jīng)歷類可分為以往工作單位、起止時(shí)間、擔(dān)任職務(wù)等子類別。（二）檔案編號(hào)1.為每個(gè)員工檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)便于識(shí)別和管理。編號(hào)可采用員工工號(hào)或其他自定義的編號(hào)方式。2.在檔案封面和檔案盒上標(biāo)注員工檔案編號(hào)，以便快速查找和定位。（三）檔案裝訂1.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行整理，去除不必要的紙張、訂書釘?shù)龋_保材料整齊、規(guī)范。2.按照檔案分類順序，將各類材料依次裝訂成冊(cè)。裝訂時(shí)應(yīng)注意材料的排列順序和頁(yè)碼編號(hào)，確保材料的完整性和連貫性。3.在檔案裝訂處加蓋騎縫章，以保證檔案材料的完整性和保密性。（四）檔案歸檔1.將裝訂成冊(cè)的員工檔案存入專門的檔案柜或檔案庫(kù)房，并按照檔案編號(hào)順序進(jìn)行排列。2.建立檔案索引目錄，詳細(xì)記錄每個(gè)員工檔案的編號(hào)、姓名、存放位置等信息，以便快速查找和檢索檔案。3.定期對(duì)檔案歸檔情況進(jìn)行檢查，確保檔案存放安全、有序，無(wú)遺漏、丟失等情況。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門工作人員因工作需要，可查閱員工檔案。2.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)因工作需要，可查閱員工檔案，但需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人同意。3.其他部門因工作需要查閱員工檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明查閱原因和查閱內(nèi)容，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交給人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)內(nèi)容和查閱權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，通知檔案管理人員提供檔案。3.檔案管理人員在查閱現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱人員查閱檔案，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收回檔案，并檢查檔案材料是否完整、無(wú)損。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱員工檔案的，需經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，需提前向人力資源部門申請(qǐng)。（四）借閱流程1.借閱人員填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明借閱原因和借閱期限，提交給醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，通知人力資源部門負(fù)責(zé)人辦理借閱手續(xù)。3.人力資源部門負(fù)責(zé)人安排檔案管理人員將檔案借給借閱人員，并要求借閱人員在借閱登記表上簽字確認(rèn)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理人員在收回檔案時(shí)，應(yīng)檢查檔案是否完整、無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對(duì)員工檔案信息予以保密。2.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案，確保檔案存放安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)，對(duì)查閱、借閱人員的身份和查閱、借閱內(nèi)容進(jìn)行記錄，防止檔案信息被非法獲取。4.禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案存放場(chǎng)所，檔案存放場(chǎng)所應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施。（二）安全管理1.定期對(duì)檔案存放場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，確保檔案存放環(huán)境安全、衛(wèi)生。2.對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，如檔案柜、電腦、打印機(jī)等設(shè)備。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)、水災(zāi)、地震等突發(fā)事件的應(yīng)急處理措施，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)、有效地保護(hù)檔案安全。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案保密規(guī)定，泄露員工檔案信息的人員，醫(yī)院將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究其法律責(zé)任。2.對(duì)于因保管不善，導(dǎo)致檔案丟失、損壞的人員，醫(yī)院將責(zé)令其采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰和紀(jì)律處分。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.員工離職后，其檔案保存期限已滿[X]年，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.檔案材料因保管不善等原因，出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞、霉變、褪色等情況，無(wú)法修復(fù)且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。3.法律法規(guī)規(guī)定需要銷毀的其他檔案材料。（二）銷毀流程1.人力資源部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，說(shuō)明銷毀原因、銷毀檔案的名稱、數(shù)量、存放位置等信息。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，報(bào)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，人力資源部門負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作。檔案銷毀工作應(yīng)在醫(yī)院內(nèi)部指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理人員和至少一名監(jiān)督人員共同參與。4.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀完畢后，應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上填寫銷毀情況，并由檔案管理人員