PAGE檔案轉(zhuǎn)遞制度及流程一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案轉(zhuǎn)遞工作，確保檔案的安全、及時、準(zhǔn)確傳遞，維護(hù)檔案的完整性和有效性，特制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部機(jī)構(gòu)之間的檔案轉(zhuǎn)遞工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案轉(zhuǎn)遞工作合法合規(guī)。2.安全準(zhǔn)確原則：保障檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生，同時確保檔案信息的準(zhǔn)確傳遞。3.及時高效原則：優(yōu)化檔案轉(zhuǎn)遞流程，提高工作效率，確保檔案能夠及時送達(dá)目的地，滿足相關(guān)工作需求。二、檔案轉(zhuǎn)遞的范圍（一）內(nèi)部檔案轉(zhuǎn)遞1.員工崗位調(diào)動、晉升、降職等人事變動產(chǎn)生的人事檔案轉(zhuǎn)遞。2.部門之間因工作協(xié)作、項目交接等需要的業(yè)務(wù)檔案轉(zhuǎn)遞。3.公司/組織內(nèi)部審計、監(jiān)察等工作涉及的檔案轉(zhuǎn)遞。（二）外部檔案轉(zhuǎn)遞1.與上級主管部門、政府相關(guān)部門之間的文件往來、資料報送等檔案轉(zhuǎn)遞。2.與合作伙伴、客戶之間因業(yè)務(wù)合作、合同履行等需要的檔案轉(zhuǎn)遞。3.向檔案管理機(jī)構(gòu)（如檔案館）移交到期檔案或需要長期保存的重要檔案。三、檔案轉(zhuǎn)遞的流程（一）發(fā)起申請1.內(nèi)部轉(zhuǎn)遞因人事變動需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，由人力資源部門相關(guān)人員填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞申請表》，詳細(xì)注明轉(zhuǎn)遞原因、接收部門、檔案內(nèi)容清單等信息。部門之間業(yè)務(wù)檔案轉(zhuǎn)遞，由轉(zhuǎn)出部門經(jīng)辦人填寫《業(yè)務(wù)檔案轉(zhuǎn)遞申請表》，說明轉(zhuǎn)遞目的、檔案名稱及數(shù)量、預(yù)計轉(zhuǎn)遞時間等內(nèi)容。2.外部轉(zhuǎn)遞與上級主管部門、政府相關(guān)部門的檔案轉(zhuǎn)遞，由對口業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作要求填寫《外部檔案轉(zhuǎn)遞申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至公司/組織辦公室。與合作伙伴、客戶的檔案轉(zhuǎn)遞，由業(yè)務(wù)部門按照合作協(xié)議或業(yè)務(wù)需求填寫申請表，明確轉(zhuǎn)遞事項、檔案清單、接收方信息等，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。向檔案管理機(jī)構(gòu)移交檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)整理編制移交清單，填寫《檔案移交申請表》，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理。（二）審核審批1.內(nèi)部轉(zhuǎn)遞《人事檔案轉(zhuǎn)遞申請表》由人力資源部門負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)審核轉(zhuǎn)遞原因是否合理、接收部門信息是否準(zhǔn)確等，審核通過后報分管人事領(lǐng)導(dǎo)審批?！稑I(yè)務(wù)檔案轉(zhuǎn)遞申請表》由轉(zhuǎn)出部門所在分管領(lǐng)導(dǎo)審核，確認(rèn)轉(zhuǎn)遞必要性及檔案內(nèi)容完整性，審批同意后轉(zhuǎn)至檔案管理部門。2.外部轉(zhuǎn)遞對口業(yè)務(wù)部門提交的《外部檔案轉(zhuǎn)遞申請表》，辦公室審核轉(zhuǎn)遞事項的合規(guī)性、檔案內(nèi)容與工作要求的一致性等，審核通過后報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重要合作項目或敏感信息的檔案轉(zhuǎn)遞，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批?！稒n案移交申請表》由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，確保移交檔案符合檔案管理機(jī)構(gòu)要求，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。（三）檔案整理與準(zhǔn)備1.轉(zhuǎn)出部門根據(jù)審核通過的申請表，對擬轉(zhuǎn)遞的檔案進(jìn)行整理。按照檔案類別、時間順序等進(jìn)行排序，確保檔案資料齊全、完整，剔除無關(guān)或重復(fù)的材料。編制檔案清單，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、頁碼等信息，并與檔案內(nèi)容逐一核對，保證清單準(zhǔn)確無誤。對檔案進(jìn)行妥善包裝，一般采用專用檔案盒或檔案袋，并在封口處加蓋轉(zhuǎn)出部門公章。2.檔案管理部門（如有）協(xié)助轉(zhuǎn)出部門進(jìn)行檔案整理工作，提供必要的指導(dǎo)和規(guī)范要求。對人事檔案轉(zhuǎn)遞進(jìn)行復(fù)核，確保人事檔案信息準(zhǔn)確、完整，符合人事管理規(guī)定。（四）轉(zhuǎn)遞方式選擇1.內(nèi)部轉(zhuǎn)遞可采用專人送達(dá)、機(jī)要通信等方式。對于重要且緊急的人事檔案或業(yè)務(wù)檔案，優(yōu)先安排專人送達(dá)，確保檔案及時、安全到達(dá)接收部門。一般人事檔案轉(zhuǎn)遞可通過機(jī)要通信渠道進(jìn)行，確保檔案傳遞的保密性和安全性。2.外部轉(zhuǎn)遞根據(jù)接收方要求和檔案性質(zhì)選擇合適的轉(zhuǎn)遞方式。對于重要文件、機(jī)密資料等，優(yōu)先采用機(jī)要通信、專人送取或郵政特快專遞（EMS）等具有安全保障的方式。與上級主管部門、政府相關(guān)部門的常規(guī)文件轉(zhuǎn)遞，可通過掛號信、電子郵箱等方式，但需確保郵件或電子文件的安全性和可追溯性。向檔案管理機(jī)構(gòu)移交檔案，按照檔案管理機(jī)構(gòu)指定的方式進(jìn)行，一般為專人送達(dá)或通過專門的檔案移交渠道。（五）轉(zhuǎn)遞登記與跟蹤1.轉(zhuǎn)出登記檔案管理部門或轉(zhuǎn)出部門在檔案轉(zhuǎn)遞前，填寫《檔案轉(zhuǎn)遞登記表》，詳細(xì)記錄轉(zhuǎn)遞日期、檔案名稱及數(shù)量、轉(zhuǎn)遞方式、接收部門或單位、經(jīng)手人等信息。將《檔案轉(zhuǎn)遞申請表》、檔案清單、包裝后的檔案等一并作為轉(zhuǎn)遞登記的附件留存，以備查詢和追溯。2.跟蹤反饋對于專人送達(dá)的檔案，送達(dá)人員需在到達(dá)接收部門后，及時與接收方辦理交接手續(xù)，并在《檔案轉(zhuǎn)遞登記表》上注明交接情況，包括接收時間、接收人簽字等。通過機(jī)要通信、郵政特快專遞等方式轉(zhuǎn)遞的檔案，轉(zhuǎn)出部門或檔案管理部門應(yīng)及時跟蹤物流信息，確保檔案按時送達(dá)。如發(fā)現(xiàn)檔案在轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與相關(guān)機(jī)構(gòu)聯(lián)系，采取措施解決，并記錄處理情況。接收部門收到檔案后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對檔案進(jìn)行核對和簽收，并將簽收情況反饋給轉(zhuǎn)出部門。如發(fā)現(xiàn)檔案與清單不符或存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時與轉(zhuǎn)出部門溝通解決。（六）接收與核對1.接收部門接收部門在收到轉(zhuǎn)遞的檔案后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接收，并對照《檔案轉(zhuǎn)遞申請表》和檔案清單進(jìn)行核對。檢查檔案包裝是否完好，如有破損應(yīng)及時記錄并與轉(zhuǎn)出部門聯(lián)系。對檔案內(nèi)容進(jìn)行逐份清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、資料完整，與清單一致。2.檔案管理部門（如有）參與重要人事檔案或業(yè)務(wù)檔案的接收核對工作，重點(diǎn)審核檔案內(nèi)容的合規(guī)性、準(zhǔn)確性以及與相關(guān)業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性。對接收的檔案進(jìn)行初步整理和登記，納入公司/組織檔案管理體系。（七）異常情況處理1.在檔案轉(zhuǎn)遞過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、錯發(fā)等異常情況，轉(zhuǎn)出部門應(yīng)立即采取措施進(jìn)行查找和補(bǔ)救。2.對于丟失的檔案，應(yīng)及時組織相關(guān)人員回憶檔案去向，查找可能的線索，并向公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門通報情況，必要時向公安機(jī)關(guān)報案。3.對于損壞的檔案，能修復(fù)的應(yīng)及時安排修復(fù)；無法修復(fù)的，應(yīng)根據(jù)檔案重要性和相關(guān)規(guī)定，采取補(bǔ)充材料、重新整理等措施進(jìn)行處理。4.對于錯發(fā)的檔案，應(yīng)盡快與接收方聯(lián)系，協(xié)調(diào)將檔案轉(zhuǎn)至正確的接收部門，并對整個轉(zhuǎn)遞過程進(jìn)行復(fù)盤，分析原因，防止類似問題再次發(fā)生。5.異常情況處理過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄處理情況，包括發(fā)現(xiàn)時間、問題描述、采取的措施、處理結(jié)果等，并及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。四、檔案轉(zhuǎn)遞的責(zé)任與監(jiān)督（一）責(zé)任劃分1.轉(zhuǎn)出部門負(fù)責(zé)檔案的整理、包裝和申請轉(zhuǎn)遞工作，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，轉(zhuǎn)遞申請信息真實、合規(guī)。對檔案轉(zhuǎn)遞過程中的安全負(fù)責(zé)，如因轉(zhuǎn)出部門原因?qū)е聶n案丟失、損壞、泄密等問題，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。及時跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，并與接收部門溝通協(xié)調(diào)解決相關(guān)問題。2.接收部門負(fù)責(zé)檔案的接收、核對和簽收工作，對接收檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時與轉(zhuǎn)出部門聯(lián)系，反饋情況并協(xié)助解決。妥善保管接收的檔案，按照公司/組織檔案管理規(guī)定進(jìn)行后續(xù)處理。3.檔案管理部門對檔案轉(zhuǎn)遞工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和審核，確保轉(zhuǎn)遞流程符合規(guī)定。參與重要檔案的轉(zhuǎn)遞工作，協(xié)助整理和復(fù)核檔案，保障檔案質(zhì)量。負(fù)責(zé)檔案轉(zhuǎn)遞信息的匯總、統(tǒng)計和分析，定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案轉(zhuǎn)遞工作情況。4.審批領(lǐng)導(dǎo)對檔案轉(zhuǎn)遞申請進(jìn)行審批，對轉(zhuǎn)遞事項的必要性、合規(guī)性負(fù)責(zé)。根據(jù)工作需要，協(xié)調(diào)解決檔案轉(zhuǎn)遞過程中的重大問題。（二）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案轉(zhuǎn)遞工作監(jiān)督小組，由檔案管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等相關(guān)人員組成，定期對檔案轉(zhuǎn)遞工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組重點(diǎn)檢查檔案轉(zhuǎn)遞流程的執(zhí)行情況、檔案整理質(zhì)量、轉(zhuǎn)遞方式的安全性、交接手續(xù)的完備性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.建立檔案轉(zhuǎn)遞工作投訴舉報渠道，接受公司/組織內(nèi)部員工和外部相關(guān)方的監(jiān)督。對于投訴舉報事項，及時進(jìn)行調(diào)查核實，對違規(guī)行為嚴(yán)肅處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報人。4.將檔案轉(zhuǎn)遞工作納入公司/組織績效考核體系，對在檔案轉(zhuǎn)遞工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵；對因工作失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)遞出現(xiàn)問題的部門和個人，進(jìn)行相應(yīng)的處罰。五、檔案轉(zhuǎn)遞的保密要求（一）保密責(zé)任1.參與檔案轉(zhuǎn)遞工作的所有人員，包括轉(zhuǎn)出部門、接收部門、檔案管理部門工作人員以及轉(zhuǎn)遞過程中的經(jīng)手人等，均負(fù)有保密義務(wù)。2.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容涉及的商業(yè)秘密、個人隱私、敏感信息等。（二）保密措施1.在檔案整理、包裝過程中，避免無關(guān)人員接觸檔案內(nèi)容，對涉及保密信息的檔案進(jìn)行單獨(dú)處理，采取加密、密封等措施。2.選擇具有保密資質(zhì)的轉(zhuǎn)遞方式，如機(jī)要通信、專人送取等，并與轉(zhuǎn)遞服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案轉(zhuǎn)遞過程中，嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)、普通郵件等不安全渠道傳遞保密檔案。4.對檔案轉(zhuǎn)遞過程中產(chǎn)生