PAGE單位城建檔案管理制度一、總則（一）目的為加強單位城建檔案管理，確保城建檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮城建檔案在單位建設(shè)、管理和發(fā)展中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等活動中形成的具有保存價值的各類城建檔案的管理。包括但不限于城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案、房屋建筑工程檔案、市政工程檔案、園林景觀工程檔案、地下管線工程檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：單位城建檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責收集、整理、保管和利用。2.真實完整原則：確保城建檔案的真實性和完整性，如實反映城市建設(shè)活動的全過程。3.分類科學原則：按照城建檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：加強城建檔案的安全保護，確保檔案信息不泄露，同時嚴格遵守保密規(guī)定。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)城建檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位城建檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計本單位的城建檔案，定期對檔案進行清查和盤點。3.建立健全城建檔案檢索體系，編制各類檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案利用提供便利。4.負責城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進檔案信息資源共享。5.對本單位各部門的城建檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓。6.依法提供城建檔案利用服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記和跟蹤管理。7.參與單位建設(shè)項目的竣工驗收，對項目檔案進行專項驗收。（二）各部門職責1.負責本部門在城市建設(shè)活動中形成的各類城建檔案的收集、整理和初步立卷，并按規(guī)定時間移交檔案管理部門。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.在項目建設(shè)過程中，配合檔案管理部門做好檔案資料的形成、積累和歸檔工作，保證檔案的質(zhì)量。4.按照檔案管理部門的要求，提供檔案利用所需的相關(guān)信息和資料。三、檔案收集（一）收集范圍1.城市規(guī)劃編制、審批過程中形成的各類文件、圖紙、圖表等資料。2.房屋建筑工程從項目立項、可行性研究、設(shè)計、施工到竣工驗收等各階段形成的文件材料，包括工程前期文件、施工技術(shù)文件、竣工圖等。3.市政基礎(chǔ)設(shè)施工程（道路、橋梁、排水、供水、供電、供氣、供熱等）的規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收文件。4.園林景觀工程的規(guī)劃設(shè)計方案、施工過程記錄、竣工圖及相關(guān)驗收資料。5.地下管線工程的探測記錄、設(shè)計圖紙、施工資料、竣工測量成果等。6.城市建設(shè)管理活動中形成的各類文件，如城市建設(shè)統(tǒng)計報表、城市建設(shè)項目審批文件等。7.其他與城市建設(shè)相關(guān)的具有保存價值的文件、資料、聲像檔案等。（二）收集要求1.各部門應按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，及時將本部門形成的城建檔案收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的檔案應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于聲像檔案，應確保圖像清晰、聲音完整，同時注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等相關(guān)信息。4.電子檔案應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。（三）收集程序1.項目建設(shè)或管理活動開始前，檔案管理部門應向相關(guān)部門和人員明確檔案收集的范圍、要求和時間節(jié)點。2.各部門在工作過程中，指定專人負責檔案的收集工作，及時將形成或收到的檔案材料進行分類整理。3.項目完成或階段性工作結(jié)束后，各部門應在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門。檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，對不符合要求的檔案退回原部門補充完善。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循城建檔案的形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查閱和利用。3.符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標準和規(guī)范。（二）分類方法1.按照城建檔案的類別，分為城市規(guī)劃檔案、房屋建筑工程檔案、市政工程檔案、園林景觀工程檔案、地下管線工程檔案等大類。2.每大類下再根據(jù)檔案的形成階段、內(nèi)容等進行細分。例如，房屋建筑工程檔案可分為工程前期文件、施工技術(shù)文件、竣工圖等小類。3.對于聲像檔案，可按照內(nèi)容主題、時間順序等進行分類整理。電子檔案應建立相應的目錄結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)檔案分類對應，便于查找和利用。（三）整理要求1.紙質(zhì)檔案應進行分類裝訂，去除金屬物，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒和卷皮。2.檔案卷內(nèi)文件應按照順序排列，編寫頁號，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。3.竣工圖應加蓋竣工圖章，圖章應清晰、齊全，標注準確。竣工圖應與工程實際相符，如有變更，應在竣工圖上準確反映變更情況。4.電子檔案應按照分類目錄進行存儲，文件命名應規(guī)范、準確，便于識別和查找。同時，應建立電子檔案的元數(shù)據(jù)，詳細記錄檔案的相關(guān)信息。5.聲像檔案應進行編目，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并配以文字說明。照片應沖印或掃描成清晰的圖像文件，錄像帶、光盤等應確保播放正常。五、檔案鑒定（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本單位的實際情況，對城建檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專家組成的檔案鑒定小組，負責對城建檔案進行定期鑒定。（三）鑒定標準1.對反映本單位城市建設(shè)主要職能活動、歷史面貌和發(fā)展過程的檔案，應重點保存。2.具有查考利用價值的文件、資料、聲像檔案等應予以保留。3.對于重復、無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，可進行銷毀。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存檔案進行清理清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對清單中的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，經(jīng)單位領(lǐng)導審批后進行銷毀。銷毀清冊應永久保存。4.對經(jīng)過鑒定需要繼續(xù)保存的檔案，應進行重新整理和編目，確保檔案的質(zhì)量。六、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的城建檔案庫房，庫房應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房面積應根據(jù)檔案數(shù)量和未來發(fā)展需求合理確定，確保檔案有足夠的存放空間。3.庫房應安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%）。（二）保管設(shè)備1.配備檔案密集架、檔案柜等存儲設(shè)備，確保檔案存放有序，便于查找和管理。2.設(shè)置防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施，如滅火器、報警器、防蟲藥品、除濕機等。3.配備檔案整理、修復、數(shù)字化處理等必要的辦公設(shè)備。（三）保管要求1.檔案應按照分類編號順序上架存放，標識清晰。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復。3.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。4.電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應定期更換，異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。七、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，確保檔案信息的合理使用。2.遵循保密規(guī)定，保護檔案所有者的合法權(quán)益。3.方便利用，提高檔案利用效率。（二）利用范圍1.本單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱城建檔案。2.外單位因城市建設(shè)、規(guī)劃、科研等合法需要，經(jīng)單位領(lǐng)導批準后查閱相關(guān)檔案。3.司法機關(guān)因辦案需要，依法查閱、借閱有關(guān)城建檔案。（三）利用程序1.本單位內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，需提前提交查閱申請函，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)單位領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍攝檔案內(nèi)容。3.司法機關(guān)查閱檔案，應出具相關(guān)法律文書，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應積極配合，提供必要的協(xié)助。4.需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)單位領(lǐng)導批準后，辦理借閱登記手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損檔案。（四）利用記錄檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人員姓名、部門、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。利用記錄應定期整理歸檔，以便統(tǒng)計分析和查閱。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.城建檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用等情況。2.檔案數(shù)量、種類、載體形式等的統(tǒng)計。3.檔案庫房溫濕度、設(shè)備運行等情況的統(tǒng)計。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案管理工作的各項數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件等工具，對檔案信息進行分類統(tǒng)計和分析，生成各類統(tǒng)計報表。3.每年對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行總結(jié)分析，形成年度檔案統(tǒng)計報告，為單位檔案管理決策提供依據(jù)。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標逐步實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，促進檔案信息資源共享。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本單位的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)：建立檔案信息資源共享平臺，與本單位內(nèi)部其他系統(tǒng)以及相關(guān)部門進行數(shù)據(jù)交換和共享，為城市建設(shè)和管理提供信息支持。（三）建設(shè)要求1.檔案數(shù)字化應遵循國家和行業(yè)有關(guān)標準規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案管理系統(tǒng)應具備功能齊全、操作簡便、安全可靠等特點，滿足檔案管理工作的實際需求。3.在檔案信息化建設(shè)過程中，應注重數(shù)據(jù)安全和保密，采取必要的安全防護措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。十、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門的城建檔案工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、移交、保管等情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提