PAGE漳州市檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)漳州市檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于漳州市行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理和保存本單位在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)國家和單位的安全與利益。5.服務(wù)性原則：充分開發(fā)利用檔案資源，為單位各項(xiàng)工作和社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理機(jī)構(gòu)1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本單位檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理機(jī)構(gòu)可根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)置綜合檔案室或檔案科等。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)配備必要的辦公場(chǎng)所、設(shè)備和設(shè)施，滿足檔案管理工作的需要。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)并取得相應(yīng)資格證書。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)做好交接工作，確保檔案管理工作的連續(xù)性。3.檔案管理人員的職責(zé)：負(fù)責(zé)制定和完善本單位檔案管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的安全和完整。負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案信息。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。負(fù)責(zé)對(duì)本單位各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期開展檔案工作考核。負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀等工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案處置。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.具體收集范圍包括但不限于：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、通知等。本單位形成的各類公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)賬目等。本單位開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、技術(shù)資料、科研成果等。本單位組織的各類會(huì)議、活動(dòng)、培訓(xùn)等形成的文件、照片、錄像等資料。本單位人員的任免、獎(jiǎng)懲、考核、培訓(xùn)等人事檔案材料。本單位資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、土地房產(chǎn)等方面的文件、證書、合同等資料。其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，按照檔案管理機(jī)構(gòu)的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，并移交檔案管理機(jī)構(gòu)。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔或復(fù)印件，確保檔案信息的多形式保存。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：檔案應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類。年度分類法：將檔案按形成年度進(jìn)行劃分，不同年度的檔案分別整理。機(jī)構(gòu)（問題）分類法：按照本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能，將檔案分為若干類別，同一機(jī)構(gòu)（問題）形成的檔案集中整理。保管期限分類法：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種保管期限。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)分別保管，紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期備份。3.在檔案庫房內(nèi)，應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。5.對(duì)破損或褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。（三）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全保護(hù)，采取加密存儲(chǔ)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止檔案信息泄露、丟失或被篡改。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保檔案在緊急情況下的安全。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案信息的正確使用。2.檔案利用應(yīng)有利于單位各項(xiàng)工作的開展，為社會(huì)提供必要的檔案服務(wù)。（二）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱本單位保管的檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)本單位檔案管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，可查閱、借閱相關(guān)檔案。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，限制查閱范圍和使用方式。（三）利用程序1.查閱程序：本單位內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。外單位查閱檔案，應(yīng)先與本單位檔案管理機(jī)構(gòu)聯(lián)系，提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位、目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。2.借閱程序：本單位內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。外單位借閱檔案，應(yīng)按照查閱程序辦理審批手續(xù)后，簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并按照協(xié)議要求進(jìn)行借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理機(jī)構(gòu)。（四）利用登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）時(shí)間、人員、內(nèi)容、期限等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的檔案，可予以鑒定銷毀。3.對(duì)涉及重要?dú)v史事件、重大決策、核心業(yè)務(wù)等具有長期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限。（四）鑒定程序1.檔案管理機(jī)構(gòu)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.將《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。（五）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，并進(jìn)行數(shù)據(jù)備份驗(yàn)證，確保數(shù)據(jù)徹底銷毀。（六）銷毀監(jiān)督檔案銷毀過程應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)部門人員共同監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定程序進(jìn)行，防止檔案丟失或泄露。銷毀工作完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、利用和共享。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為單位各項(xiàng)工作提供便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等信息化基礎(chǔ)設(shè)施，滿足檔案數(shù)字化處理和管理系統(tǒng)運(yùn)行的需要。2.建立檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所，配備數(shù)字化加工設(shè)備，如掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、錄音錄像設(shè)備等，確保檔案數(shù)字化工作的順利開展。（三）檔案數(shù)字化1.按照檔案整理的要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（四）檔案信息化管理系統(tǒng)1.選用功能完善、安全可靠的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱利用、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，嚴(yán)格控制用戶對(duì)檔案信息的訪問權(quán)限，確保檔案信息安全。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行和功能優(yōu)化。（五）