PAGE政府辦檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府辦檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為政府各項工作提供有力的支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于政府辦檔案室的檔案管理工作，包括各類文件、資料、記錄等的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則政府辦檔案室對全辦檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映政府各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理和保管政府工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、工作秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本辦檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)全辦檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和霉變。4.開展檔案的鑒定工作，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.積極開發(fā)檔案信息資源，為政府各項工作提供檔案資料查詢、借閱等服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全辦人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，按照檔案管理要求，定期向檔案室移交應(yīng)歸檔的文件材料。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，配合檔案室做好檔案的收集、整理、移交等工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，在工作中妥善保管本部門的檔案資料，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。4.根據(jù)工作需要，及時向檔案室提出檔案查閱、借閱申請，確保檔案的合理利用。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本辦工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本辦形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、合同、協(xié)議、統(tǒng)計報表等。3.本辦召開的各類會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。4.本辦領(lǐng)導(dǎo)參加各類活動形成的講話稿、發(fā)言稿、記錄等。5.本辦工作人員在工作中形成的重要文件、資料、調(diào)研成果等。6.反映本辦工作歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等方面的文件材料。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁或損毀。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其真實性和可讀性。4.各部門應(yīng)定期將收集的文件材料進(jìn)行整理，向檔案室移交。移交時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明文件材料的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。（三）整理方法1.分類檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類。年度分類法：將檔案按其形成的年度進(jìn)行劃分。機(jī)構(gòu)（問題）分類法：根據(jù)文件材料的來源、內(nèi)容所涉及的機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行分類。保管期限分類法：按照檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號采用“年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限流水號”的形式，例如：2023綜合科永久第001號。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并根據(jù)檔案的增減情況及時進(jìn)行更新。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補。四、檔案的保管（一）保管場所檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間作為保管場所。檔案室應(yīng)配備必要的檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等設(shè)備和用品。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.做好檔案的溫濕度控制工作，保持檔案室溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原存儲介質(zhì)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。5.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。（三）檔案的保護(hù)措施1.對珍貴檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制、裱糊等。2.定期對檔案進(jìn)行消毒、殺蟲處理，防止檔案遭受蟲害和霉變。3.加強(qiáng)對檔案室的安全保衛(wèi)工作，安裝必要的防盜、防火、監(jiān)控等設(shè)備，確保檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以維護(hù)檔案的完整與安全為前提、便于利用的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出存毀意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度等進(jìn)行全面審查，分析其歷史價值和現(xiàn)實利用價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本辦的實際情況，確定檔案的保管期限。3.對已到保管期限的檔案進(jìn)行重點鑒定，對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀清單》?！稒n案銷毀清單》應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.將《檔案銷毀清單》報本辦領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和相關(guān)檢索工具中注明銷毀情況，并將《檔案銷毀清單》作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本辦工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱本辦檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱本辦檔案。（二）利用方式1.查閱本辦工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案室指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱完畢后應(yīng)及時歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案室負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需要延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后應(yīng)及時歸還檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用登記檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）目的、檔案名稱、數(shù)量、查閱（借閱）期限等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計。（四）保密規(guī)定1.查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和本辦的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對于涉及國家機(jī)密、工作秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和公開。3.檔案利用完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并對檔案進(jìn)行清點和檢查，確保檔案的完整和安全。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理工作的效率和水平，方便檔案的查閱和利用，為政府決策提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整，便于存儲和檢索。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全防護(hù)等功能。3.電子檔案存儲與管理電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。同時，應(yīng)建立電子檔案的分類、編號、索引等管理制度，確保電子檔案的規(guī)范化管理。（三）信息化管理要求1.加強(qiáng)檔案信息化人才隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的