PAGE文物保護(hù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織文物保護(hù)檔案的管理，確保文物保護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮文物保護(hù)檔案在文物保護(hù)、研究、利用等工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及文物保護(hù)工作所形成的各類檔案的管理，包括但不限于文物的征集、收藏、保管、展示、研究等過程中產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：文物保護(hù)檔案應(yīng)如實反映文物保護(hù)工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理文物保護(hù)工作各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案的完整性，不遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：對文物保護(hù)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和排列，使其具有系統(tǒng)性，便于檢索和利用。4.安全性原則：采取有效措施確保文物保護(hù)檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善文物保護(hù)檔案管理制度，并組織實施。2.對文物保護(hù)工作中形成的各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好文物保護(hù)檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案質(zhì)量。4.定期對文物保護(hù)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計和銷毀工作，確保檔案的時效性和準(zhǔn)確性。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理，保障檔案管理工作的正常開展。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在文物保護(hù)工作中形成的各類文件、資料、記錄等的收集、整理，并及時移交檔案管理部門歸檔。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成和管理，確保檔案的真實、完整和準(zhǔn)確。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，熟悉文物保護(hù)檔案管理業(yè)務(wù)。2.負(fù)責(zé)文物保護(hù)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。對破損、褪色等檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和利用效果反饋工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。5.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為文物保護(hù)工作提供有效的信息支持。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文物征集過程中的相關(guān)文件，如征集申請、征集協(xié)議、文物來源證明、鑒定報告等。2.文物收藏檔案，包括文物的基本信息（名稱、年代、質(zhì)地、尺寸、出土地點等）、收藏記錄、入藏憑證等。3.文物保管記錄，如文物的日常檢查記錄、保養(yǎng)維護(hù)記錄、環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)等。4.文物展示相關(guān)資料，如展覽策劃方案、展品清單、展示設(shè)計圖紙、展覽照片及影像資料等。5.文物研究成果，包括研究報告、學(xué)術(shù)論文、專家評審意見等。6.文物保護(hù)工作中涉及的法律法規(guī)文件、政策文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。7.與文物保護(hù)相關(guān)的會議記錄、工作匯報、請示批復(fù)等文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文物保護(hù)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、清晰，字跡工整，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.收集的檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求及時移交檔案管理部門，不得積壓或擅自留存。（三）整理方法1.分類：按照文物保護(hù)工作的業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容，將文物保護(hù)檔案分為征集檔案、收藏檔案、保管檔案、展示檔案、研究檔案、法規(guī)政策檔案等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級分類，如保管檔案可分為日常檢查檔案、保養(yǎng)維護(hù)檔案、環(huán)境監(jiān)測檔案等。2.編號：為每一份文物保護(hù)檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度和順序號等信息，便于管理和檢索。例如，“ZJ2023001”表示征集檔案類別中2023年度的第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，確保檔案的整齊、牢固。對于幅面較大的圖紙等資料，應(yīng)折疊成A4規(guī)格并妥善裝訂。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的文物保護(hù)檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核合格的檔案按照分類編號順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息。3.將檔案盒存放在檔案架上，建立檔案存放位置索引，便于查找和管理。4.同時，將檔案的電子版本存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并按照電子檔案管理要求進(jìn)行分類存儲和備份。（二）保管期限根據(jù)文物保護(hù)檔案的重要程度和保存價值，確定保管期限，分為永久、長期和短期。1.永久保管：涉及文物的重要歷史資料、珍貴文物的相關(guān)檔案、具有重大歷史意義和研究價值的檔案等，應(yīng)永久保存。2.長期保管：一般文物的檔案、文物保護(hù)工作中的重要文件資料等，保管期限為30年至50年。3.短期保管：一般性的工作記錄、臨時性文件等，保管期限為10年至30年。（三）保管要求1.檔案庫房：設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房內(nèi)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。2.檔案裝具：使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，檔案裝具應(yīng)堅固耐用，便于檔案的存放和查找。3.檔案保管：定期對檔案進(jìn)行清點和檢查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。對破損、褪色、字跡模糊等檔案及時進(jìn)行修復(fù)和處理。同時，做好檔案的防火、防潮、防蟲等日常維護(hù)工作。4.電子檔案保管：建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進(jìn)行備份，并分別存儲在不同的介質(zhì)和地點。對電子檔案的存儲設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全存儲和可讀取性。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱文物保護(hù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的及所需檔案清單，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及文物保護(hù)工作的重要事項或機(jī)密信息的檔案，查閱申請人還需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱文物保護(hù)檔案的，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱目的、范圍和用途等，經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定。（二）查閱程序1.檔案管理人員根據(jù)審批后的《檔案查閱申請表》，查找并提供所需檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用反饋1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用效果反饋機(jī)制，對檔案查閱和利用情況進(jìn)行跟蹤。2.查閱人員在利用檔案后，應(yīng)及時向檔案管理部門反饋利用效果，如檔案對工作的幫助程度、存在的問題等。3.檔案管理部門根據(jù)利用反饋情況，對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和改進(jìn)，不斷提高檔案的服務(wù)質(zhì)量和利用價值。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期的文物保護(hù)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，按照國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定檔案清單。2.鑒定小組對擬鑒定檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。3.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。對于紙質(zhì)檔案，一般采用焚燒或粉碎等方式銷毀；對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。（五）銷毀監(jiān)督檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定程序進(jìn)行。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立文物保護(hù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為文物保護(hù)工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對文物保護(hù)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合文物保護(hù)檔案管理的信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱管理、鑒定銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的實際需求。3.數(shù)據(jù)安全：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，保障檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌