PAGE檔案室管理制度10篇一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負責集中管理各類檔案，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實、準確地反映公司各項業(yè)務活動的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、保管公司各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄和索引，方便檔案的查詢和利用。4.對檔案進行鑒定、統(tǒng)計和銷毀工作，確保檔案的質量和數量準確無誤。5.負責檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理工作效率。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案室。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案管理工作的正常開展。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。4.在工作中積極利用檔案資源，為公司各項決策提供依據。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.嚴格遵守檔案管理制度，認真履行檔案管理職責。3.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案質量。4.做好檔案的保管、保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.積極為公司各部門提供檔案利用服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。6.參與檔案信息化建設，負責檔案數據的錄入、維護和管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等相關文件材料。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議文件、記錄、決議等。3.公司各項規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件。4.公司年度工作計劃、總結、報告等文件。5.公司各類業(yè)務合同、協(xié)議、訂單等文件。6.公司財務報表、審計報告、稅務資料等文件。7.公司人事檔案、員工培訓記錄、績效考核資料等文件。8.公司項目申報、立項、驗收等文件材料。9.公司產品研發(fā)、生產、銷售等方面的文件材料。10.公司對外宣傳、廣告、公關等活動的文件材料。11.公司與政府部門、合作伙伴等往來文件材料。12.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門產生的文件材料，并進行分類整理。2.對于重要文件材料，應一式兩份或多份，分別保存于不同介質，確保檔案的安全性。3.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。4.對電子文件應進行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、時間、內容等因素進行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查詢。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于快速查找檔案。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間作為保管場所。2.檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質檔案應按照分類編號順序排列，存放在檔案柜中，并定期進行檢查和整理。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份。備份應采用異地存儲或多種存儲介質相結合的方式，確保數據的安全性。3.對于重要的檔案，應采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設立、變更、注銷等相關文件材料，公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議文件、記錄、決議等，公司各項規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件，公司年度工作計劃、總結、報告等文件，公司財務報表、審計報告、稅務資料等文件，公司人事檔案等。3.長期保管的檔案主要包括公司各類業(yè)務合同、協(xié)議、訂單等文件，公司項目申報、立項、驗收等文件材料，公司產品研發(fā)、生產、銷售等方面的文件材料，公司對外宣傳、廣告、公關等活動的文件材料，公司與政府部門、合作伙伴等往來文件材料等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括一般性的文件材料，保管期限為[X]年。（四）檔案的清查1.檔案室應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量和質量準確無誤。2.清查內容包括檔案的數量、保管狀況、利用情況等，發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。3.清查結束后，應編制檔案清查報告，上報公司領導。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司員工因個人學習、研究等需要查閱、借閱檔案。3.外單位因工作需要查閱、借閱公司檔案，須經公司領導批準。（二）利用手續(xù)1.查閱、借閱檔案應填寫《檔案查閱、借閱申請表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號、用途、期限等信息。2.《檔案查閱、借閱申請表》經部門負責人簽字同意后，報檔案室審批。3.檔案室根據審批意見，為查閱、借閱人員提供檔案，并辦理查閱、借閱登記手續(xù)。4.查閱、借閱人員應在規(guī)定的期限內歸還檔案，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應保持檔案的整潔和完整，不得隨意涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱人員應在檔案室指定的地點進行查閱、借閱，不得將檔案帶出檔案室。如需帶出檔案室，須經檔案室負責人批準，并辦理相關手續(xù)。3.查閱、借閱人員應對檔案內容嚴格保密，不得泄露給無關人員。4.外單位查閱、借閱公司檔案，應按照國家有關保密規(guī)定進行管理，并在規(guī)定的期限內歸還檔案。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導的原則。2.根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行綜合鑒定。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、各部門檔案管理人員及相關業(yè)務人員組成。2.檔案鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，根據檔案的內容、來源、時間等因素，判斷其保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其重要程度和利用價值。3.效益評估法：評估檔案對公司各項工作的效益和作用，判斷其是否需要繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經公司領導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字，并將《檔案銷毀清單》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案服務。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數據錄入等工作，將紙質檔案轉化為電子檔案。2.檔案管理系統(tǒng)建設：選用適合公司檔案管理需求的檔案管理軟件，建立檔案管理數據庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。3.網絡建設：建立檔案管理內部網絡，實現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。4.安全保障體系建設：建立檔案信息化安全保障體系，采取數據備份、加密存儲、用戶認證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.嚴格按照檔案信息化管理系統(tǒng)的操作流程進行檔案的錄入、檢索、利用等工作，確保檔案信息的準確性和及時性。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。4.加強對檔案信息化設備的管理，定期進行檢查和維護，確保設備的正常運行。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案的數量統(tǒng)計，包括各類檔案的數量、保管期限、密級等信息。2.檔案的利用情況統(tǒng)計，包括查閱、借閱檔案的數量、人次、用途等信息。3.檔案的鑒定與銷毀情況統(tǒng)計，包括鑒定檔案的數量、銷毀檔案的數量、銷毀原因等信息。（二）統(tǒng)計方法1.定期統(tǒng)計：檔案室應每月、每季度、每年對檔案的數量、利用情況、鑒定與銷毀情況等進行統(tǒng)計，并編制統(tǒng)計報表。2.專項統(tǒng)計：根據公司檔案管理工作的需要，對特定的檔案項目或工作進行專項統(tǒng)計。（三）統(tǒng)計報表1.檔案統(tǒng)計報表應包括報表名稱、報表編號、統(tǒng)計時間、統(tǒng)計內容、統(tǒng)計數據等信息。2.檔案統(tǒng)計報表應及時報送公司領導和相關部門，為公司檔案管理決策提供依據。九、檔案保密管理（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案保密責任和保密措施。2.對涉及公司機密的檔案進行嚴格管理，限制查閱、借閱范圍，確保檔案信息不泄露。（二）保密措施1.對檔案管理人員進行保密培訓，提高保密意識和業(yè)務水平。2.在檔案查閱、借閱場所設置保密設施，防止檔