PAGE檔案信息化制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性、安全性和可利用性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案信息化管理過程中的行為規(guī)范和操作要求。（三）基本原則1.合法性原則：檔案信息化管理活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保檔案信息的合法合規(guī)使用。2.真實(shí)性原則：檔案信息應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司各類檔案信息，保證檔案資料的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案信息的存儲安全、傳輸安全和使用安全，防止信息泄露、丟失或損壞。5.便捷性原則：通過信息化手段提高檔案管理的效率和便捷性，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、調(diào)閱和利用。二、檔案信息化管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案信息化管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案信息化系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案信息的收集、整理、分類、著錄、數(shù)字化加工和存儲管理，保證檔案信息的質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)檔案信息化安全管理，制定安全策略和應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行安全檢查和風(fēng)險(xiǎn)評估，保障檔案信息安全。5.負(fù)責(zé)為公司各部門提供檔案信息查詢、借閱、利用等服務(wù)，協(xié)助開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作。6.負(fù)責(zé)組織開展檔案信息化培訓(xùn)工作，提高公司員工的檔案信息化意識和操作技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交檔案。2.負(fù)責(zé)配合檔案管理部門開展檔案信息化相關(guān)工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.負(fù)責(zé)本部門員工檔案信息化知識的培訓(xùn)和教育，提高員工對檔案管理工作的重視程度和操作技能。4.按照檔案管理部門的要求，正確使用檔案信息化系統(tǒng)，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱、歸還等管理制度，確保檔案信息安全。（三）員工職責(zé)1.遵守公司檔案信息化管理制度，積極配合檔案管理部門開展工作。2.及時(shí)將個(gè)人在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料整理歸檔，并移交所在部門。3.按照規(guī)定的流程和權(quán)限，正確使用檔案信息化系統(tǒng)查詢、借閱檔案信息，不得擅自更改、刪除或泄露檔案內(nèi)容。4.發(fā)現(xiàn)檔案信息存在問題或安全隱患時(shí)，及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。三、檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)與管理（一）系統(tǒng)規(guī)劃與建設(shè)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和檔案管理工作實(shí)際，制定檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃，明確系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)、功能模塊、技術(shù)架構(gòu)和實(shí)施步驟。2.在系統(tǒng)建設(shè)過程中，充分考慮檔案管理的業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和安全要求，選用先進(jìn)、成熟、穩(wěn)定的信息技術(shù)和軟件產(chǎn)品，確保系統(tǒng)的實(shí)用性、可靠性和擴(kuò)展性。3.系統(tǒng)建設(shè)完成后，組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行系統(tǒng)測試和驗(yàn)收，確保系統(tǒng)功能滿足設(shè)計(jì)要求，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，運(yùn)行穩(wěn)定可靠。（二）系統(tǒng)維護(hù)與管理1.建立檔案信息化系統(tǒng)維護(hù)管理制度，明確系統(tǒng)維護(hù)的責(zé)任部門和人員，定期對系統(tǒng)進(jìn)行巡檢、維護(hù)和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，設(shè)置系統(tǒng)用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制用戶對系統(tǒng)的訪問和操作，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。3.定期備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。4.及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問題，記錄故障發(fā)生的時(shí)間、現(xiàn)象、原因和處理過程，定期對系統(tǒng)故障進(jìn)行分析總結(jié)，采取有效措施預(yù)防故障再次發(fā)生。（三）系統(tǒng)升級與優(yōu)化1.關(guān)注信息技術(shù)發(fā)展動態(tài)和檔案管理業(yè)務(wù)需求變化，及時(shí)對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行升級和優(yōu)化，以提高系統(tǒng)的性能和功能。2.在系統(tǒng)升級和優(yōu)化前，制定詳細(xì)的實(shí)施方案，進(jìn)行充分的測試和評估，確保升級和優(yōu)化工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.系統(tǒng)升級和優(yōu)化完成后，組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使其熟悉新系統(tǒng)的功能和操作方法，確保系統(tǒng)的正常使用。四、檔案信息化業(yè)務(wù)流程（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和歸檔范圍，及時(shí)收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集人員應(yīng)定期對收集到的文件材料進(jìn)行整理和核對，剔除重復(fù)、無效的文件，并按照一定的順序進(jìn)行排列。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名和存儲。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，確定檔案的類別、保管期限和密級。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行編目、裝訂，編制檔案目錄和索引，便于查找和利用。3.對電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理。（三）檔案數(shù)字化加工1.根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要，對部分重要檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子圖像或文本信息。2.數(shù)字化加工過程應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。包括掃描分辨率、圖像格式、色彩模式等應(yīng)符合要求，同時(shí)要進(jìn)行圖像去污、裁剪、糾偏等處理。3.對數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量抽檢，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。（四）檔案存儲1.檔案管理部門應(yīng)建立安全可靠的檔案存儲系統(tǒng)，對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行分類存儲。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在符合檔案保管要求的庫房內(nèi)，保持庫房的溫濕度適宜，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。同時(shí)，要定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（五）檔案檢索與利用1.建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，通過檔案信息化系統(tǒng)提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、文號、題名等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行，用戶需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容和期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)用戶的申請，及時(shí)提供檔案信息，并做好借閱登記和跟蹤管理工作。借閱期限屆滿后，用戶應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。4.對于需要復(fù)印、掃描等方式利用檔案的，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行操作，并對利用情況進(jìn)行記錄。（六）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組，對檔案進(jìn)行逐卷審查和鑒定。3.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。五、檔案信息化安全管理（一）安全策略制定1.制定檔案信息化安全策略，明確安全管理目標(biāo)、原則和措施，確保檔案信息在存儲、傳輸和使用過程中的安全。2.安全策略應(yīng)包括網(wǎng)絡(luò)安全策略、數(shù)據(jù)安全策略、用戶認(rèn)證與授權(quán)策略、安全審計(jì)與監(jiān)控策略等內(nèi)容。（二）網(wǎng)絡(luò)安全管理1.加強(qiáng)公司網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問和攻擊。2.對公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分段管理，嚴(yán)格控制不同區(qū)域之間的網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，防止內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全事件的發(fā)生。3.定期對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的正常運(yùn)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理網(wǎng)絡(luò)故障和安全隱患。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，采用先進(jìn)的加密算法，確保數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的保密性和完整性。2.建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，定期備份檔案數(shù)據(jù)，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在數(shù)據(jù)遭受破壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。3.加強(qiáng)對數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的管理，定期對存儲介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止介質(zhì)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，對存儲介質(zhì)的使用和報(bào)廢進(jìn)行嚴(yán)格登記和管理。（四）用戶認(rèn)證與授權(quán)管理1.建立用戶認(rèn)證機(jī)制，采用用戶名、密碼、數(shù)字證書等多種認(rèn)證方式，確保用戶身份的真實(shí)性和合法性。2.根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限需求，設(shè)置不同的系統(tǒng)用戶角色和權(quán)限，嚴(yán)格控制用戶對檔案信息的訪問和操作權(quán)限。3.定期對用戶賬號進(jìn)行清理和審核，刪除長期未使用的賬號，對權(quán)限變更的用戶及時(shí)調(diào)整其系統(tǒng)權(quán)限。（五）安全審計(jì)與監(jiān)控1.建立檔案信息化安全審計(jì)系統(tǒng)，對系統(tǒng)操作日志、用戶訪問記錄、數(shù)據(jù)修改情況等進(jìn)行全面審計(jì)和監(jiān)控。2.定期對安全審計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)和違規(guī)行為，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.加強(qiáng)對安全審計(jì)人員的培訓(xùn)和管理，提高其安全審計(jì)技能和水平，確保安全審計(jì)工作的有效開展。六、檔案信息化培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.根據(jù)公司檔案信息化建設(shè)的需要和員工的實(shí)際情況，制定年度檔案信息化培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、方式和時(shí)間安排。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)涵蓋檔案信息化基礎(chǔ)知識、系統(tǒng)操作技能、安全管理要求以及相關(guān)法律法規(guī)等方面的內(nèi)容，以滿足不同層次員工的培訓(xùn)需求。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開展檔案信息化培訓(xùn)工作，培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、現(xiàn)場演示等多種形式。2.培訓(xùn)過程中，應(yīng)注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，通過實(shí)際操作演練，使員工熟悉檔案信息化系統(tǒng)的操作流程和方法，提高員工的實(shí)際操作能力。3.建立培訓(xùn)檔案，記錄員工的培訓(xùn)情況，包括培訓(xùn)時(shí)間、內(nèi)容、考核成績等信息，作為員工檔案信息化知識和技能考核的依據(jù)。（三）教育宣