PAGE檔案室配備制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本制度規(guī)范。本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為準(zhǔn)則。（二）適用范圍本制度適用于公司各類檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作環(huán)節(jié)，涵蓋公司在經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)活動(dòng)、技術(shù)研發(fā)、行政管理等方面形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的檔案。（三）制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定，確保公司檔案管理工作合法合規(guī)，符合行業(yè)要求。二、檔案室職責(zé)（一）檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定并完善公司檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)控和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。（二）業(yè)務(wù)指導(dǎo)職責(zé)1.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助各部門建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案整理方法和流程。2.組織開展檔案管理培訓(xùn)工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理技能，確保各部門檔案管理工作的質(zhì)量和水平。（三）檔案利用服務(wù)職責(zé)1.為公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)準(zhǔn)確地提供相關(guān)檔案資料，支持公司各項(xiàng)工作的開展。2.積極拓展檔案利用渠道，探索檔案信息資源的開發(fā)利用方式，為公司的決策、經(jīng)營(yíng)、管理等提供有力的信息支持。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件，包括工商登記資料、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的文件，如年度工作計(jì)劃、總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、合同協(xié)議、市場(chǎng)營(yíng)銷資料等。3.公司生產(chǎn)活動(dòng)中形成的文件，包括生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件、設(shè)備維護(hù)記錄、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.公司技術(shù)研發(fā)活動(dòng)中形成的文件，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、技術(shù)方案、專利申請(qǐng)文件、技術(shù)圖紙等。5.公司行政管理活動(dòng)中形成的文件，如行政公文、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、培訓(xùn)記錄、考勤記錄、辦公用品采購(gòu)文件等。6.公司對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)中形成的文件，如宣傳資料、新聞報(bào)道、參展資料、合作協(xié)議等。7.公司員工個(gè)人在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件，如工作成果報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、技術(shù)創(chuàng)新資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的各類文件資料，并定期移交至檔案室。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)移交。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意對(duì)文件資料的原始性和真實(shí)性進(jìn)行審核，確保收集的文件資料符合檔案管理要求。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通，進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的文件資料，應(yīng)在文件辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交至檔案室。2.年度終了后，各部門應(yīng)在次年[X]月[X]日前將上一年度形成的各類文件資料整理齊全并移交至檔案室。3.公司重大活動(dòng)、項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)或項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)將形成的文件資料移交至檔案室。四、檔案整理及分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于檔案的鑒定和管理。3.便于保管和保密，確保檔案的安全。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按年度分開，每個(gè)年度內(nèi)的檔案再按機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類。2.機(jī)構(gòu)（問題）分類法：根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或檔案內(nèi)容所反映的問題，將檔案分為若干類別。3.保管期限分類法：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。（三）整理流程1.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行裱糊、修補(bǔ)，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。2.分類：按照分類方法，對(duì)檔案進(jìn)行分類。3.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的查找和管理。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速檢索檔案。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管方式，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等，確保檔案的安全。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的完整性和可用性。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為[X]年。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。（四）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息是否準(zhǔn)確，檔案是否完整、有無損壞、丟失等情況。3.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充檔案、修復(fù)損壞檔案、調(diào)整檔案保管位置等。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、研究等需要查閱、借閱本人工作中形成的檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可在檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，須填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案室提供的設(shè)備和材料，復(fù)制完成后，應(yīng)將復(fù)制件交檔案室核對(duì)、登記。（三）利用審批1.公司內(nèi)部各部門查閱、借閱檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批。2.公司員工查閱、借閱本人工作中形成的檔案，由本人所在部門負(fù)責(zé)人審批。3.外單位查閱公司檔案，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（四）利用登記1.檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、歸還時(shí)間等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)于反映公司主要職能活動(dòng)、基本歷史面貌、重要業(yè)務(wù)工作、重大事件等具有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.對(duì)于反映公司一般工作活動(dòng)、在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。4.對(duì)于反映公司局部工作活動(dòng)、在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。5.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）鑒定程序1.每年年初，檔案鑒定工作小組對(duì)公司檔案進(jìn)行全面清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案的保管期限和存毀意見。3.檔案鑒定工作小組對(duì)鑒定意見進(jìn)行集體討論，形成鑒定報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的處理，并將鑒定結(jié)果通知相關(guān)部門。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)為重復(fù)、多余或無效的檔案。3.因保管不善導(dǎo)致?lián)p壞、變質(zhì)且無法修復(fù)的檔案。（二）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行