PAGE圖書館檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強圖書館檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在圖書館各項工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于圖書館全體工作人員及與圖書館檔案管理相關的各類活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：圖書館檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映圖書館的各項工作和活動，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理圖書館在各個工作環(huán)節(jié)中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門圖書館設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌管理圖書館的各類檔案。檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理人員職責1.負責制定和完善圖書館檔案管理制度，并組織實施。2.按照檔案管理的規(guī)范要求，對圖書館各部門形成的檔案進行及時收集、整理、分類、編目和裝訂。3.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.建立檔案統(tǒng)計臺賬，準確統(tǒng)計檔案的數量、種類、利用情況等信息。6.積極為圖書館工作人員和讀者提供檔案查閱、借閱等服務，做好利用登記工作。7.參與圖書館檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。（三）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、完整。2.按照檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的分類、編號、裝訂等基礎工作，并定期向檔案管理部門移交。3.配合檔案管理部門開展檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍圖書館檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.行政管理檔案：圖書館的各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務管理檔案：圖書館的館藏建設規(guī)劃、圖書采購合同、編目數據、讀者借閱記錄、參考咨詢記錄、文獻檢索系統(tǒng)數據等。3.讀者服務檔案：讀者投訴與建議記錄、讀者活動方案與總結、讀者滿意度調查數據等。4.設備儀器檔案：圖書館的辦公設備、圖書采編設備、電子設備、消防設備等的購置合同、使用說明書、維修記錄等。5.基本建設檔案：圖書館的新建、擴建、改建項目的立項文件、設計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。（二）收集要求1.各部門應在工作完成后及時將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理部門。2.檔案材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對于電子文件，應按照國家有關電子檔案管理的規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.檔案管理部門按照檔案的形成規(guī)律和特點，對收集到的檔案進行分類整理。分類應遵循科學性、系統(tǒng)性和實用性原則，便于管理和利用。2.檔案分類一般采用年度機構問題分類法，即先按年度劃分，再按機構（部門）歸類，最后按問題（檔案類別）進行細分。3.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號格式可采用“年度+機構代碼+流水號”的形式。4.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索和查閱檔案。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應配備必要的消防設備、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設施，并定期進行檢查和維護。（二）檔案裝具1.檔案應采用符合國家標準的檔案盒、檔案柜等裝具進行存放。檔案盒應標明檔案類別、年度、機構等信息，便于查找和管理。2.檔案柜應排列整齊，編號清晰，便于存取檔案。檔案柜應定期進行清潔和檢查，防止檔案受損。（三）檔案保管期限1.根據國家有關規(guī)定和圖書館的實際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：反映圖書館主要職能活動和歷史面貌的，對圖書館工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案。長期保管的檔案：在較長時間內對圖書館工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年至50年。短期保管的檔案：在較短時間內對圖書館工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下。2.檔案保管期限的劃定應嚴格按照相關標準和規(guī)定執(zhí)行，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等。2.檢查周期一般為每年一次，如遇特殊情況（如自然災害、重大活動等）應及時進行檢查。3.對檢查中發(fā)現的問題，應及時采取措施進行處理，如修復受損檔案、調整保管環(huán)境等，確保檔案的安全和完整。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地分析、準確判定的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.鑒定工作應充分考慮檔案的現實利用價值和歷史保存價值，避免片面強調某一方面。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對擬銷毀的檔案進行審核和鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據檔案的保管期限、內容重要性、現實利用價值等因素，對檔案進行逐卷、逐件鑒定。2.對于保管期限已滿的檔案，應重點審查其是否仍具有查考利用價值。對于仍有利用價值的檔案，應延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應提出銷毀意見。3.在鑒定過程中，應充分聽取相關業(yè)務部門的意見，確保鑒定結果的客觀公正。（四）銷毀程序1.經鑒定小組審核同意銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.《檔案銷毀清冊》應經檔案管理部門負責人、圖書館分管領導審批簽字后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應指定專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀方式、時間、地點等信息。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應永久保存，作為檔案銷毀工作的憑證。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的正確使用和信息安全。2.積極為圖書館工作人員和讀者提供檔案利用服務，充分發(fā)揮檔案的作用。（二）利用范圍1.圖書館工作人員因工作需要，可查閱、借閱與其工作相關的檔案。2.讀者因研究、學習等正當理由，可按照規(guī)定查閱、借閱圖書館的相關檔案。3.外單位因工作需要查閱圖書館檔案的，應按照國家有關規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復印件。查閱時，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助和指導，并做好查閱登記工作。2.借閱：檔案利用者如需借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數量、用途、借閱期限等信息，經檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：檔案利用者如需復制檔案，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制檔案的名稱、數量、用途等信息，經檔案管理部門負責人審批后，按照規(guī)定進行復制。復制檔案應保證內容完整、清晰，與原件一致。（四）利用登記1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等情況進行詳細記錄。登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用方式、利用檔案名稱及數量等信息。2.利用登記記錄應妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計檔案利用情況。（五）歸還與催還1.檔案借閱者應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案。歸還時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱者的責任。2.檔案管理部門應定期對逾期未歸還的檔案進行催還，對催還無效的借閱者采取相應的措施，如暫停其借閱權限等。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立圖書館檔案信息管理系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務水平。2.通過信息化手段，實現檔案信息資源的共享，為圖書館工作人員和讀者提供更加便捷的檔案利用服務。（二）數字化檔案采集1.按照檔案數字化的標準和規(guī)范，對圖書館的紙質檔案、電子檔案等進行數字化采集。數字化采集應保證檔案內容的完整性、準確性和可讀性。2.對紙質檔案進行掃描時，應選擇合適的掃描設備和分辨率，確保掃描圖像清晰、完整。掃描后的圖像應進行圖像處理，如去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質量。3.對電子檔案進行格式轉換和元數據提取，確保電子檔案能夠在檔案信息管理系統(tǒng)中正常存儲和利用。（三）檔案信息管理系統(tǒng)建設1.選用功能強大、安全可靠的檔案信息管理系統(tǒng)，滿足圖書館檔案管理的各項需求。檔案信息管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、檢索、借閱管理、統(tǒng)計分析、權限控制等功能。2.在檔案信息管理系統(tǒng)中建立檔案數據庫，將數字化檔案信息錄入數據庫，實現檔案信息的集中存儲和管理。數據庫應定期進行備份，確保數據的安全。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)的用戶權限管理機制，根據用戶的工作職責和權限，設置不同的訪問級別和操作權限，確保檔案信息的安全。（四）檔案信息安全管理1.加強檔案信息安