PAGE檔案查閱利用制度制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案的管理，規(guī)范檔案查閱利用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案查閱利用的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱利用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案查閱利用過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.服務工作原則：以服務公司各項工作為出發(fā)點，合理提供檔案查閱利用服務，提高工作效率。二、檔案的分類與保管（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案、科技檔案等類別。各類檔案根據(jù)其性質、來源、時間等因素進行細分和編號，以便于管理和查找。（二）檔案保管1.設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。2.對檔案進行定期清查和盤點，核對檔案數(shù)量、完整性及保管狀況，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。3.按照檔案保管期限的要求，對到期檔案進行鑒定和處置，確保檔案保管的合理性和有效性。三、檔案查閱利用的申請與審批（一）申請流程1.查閱利用檔案的部門或個人，需填寫《檔案查閱利用申請表》，詳細說明查閱利用的目的、內(nèi)容、范圍、時間等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作實際情況，對申請的必要性和合理性進行審查，并簽署意見。（二）審批權限1.一般性檔案查閱利用申請，由所在部門負責人審批。2.涉及重要機密或敏感信息的檔案查閱利用申請，需經(jīng)公司分管領導審批。3.涉及公司核心檔案或重大事項的檔案查閱利用申請，須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）審批結果反饋審批通過后，由檔案管理部門將審批結果通知申請部門或個人，并告知查閱利用的相關注意事項。四、檔案查閱利用的方式與要求（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：申請人可到檔案管理部門指定的場所，在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱檔案。2.復制查閱：對于確有需要的檔案內(nèi)容，經(jīng)審批同意后，可進行復制。復制方式包括復印、掃描打印等，復制件應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（二）查閱要求1.查閱人員必須遵守檔案庫房的管理制度，保持安靜，愛護檔案及查閱場所的設施設備。2.查閱檔案時，應按照檔案管理部門指定的范圍和順序進行，不得擅自翻閱、抽取、涂改、損毀檔案。3.如需摘錄或引用檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進行，摘錄或引用的內(nèi)容應準確無誤。（三）利用要求1.檔案利用應嚴格按照申請目的使用，不得擅自擴大使用范圍或用于其他非工作目的。2.利用檔案過程中形成的相關記錄，如查閱記錄、復制清單等，應妥善保存，以備后續(xù)查詢和審計。五、檔案查閱利用的登記與記錄管理（一）登記內(nèi)容檔案查閱利用過程中，檔案管理人員應詳細記錄以下信息：查閱利用日期、申請人姓名、所在部門、查閱利用目的、查閱檔案名稱及編號、查閱利用方式、審批意見、歸還日期等。（二）記錄方式采用紙質登記簿和電子記錄相結合的方式進行登記。紙質登記簿應妥善保存，以備隨時查閱；電子記錄應定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）記錄保存期限檔案查閱利用記錄的保存期限應與檔案的保管期限相一致，以便在需要時能夠追溯檔案的查閱利用情況。六、檔案查閱利用的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案庫房應安裝監(jiān)控設備，確保查閱利用過程處于監(jiān)控范圍內(nèi)，防止發(fā)生安全事故。2.查閱利用結束后，檔案管理人員應及時對檔案進行清點和整理，確保檔案的存放秩序和安全。（二）保密措施1.對涉及公司機密的檔案，應嚴格限制查閱利用范圍，查閱人員必須簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.檔案管理人員應對檔案內(nèi)容嚴格保密，不得向無關人員透露檔案信息。3.在檔案查閱利用場所，應采取必要的隔離措施，防止檔案信息被無關人員獲取。七、檔案查閱利用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案查閱利用制度的執(zhí)行情況進行審計檢查，并出具審計報告。2.檔案管理部門應定期對檔案查閱利用情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部監(jiān)督積極配合國家有關部門及行業(yè)監(jiān)管機構的監(jiān)督檢查，如實提供檔案查閱利用相關資料，接受外部監(jiān)督。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱利用檔案。2.超出審批范圍查閱利用檔案。3.擅自復制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。4.損毀、丟失檔案。5.在檔案查閱利用過程中違反安全保密規(guī)定。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，給予警告，并責令限期整改。2.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，視情況給予通報批評、扣發(fā)績效獎金等處理。3.對于嚴重違規(guī)行為，造成公司重大損失或不良影響的，依法依規(guī)追究相關人員的法律責任。九、附則（一）解釋權本制