PAGE經(jīng)信局檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)經(jīng)信局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于經(jīng)信局機(jī)關(guān)各科室、下屬事業(yè)單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)完整原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映本局各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）局辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本局各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各科室和下屬事業(yè)單位的檔案工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作。6.做好檔案庫房的安全管理工作，確保檔案的安全。（二）各科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交局辦公室歸檔。2.配合局辦公室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。3.按照檔案管理要求，做好本科室檔案的日常管理和保密工作。（三）下屬事業(yè)單位職責(zé)1.參照局機(jī)關(guān)檔案管理制度，負(fù)責(zé)本單位檔案的管理工作。2.及時(shí)向局辦公室移交應(yīng)歸檔的檔案，并接受局辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.積極配合局辦公室開展檔案的查閱、利用等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類政策文件、規(guī)劃計(jì)劃、工作方案、會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告等。3.本局召開的各類會(huì)議形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、記錄等。4.本局開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如項(xiàng)目申報(bào)、審批文件，企業(yè)調(diào)研報(bào)告，行業(yè)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。5.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。6.本局干部職工的任免、考核、獎(jiǎng)懲等人事文件材料。7.本局財(cái)務(wù)工作中形成的各類報(bào)表、憑證、賬簿等文件材料。8.本局組織的各類培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、調(diào)研等活動(dòng)形成的文件材料。9.本局獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案的相關(guān)材料。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室和下屬事業(yè)單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.定期將收集的文件材料移交局辦公室，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類。2.科技檔案：按照項(xiàng)目類別保管期限分類。3.會(huì)計(jì)檔案：按照年度類別保管期限分類。4.人事檔案：按照干部職工個(gè)人分類。5.實(shí)物檔案：按照類別年度分類。（二）整理方法1.文書檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)，將文件材料按年度、機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行排列。對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件目錄。按照文件順序裝訂成冊(cè)，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。編制檔案盒封面、盒脊，填寫相關(guān)信息。2.科技檔案對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行分類，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。按照項(xiàng)目進(jìn)展順序排列文件材料，進(jìn)行編號(hào)、編目。建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄和備考表。對(duì)重要項(xiàng)目檔案應(yīng)編制項(xiàng)目檔案總目錄。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類整理。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，填寫憑證封面和脊背信息。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按年度整理，編制賬簿目錄。財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按年度裝訂，填寫報(bào)告封面信息。編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。4.人事檔案按照干部職工個(gè)人檔案進(jìn)行整理，包括履歷材料、自傳材料、考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資待遇材料、任免材料等。對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄。建立人事檔案卷內(nèi)目錄和備考表。按照干部職工檔案管理規(guī)定，進(jìn)行檔案整理和裝訂。5.實(shí)物檔案對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行分類，如榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、印章等。每件實(shí)物應(yīng)拍攝照片，制作實(shí)物檔案卡片，填寫相關(guān)信息，包括名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時(shí)間、保管期限等。將實(shí)物檔案照片和卡片與實(shí)物一同存放，并建立實(shí)物檔案目錄。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.整理后的檔案應(yīng)分類準(zhǔn)確、排列有序、編目規(guī)范、裝訂整齊。3.檔案整理人員應(yīng)熟悉檔案整理業(yè)務(wù)，確保整理質(zhì)量。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.局辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備,如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）保管方式及要求1.文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)保管的方式。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.實(shí)物檔案應(yīng)妥善存放，確保實(shí)物的安全和完整。對(duì)易損實(shí)物應(yīng)采取必要的保護(hù)措施。3.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找。4.建立檔案保管臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各科室和下屬事業(yè)單位相關(guān)人員為成員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本局實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等進(jìn)行綜合評(píng)估，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。2.各科室和下屬事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)本科室和本單位保管的檔案進(jìn)行初步鑒定，提出鑒定意見。3.檔案鑒定工作小組對(duì)各科室和下屬事業(yè)單位提交的鑒定意見進(jìn)行審核，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定。4.根據(jù)鑒定結(jié)果，確定檔案的存毀，并編制檔案鑒定報(bào)告。5.對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計(jì)庫存數(shù)量等。2.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，包括查閱檔案的人次、卷次等。3.檔案庫房設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況統(tǒng)計(jì)，如空調(diào)使用時(shí)間、除濕機(jī)工作次數(shù)等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案數(shù)量、利用情況等進(jìn)行記錄。2.利用檔案管理軟件對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.對(duì)檔案庫房設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況進(jìn)行定期檢查和記錄，統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。2.定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，同時(shí)向本局領(lǐng)導(dǎo)和各科室通報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)情況。八、檔案利用（一）利用范圍1.本局干部職工因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱本局檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等依法查閱本局檔案。（二）利用手續(xù)1.本局干部職工查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到局辦公室查閱。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位查閱本局檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等依法查閱本局檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人審核后查閱。（三）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案庫房?jī)?nèi)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出庫房。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記復(fù)印、摘錄的內(nèi)容和用途。3.對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和利用，防止泄密。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立本局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等，形成電子檔案。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，包括檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能模塊。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行