PAGE人大檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)人大檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類檔案，包括但不限于會(huì)議文件、法律法規(guī)草案、代表議案建議、工作記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)真實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得篡改、偽造檔案。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率，為單位各項(xiàng)工作提供有力支持。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。5.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.對(duì)本單位各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.按照規(guī)定向國(guó)家綜合檔案館移交檔案，并做好相關(guān)交接工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，協(xié)助檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的真實(shí)、完整和安全，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。4.積極配合檔案管理部門開(kāi)展檔案利用工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、利用登記等，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，熟練掌握檔案管理技能和信息化技術(shù)。4.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出改進(jìn)建議，不斷完善檔案管理工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.本單位召開(kāi)的各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等，包括常委會(huì)會(huì)議、主任會(huì)議、專門委員會(huì)會(huì)議、工作會(huì)議等。2.本單位制定、修訂的法律法規(guī)草案、規(guī)范性文件、決議、決定等。3.人大代表提出的議案、建議、批評(píng)和意見(jiàn)及辦理情況。4.本單位開(kāi)展監(jiān)督、調(diào)研、視察等工作形成的文件、資料、報(bào)告等。5.本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等方面文件。6.本單位財(cái)務(wù)預(yù)決算、審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)清查等財(cái)務(wù)檔案。7.本單位與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等文件。8.本單位外事活動(dòng)中形成的文件、資料等。9.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門在工作中形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類，編制檔案分類方案。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等項(xiàng)目。4.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案整齊、牢固。5.按照檔案分類方案，將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。四、檔案分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類，分為永久、30年、10年三個(gè)保管期限，根據(jù)文件內(nèi)容涉及的機(jī)構(gòu)或問(wèn)題進(jìn)行二級(jí)分類。2.會(huì)議檔案：按照會(huì)議屆次會(huì)議名稱分類，如常委會(huì)會(huì)議第X屆第X次常委會(huì)會(huì)議。每個(gè)會(huì)議檔案再按照文件材料的性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分，如會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等。3.代表議案建議檔案：按照年度議案建議編號(hào)分類，每份議案建議檔案包括議案建議原文及辦理情況等材料。4.法律法規(guī)檔案：按照法律法規(guī)名稱頒布時(shí)間分類，對(duì)法律法規(guī)草案、修訂稿等相關(guān)材料進(jìn)行集中整理。5.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度類別分類，分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等類別。6.聲像檔案：按照載體形式年度內(nèi)容分類，如照片檔案按照拍攝時(shí)間、主題分類，錄音錄像檔案按照錄制時(shí)間、內(nèi)容分類。7.電子檔案：按照檔案類別年度保管期限分類，與紙質(zhì)檔案分類相對(duì)應(yīng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案：檔號(hào)由全宗號(hào)年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼件號(hào)組成。全宗號(hào)為本單位檔案全宗代碼；年度為文件形成年度；保管期限分別用“Y”（永久）、“30”（30年）、“10”（10年）表示；機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼根據(jù)檔案分類方案確定；件號(hào)為每份文件在該類別中的順序號(hào)。2.會(huì)議檔案：檔號(hào)由全宗號(hào)年度會(huì)議屆次會(huì)議名稱代碼材料序號(hào)組成。全宗號(hào)、年度含義同文書(shū)檔案；會(huì)議屆次用羅馬數(shù)字表示，如“X”屆；會(huì)議名稱代碼根據(jù)會(huì)議分類方案確定；材料序號(hào)為每份會(huì)議文件在該會(huì)議檔案中的順序號(hào)。3.代表議案建議檔案：檔號(hào)由全宗號(hào)年度議案建議編號(hào)組成。全宗號(hào)、年度含義同文書(shū)檔案；議案建議編號(hào)為人大代表提出的議案或建議的編號(hào)。4.法律法規(guī)檔案：檔號(hào)由全宗號(hào)法律法規(guī)名稱代碼頒布時(shí)間組成。全宗號(hào)含義同文書(shū)檔案；法律法規(guī)名稱代碼根據(jù)法律法規(guī)分類方案確定；頒布時(shí)間為法律法規(guī)正式頒布的時(shí)間。5.財(cái)務(wù)檔案：檔號(hào)由全宗號(hào)年度類別代碼案卷號(hào)組成。全宗號(hào)、年度含義同文書(shū)檔案；類別代碼根據(jù)財(cái)務(wù)檔案分類確定，如“KZ”（會(huì)計(jì)憑證）、“ZBK”（會(huì)計(jì)賬簿）等；案卷號(hào)為每個(gè)財(cái)務(wù)檔案案卷的順序號(hào)。6.聲像檔案：檔號(hào)由全宗號(hào)年度載體形式代碼主題代碼順序號(hào)組成。全宗號(hào)、年度含義同文書(shū)檔案；載體形式代碼如“ZP”（照片）、“LY”（錄音）、“LX”（錄像）等；主題代碼根據(jù)聲像檔案內(nèi)容主題確定；順序號(hào)為每份聲像檔案在該類別中的順序號(hào)。7.電子檔案：檔號(hào)與紙質(zhì)檔案檔號(hào)一致，在電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中通過(guò)關(guān)聯(lián)檔號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。同時(shí)，為每份電子檔案賦予唯一的電子標(biāo)識(shí)號(hào)，便于電子檔案的檢索和利用。五、檔案保管期限與鑒定（一）保管期限劃分1.永久保管：反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如本單位制定的重要法律法規(guī)草案、重大決策文件、機(jī)構(gòu)演變文件、重要會(huì)議記錄等。2.30年保管：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為30年保管。如本單位一般工作文件、年度工作計(jì)劃和總結(jié)、一般性會(huì)議文件等。3.10年保管：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有參考價(jià)值的檔案，列為10年保管。如本單位臨時(shí)性工作文件、短期培訓(xùn)資料、一般性報(bào)表等。（二）鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定方法與程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組根據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式、時(shí)間等因素，確定檔案的價(jià)值和保管期限。3.對(duì)確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。4.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，重新確定保管期限，并按照規(guī)定進(jìn)行整理和保管。六、檔案利用與借閱（一）利用范圍本單位工作人員因工作需要，可查閱、利用本單位檔案。外單位因工作需要查閱本單位檔案的，需按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、檔案名稱、檔號(hào)、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息。檔案利用登記冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享利用。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏、拼接等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類方案，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的檢索、查詢、利用等功能。（三）信息系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合本單位檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定等功能。2.建立檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)、優(yōu)化，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問(wèn)題。八、檔案安全管理（一）安全防護(hù)措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵等設(shè)備，確保檔案庫(kù)房安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)庫(kù)房出入情況和檔案保管狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，監(jiān)控記錄應(yīng)保存一定期限。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。（二）保密管理1.加強(qiáng)檔案保密教育，提高檔案管理人員和利用者的保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守保密制度。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、單位機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍，采取加密