PAGE科技檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科技檔案管理，確?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于科技檔案的有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的具有保存價(jià)值的科技文件材料的管理，包括但不限于項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究實(shí)驗(yàn)記錄、技術(shù)報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、專利文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的科技檔案管理部門，對科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.完整準(zhǔn)確原則科技文件材料的形成、積累和歸檔應(yīng)與科技項(xiàng)目的進(jìn)展同步，保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.有效利用原則充分開發(fā)和利用科技檔案資源，為公司的科研生產(chǎn)、技術(shù)創(chuàng)新、經(jīng)營管理等提供有力支持。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確?？萍紮n案的安全，防止檔案信息的泄露。二、科技檔案管理職責(zé)（一）科技檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)科技檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司科技檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司科技檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門科技文件材料的形成、積累和歸檔工作，對歸檔情況進(jìn)行檢查和考核。4.負(fù)責(zé)科技檔案的數(shù)字化建設(shè)，建立和維護(hù)科技檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。5.定期對科技檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后對失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。6.負(fù)責(zé)科技檔案的借閱、利用和統(tǒng)計(jì)工作，為公司內(nèi)部提供檔案查閱服務(wù)，按規(guī)定做好對外提供檔案的審核和登記工作。7.參與公司重大科技項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，對項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目科技文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照公司科技檔案管理要求，及時(shí)向檔案管理部門移交項(xiàng)目檔案，并對移交檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.在部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門科技文件材料的收集、整理和初步歸檔工作。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的科技文件材料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、利用等工作。三、科技文件材料的形成與積累（一）形成要求1.科技文件材料應(yīng)隨科技項(xiàng)目的進(jìn)展同步形成，做到真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。2.紙質(zhì)文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，字跡清晰，圖樣準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全。3.電子文件材料應(yīng)采用通用格式，確保能夠長期有效讀取，并按照規(guī)定進(jìn)行分類、命名和存儲。（二）積累范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段：包括項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件等。2.研究實(shí)驗(yàn)階段：實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、測試報(bào)告、數(shù)據(jù)分析等。3.設(shè)計(jì)階段：設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)計(jì)算書、技術(shù)說明書等。4.工藝階段：工藝流程圖、工藝規(guī)程、操作規(guī)程、質(zhì)量控制文件等。5.生產(chǎn)階段：原材料檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)記錄、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備運(yùn)行記錄等。6.項(xiàng)目驗(yàn)收階段：驗(yàn)收申請報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告、成果鑒定文件等。7.知識產(chǎn)權(quán)階段：專利申請文件、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記文件等。（三）積累方式1.建立項(xiàng)目文檔管理文件夾，按照項(xiàng)目進(jìn)度和文件類別進(jìn)行分類存放，定期整理。2.對于重要的科技文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管。3.在科技項(xiàng)目實(shí)施過程中，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的積累工作，確保文件材料的及時(shí)收集和整理。四、科技檔案的整理（一）整理原則1.遵循科技檔案的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用，按照項(xiàng)目、專業(yè)、時(shí)間等進(jìn)行分類整理。（二）整理方法1.項(xiàng)目檔案整理按照項(xiàng)目立項(xiàng)、研究實(shí)驗(yàn)、設(shè)計(jì)、工藝、生產(chǎn)、驗(yàn)收等階段，將項(xiàng)目形成的科技文件材料進(jìn)行分類整理。對每個(gè)階段的文件材料進(jìn)行編號，編制文件目錄，注明文件名稱、日期、編號、責(zé)任者等信息。將整理好的文件材料按照順序裝訂成冊，編寫頁碼，確保文件的整齊和牢固。2.專業(yè)檔案整理根據(jù)公司的專業(yè)分類，如機(jī)械、電子、化工等，將同類專業(yè)的科技文件材料進(jìn)行集中整理。按照專業(yè)特點(diǎn)和文件形成時(shí)間順序，對文件進(jìn)行分類、編號和編目。3.綜合檔案整理包括公司的科技管理文件、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、科技成果等綜合性文件材料的整理。按照文件的性質(zhì)和內(nèi)容，進(jìn)行分類、編號和編目，建立綜合檔案目錄。（三）整理要求1.整理后的科技檔案應(yīng)做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、目錄清晰、裝訂整齊。2.對于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.電子文件材料應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的整理要求進(jìn)行整理，建立電子文件目錄，并與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)。五、科技檔案的分類與編號（一）分類方法1.項(xiàng)目分類按照公司承擔(dān)的科技項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目作為一個(gè)獨(dú)立的類別。2.專業(yè)分類根據(jù)公司的專業(yè)領(lǐng)域，分為機(jī)械、電子、化工、材料等專業(yè)類別。3.時(shí)間分類按照科技文件材料的形成時(shí)間順序進(jìn)行分類，可分為年度、季度等。（二）編號規(guī)則1.項(xiàng)目編號采用項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件中的編號作為項(xiàng)目檔案的編號。2.專業(yè)編號按照公司制定的專業(yè)代碼進(jìn)行編號，如JX代表機(jī)械專業(yè)，DX代表電子專業(yè)等。3.文件編號在項(xiàng)目或?qū)I(yè)編號后，按照文件形成的順序進(jìn)行流水編號，如JX01001表示機(jī)械專業(yè)第1個(gè)項(xiàng)目的第1份文件。4.電子文件編號在紙質(zhì)文件編號后加上“E”，如JX01001E表示該紙質(zhì)文件對應(yīng)的電子文件。（三）編號管理1.編號應(yīng)保持唯一性和穩(wěn)定性，不得隨意更改。2.在科技檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)建立編號與檔案信息的關(guān)聯(lián)，確保編號的準(zhǔn)確性和可查詢性。3.對于新增項(xiàng)目或文件，應(yīng)按照編號規(guī)則及時(shí)進(jìn)行編號，并在檔案目錄和管理系統(tǒng)中進(jìn)行更新。六、科技檔案的編目（一）編目內(nèi)容1.案卷目錄包括案卷編號、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級等信息。2.文件目錄包括文件編號、文件題名、日期、責(zé)任者、頁數(shù)等信息。3.備考表記錄案卷內(nèi)文件的數(shù)量、整理情況、存在問題及處理意見等。（二）編目要求1.編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，便于查閱和利用。2.案卷題名應(yīng)簡明扼要，能夠準(zhǔn)確反映案卷的內(nèi)容。3.文件題名應(yīng)與文件內(nèi)容相符，避免使用簡稱和不規(guī)范的名稱。4.日期應(yīng)填寫文件的形成日期，責(zé)任者應(yīng)填寫文件的編制、審核、批準(zhǔn)等人員姓名。（三）編目方式1.手工編目對于紙質(zhì)檔案，采用手工填寫編目卡片，建立案卷目錄和文件目錄。2.計(jì)算機(jī)編目利用檔案管理軟件，錄入編目信息，生成電子編目數(shù)據(jù)，并打印輸出紙質(zhì)編目卡片。七、科技檔案的裝訂（一）裝訂范圍1.項(xiàng)目檔案中厚度超過20mm的文件材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂。2.專業(yè)檔案和綜合檔案中需要成冊保存的文件材料，也應(yīng)進(jìn)行裝訂。（二）裝訂要求1.拆除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。2.采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固，整齊美觀。3.對于幅面較大的圖紙，應(yīng)折疊成A4紙大小，并在折疊處加蓋騎縫章。4.裝訂后的文件材料應(yīng)平整，不得有壓字、掉頁等現(xiàn)象。（三）裝訂順序1.項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目文件材料的形成順序，依次裝訂成冊，先裝訂正文，后裝訂附件。2.專業(yè)檔案和綜合檔案按照文件的重要程度和形成時(shí)間順序，進(jìn)行裝訂。八、科技檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案庫房內(nèi)，采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，保持通風(fēng)、干燥、整潔。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立備份機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并異地存儲。（二）保管環(huán)境1.檔案庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全。（三）保管期限1.科技檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和利用價(jià)值，提出檔案保管期限的建議，經(jīng)檔案管理部門審核后確定。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對科技檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。4.對失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在銷毀清單上簽字。九、科技檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造、經(jīng)營管理等工作中需要查閱科技檔案的。2.公司對外提供技術(shù)服務(wù)、合作項(xiàng)目等需要提供科技檔案作為依據(jù)的。3.上級主管部門、政府部門等依法查閱公司科技檔案的。（二）利用流程1.查閱申請公司內(nèi)部人員查閱科技檔案，應(yīng)填寫《科技檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門。2.外部單位查閱外部單位查閱公司科技檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明查閱內(nèi)容、用途等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排查閱。3.查閱審批檔案管理部門收到查閱申請后，應(yīng)進(jìn)行審核，對于符合規(guī)定的申請，予以批準(zhǔn)，并告知查閱人查閱時(shí)間、地點(diǎn)等。4.查閱服務(wù)查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。5.歸還登記查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行核對和登記，確保檔案的完整和安全。（三）利用統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立科技檔案利用統(tǒng)計(jì)臺賬，對檔案的查閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解檔案的利用需求和趨勢，為檔案管理工作提供參考。十、科技檔案的保密與安全（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等的科技檔案進(jìn)行保密管理。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對查閱和利用檔案的人員進(jìn)行保密教育，要求其不得泄露檔案內(nèi)容。4.對檔案的存儲、傳輸?shù)冗^程采取加密等安