PAGE高校密封檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校密封檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，維護(hù)學(xué)校及師生的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各學(xué)院、部門及附屬單位在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的密封檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：確保檔案材料齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：對(duì)涉及個(gè)人隱私、學(xué)校機(jī)密等內(nèi)容的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到管理規(guī)范、流程清晰。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全校密封檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校密封檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各學(xué)院、部門及附屬單位的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）檔案形成部門各學(xué)院、部門及附屬單位是檔案形成的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.明確一名檔案工作負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織協(xié)調(diào)和日常管理。2.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，做好本部門各類檔案的收集、整理工作，確保檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.定期將整理好的檔案移交學(xué)校檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.配合學(xué)校檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，積極提供檔案利用線索。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、考試試卷、學(xué)生成績(jī)等。2.科研檔案：科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、論文著作、科研成果鑒定材料等。3.人事檔案：教職工履歷表、工資變動(dòng)表、考核材料、獎(jiǎng)懲材料等。4.行政管理檔案：學(xué)校各類會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、請(qǐng)示報(bào)告等。5.學(xué)生檔案：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)登記表等。6.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.基建檔案：工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。8.設(shè)備檔案：設(shè)備購(gòu)置合同、說明書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、維修記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和要求，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案材料整理歸檔，不得拖延積壓。對(duì)于重要的、緊急的檔案應(yīng)優(yōu)先收集整理。3.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體符合要求。嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料書寫檔案內(nèi)容。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如教學(xué)檔案可分為教學(xué)管理、課程建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)等類別；科研檔案可分為科研項(xiàng)目管理、科研成果等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂：將零散的檔案材料按照一定順序進(jìn)行排列，采用線裝、膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號(hào)、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案存放安全。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)方式，確保電子檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)和發(fā)展的觀點(diǎn)，從學(xué)校工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案工作人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件逐頁(yè)進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合學(xué)校的歷史發(fā)展、工作重點(diǎn)、未來規(guī)劃等因素，綜合分析檔案的價(jià)值。3.定期鑒定法：每隔一定時(shí)間（如五年）對(duì)檔案進(jìn)行一次全面鑒定，確保檔案鑒定工作的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映學(xué)校局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（五）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案題名、編號(hào)、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，并經(jīng)檔案形成部門和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)妥善保存，以備查考。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度，不得損害國(guó)家利益、學(xué)校利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)優(yōu)先原則：檔案管理部門應(yīng)樹立服務(wù)意識(shí)，積極為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案利用服務(wù)。3.規(guī)范有序原則：檔案利用工作應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，確保檔案利用工作的規(guī)范、有序。（二）利用范圍1.本校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱本人及其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱本校檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.涉及個(gè)人隱私、學(xué)校機(jī)密等內(nèi)容的檔案，利用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理，防止信息泄露。（三）利用方式1.查閱：利用者可在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案材料。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)檔案形成部門和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保存，以備查考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，能夠滿足學(xué)校檔案管理工作的實(shí)際需要。3.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范化管理，按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)行電子文件的收集、整理、歸檔和保管。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致、相互印證。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制學(xué)校建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各學(xué)院、部門及附屬單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案管理工作的組織建設(shè)情況，包括檔案工作負(fù)責(zé)人的配備、檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。3.檔案庫(kù)房的安全管理情況，包括防火、防潮、防蟲、防盜等措施的落實(shí)情況。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的