PAGE建筑企業(yè)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、項(xiàng)目部在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：對(duì)公司各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各種文件材料，應(yīng)全面收集、整理歸檔，不得遺漏。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、歸檔應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源。5.指導(dǎo)公司所屬各部門、項(xiàng)目部的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門、項(xiàng)目部職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、項(xiàng)目部在工作活動(dòng)中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交公司檔案管理部門歸檔。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門、項(xiàng)目部檔案管理的日常工作，確保檔案的及時(shí)收集和整理。3.配合公司檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案歸檔范圍（一）工程建設(shè)檔案1.工程項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.工程設(shè)計(jì)文件：包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等文件。3.工程施工文件：包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、工程變更通知等。4.工程監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.工程竣工驗(yàn)收文件：包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書、工程竣工圖等。（二）行政管理檔案1.公司文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、通知、通報(bào)等文件。2.會(huì)議文件：包括公司各類會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、決議、報(bào)告等文件。3.人事檔案：包括員工的招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、調(diào)動(dòng)、離職等人事資料。4.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.合同檔案：包括公司簽訂的各類合同、協(xié)議等文件。6.資質(zhì)證照檔案：包括公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等證照文件。（三）經(jīng)營(yíng)管理檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、客戶資料、招投標(biāo)文件等。2.項(xiàng)目成本檔案：包括項(xiàng)目預(yù)算、成本核算、成本分析等文件。3.物資管理檔案：包括物資采購(gòu)計(jì)劃、物資采購(gòu)合同、物資出入庫(kù)記錄、物資盤點(diǎn)報(bào)告等。4.設(shè)備管理檔案：包括設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備報(bào)廢處理記錄等。（四）其他檔案1.聲像檔案：包括公司各類活動(dòng)的照片、錄像、錄音等資料。2.電子檔案：包括公司在信息化建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)等資料。四、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門、項(xiàng)目部應(yīng)按照檔案歸檔范圍的要求，及時(shí)收集本部門、項(xiàng)目部在工作活動(dòng)中形成的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)重要文件材料，應(yīng)實(shí)行“一事一卷（件）”的原則進(jìn)行整理歸檔，便于查閱和利用。（二）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應(yīng)分類整理，做到類目清楚、編號(hào)準(zhǔn)確、裝訂整齊。2.工程建設(shè)檔案應(yīng)按照工程項(xiàng)目的建設(shè)程序和階段進(jìn)行分類整理，同一項(xiàng)目的不同階段文件應(yīng)分別組卷。3.行政管理檔案、經(jīng)營(yíng)管理檔案等應(yīng)按照文件的性質(zhì)、內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，同一類別的文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列。（三）文件材料的編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的原則，確保檔案編號(hào)的科學(xué)性和實(shí)用性。2.工程建設(shè)檔案編號(hào)應(yīng)按照工程項(xiàng)目名稱、階段、類別等進(jìn)行編制，例如：項(xiàng)目名稱前期文件001、項(xiàng)目名稱設(shè)計(jì)文件001等。3.行政管理檔案、經(jīng)營(yíng)管理檔案等編號(hào)應(yīng)按照檔案類別、年度、順序號(hào)等進(jìn)行編制，例如：行政管理公司文件2023001、經(jīng)營(yíng)管理市場(chǎng)營(yíng)銷2023001等。（四）文件材料的裝訂1.歸檔的文件材料應(yīng)采用A4紙打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。2.工程建設(shè)檔案中的圖紙應(yīng)折疊成A4紙大小，圖標(biāo)欄應(yīng)露在外面，便于查閱。3.聲像檔案應(yīng)按照一定的順序整理，并配以文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，存儲(chǔ)在磁性載體或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)注。（五）電子檔案的歸檔1.文件形成部門應(yīng)及時(shí)將具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行整理歸檔，電子文件的格式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方法進(jìn)行分類整理，并建立相應(yīng)的電子目錄，確保電子檔案的可檢索性。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案歸檔流程（一）文件材料的收集與整理1.各部門、項(xiàng)目部兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門、項(xiàng)目部文件材料的收集和整理工作，按照檔案歸檔要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等。2.兼職檔案員定期將整理好的文件材料移交公司檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。（二）檔案管理部門的接收與審核1.公司檔案管理部門收到各部門、項(xiàng)目部移交的文件材料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對(duì)不符合歸檔要求的文件材料，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改，直至符合要求為止。（三）檔案的歸檔與存儲(chǔ)1.經(jīng)審核合格的文件材料，檔案管理部門應(yīng)按照檔案編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，并將檔案存儲(chǔ)在專門的檔案庫(kù)房或電子存儲(chǔ)設(shè)備中。2.檔案管理部門應(yīng)建立檔案臺(tái)賬，對(duì)檔案的歸檔、借閱、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，查閱過(guò)程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。（三）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案的完整、無(wú)損。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案保管與保護(hù)（一）檔案庫(kù)房管理1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的規(guī)章制度、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等；長(zhǎng)期保管的檔案主要包括工程建設(shè)檔案、行政管理檔案等，保管期限為[X]年；短期保管的檔案主要包括一般性的文件材料，保管期限為[X]年。（三）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)填寫《檔案銷毀清單》，由檔案管理部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)銷，并在清單上簽字確認(rèn)。3.嚴(yán)禁擅自銷毀檔案，銷毀檔案的相關(guān)記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。八、檔案信息化管理（一）檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，并與公司其他信息系統(tǒng)進(jìn)行有效集成。（二）電子檔案的管理1.檔案管理部門應(yīng)按照電子檔案的歸檔要求，對(duì)電子