PAGE工程信息及檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程信息及檔案管理，確保工程信息的準(zhǔn)確、完整、及時(shí)傳遞與共享，規(guī)范工程檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，提高公司工程管理水平，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目，包括但不限于新建、改建、擴(kuò)建、裝修等各類工程建設(shè)項(xiàng)目。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程信息及檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，確保其真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過(guò)程的各類信息和文件資料，保證檔案的完整性。3.及時(shí)性原則：工程信息應(yīng)及時(shí)記錄和傳遞，檔案應(yīng)隨工程進(jìn)度同步整理歸檔。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的工程資料，應(yīng)嚴(yán)格保密。二、工程信息管理（一）信息分類與編碼1.分類標(biāo)準(zhǔn)工程前期信息：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。工程設(shè)計(jì)信息：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更等。工程施工信息：施工組織設(shè)計(jì)、施工進(jìn)度計(jì)劃、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、安全管理資料等。工程監(jiān)理信息：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等。工程物資信息：物資采購(gòu)合同、物資到貨驗(yàn)收記錄、物資出入庫(kù)憑證等。工程竣工驗(yàn)收信息：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工結(jié)算資料、工程質(zhì)量保修書等。2.編碼規(guī)則采用層次碼結(jié)構(gòu)，由類別碼、項(xiàng)目碼、順序碼等組成。類別碼：根據(jù)信息分類標(biāo)準(zhǔn)，用兩位數(shù)字表示不同的信息類別。項(xiàng)目碼：以工程項(xiàng)目編號(hào)為基礎(chǔ)，用四位數(shù)字表示具體項(xiàng)目。順序碼：按照信息產(chǎn)生的先后順序，用三位數(shù)字表示。（二）信息收集與傳遞1.收集責(zé)任各部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)工程信息的收集工作。項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)項(xiàng)目整體信息的收集，確保信息的全面性和準(zhǔn)確性。2.傳遞流程工程信息應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部信息管理系統(tǒng)或指定的文件傳輸渠道進(jìn)行傳遞。信息傳遞時(shí)，應(yīng)明確傳遞對(duì)象、傳遞內(nèi)容、傳遞時(shí)間要求等，并做好記錄。接收信息的部門或人員應(yīng)及時(shí)確認(rèn)信息的完整性和準(zhǔn)確性，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)反饋給信息傳遞部門。（三）信息存儲(chǔ)與維護(hù)1.存儲(chǔ)方式工程信息應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。對(duì)于重要的紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行掃描備份，并存入電子檔案系統(tǒng)。2.維護(hù)管理定期對(duì)工程信息進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。清理過(guò)期或無(wú)用的工程信息，保證信息存儲(chǔ)的有效性。三、工程檔案管理（一）檔案收集1.收集范圍工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。具體內(nèi)容按照國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及本制度的規(guī)定執(zhí)行。2.收集要求各部門和項(xiàng)目人員應(yīng)及時(shí)將各自工作中產(chǎn)生的工程檔案資料移交至檔案管理部門。檔案資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)、有效，簽字蓋章手續(xù)完備。（二）檔案整理1.分類整理根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，按照本制度規(guī)定的信息分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.編號(hào)裝訂為每份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)與信息編碼相對(duì)應(yīng)。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保管。（三）檔案歸檔1.歸檔流程檔案整理完成后，由檔案管理部門進(jìn)行審核，審核合格后辦理歸檔手續(xù)。歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案歸檔清單，注明檔案名稱、編號(hào)、歸檔日期等信息。2.歸檔期限工程前期檔案應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)后一個(gè)月內(nèi)歸檔。工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等過(guò)程中的檔案應(yīng)隨工程進(jìn)度及時(shí)歸檔，工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成全部檔案的歸檔工作。（四）檔案保管1.保管環(huán)境設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等重要文件。長(zhǎng)期保管的檔案期限一般為1050年，短期保管的檔案期限一般為5年以下。3.保管檢查定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（五）檔案利用1.利用申請(qǐng)公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.利用方式檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.利用登記對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用方式等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。四、工程信息及檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善工程信息及檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)工程信息及檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對(duì)各部門工程信息及檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.組織檔案管理人員的培訓(xùn)和考核。（二）項(xiàng)目管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程信息的收集、整理和傳遞，確保信息的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)移交項(xiàng)目檔案資料。3.配合檔案管理部門做好工程檔案的整理、歸檔和利用工作。（三）工程技術(shù)部門職責(zé)1.提供工程設(shè)計(jì)、施工等方面的技術(shù)資料，并確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)工程技術(shù)資料的形成、積累和整理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（四）物資管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)工程物資采購(gòu)、驗(yàn)收、保管等環(huán)節(jié)信息的收集和整理。2.及時(shí)向檔案管理部門移交物資管理檔案資料。（五）監(jiān)理單位職責(zé)1.按照監(jiān)理合同要求，做好工程監(jiān)理信息的收集、整理和歸檔工作。2.協(xié)助建設(shè)單位做好工程檔案的管理工作。（六）其他部門職責(zé)各部門應(yīng)按照本制度的要求，做好與工程信息及檔案管理相關(guān)的工作，確保本部門產(chǎn)生的工程信息和檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地移交和歸檔。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各部門工程信息及檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括信息收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立工程信息及檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門和相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括信息及檔案的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、規(guī)范性等方面。3.考核結(jié)果與部門和個(gè)人