PAGE招生就業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織招生就業(yè)檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在招生就業(yè)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及招生就業(yè)工作的所有部門及工作人員。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映招生就業(yè)工作的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與招生就業(yè)相關(guān)的各類資料，確保檔案資料的齊全。3.保密性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)，對涉及個人隱私、商業(yè)機密等信息予以保密。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案管理工作。二、檔案管理職責分工（一）招生就業(yè)部門1.負責制定招生就業(yè)檔案管理的工作計劃和方案。2.組織實施招生就業(yè)檔案的收集、整理、分類、歸檔等工作。3.對檔案資料進行審核，確保其真實性和準確性。4.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）檔案管理部門1.提供檔案管理的場地、設(shè)備和技術(shù)支持。2.指導(dǎo)招生就業(yè)部門進行檔案整理和歸檔工作。3.負責檔案的存儲、保管和維護，確保檔案安全。4.按照規(guī)定的程序辦理檔案的查閱、借閱等手續(xù)。（三）相關(guān)工作人員1.嚴格按照檔案管理要求，及時將工作中產(chǎn)生的各類資料移交至招生就業(yè)部門。2.在檔案管理工作中，遵守各項規(guī)章制度，履行保密義務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.招生計劃相關(guān)資料，包括上級部門下達的招生指標、學(xué)校制定的招生專業(yè)及人數(shù)等。2.招生簡章，涵蓋學(xué)校簡介、招生專業(yè)介紹、招生政策、錄取規(guī)則等內(nèi)容。3.考生報名信息，如報名表、身份證復(fù)印件、成績單等。4.招生宣傳資料，包括宣傳海報、宣傳單頁、招生視頻等。5.錄取相關(guān)資料，如錄取通知書、錄取名冊、考生電子檔案數(shù)據(jù)等。6.就業(yè)協(xié)議簽訂資料，包括畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書、用人單位信息等。7.就業(yè)推薦資料，如畢業(yè)生簡歷、就業(yè)推薦表、用人單位需求信息等。8.就業(yè)跟蹤資料，包括畢業(yè)生就業(yè)情況統(tǒng)計、用人單位反饋意見等。9.與招生就業(yè)相關(guān)的會議記錄、文件、通知等。（二）收集要求1.各部門和工作人員應(yīng)及時將各自工作中產(chǎn)生的資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的資料應(yīng)確保真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子資料，應(yīng)進行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲。（三）整理方法1.按照檔案的類別和時間順序進行分類。2.對每份檔案資料進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、來源等信息，便于查找和管理。4.對檔案資料進行裝訂或裝盒，保持整齊美觀。四、檔案的分類與歸檔（一）分類標準1.招生類：按照招生工作的流程和階段，分為招生計劃、宣傳、報名、錄取等類別。2.就業(yè)類：根據(jù)就業(yè)工作的環(huán)節(jié)，分為就業(yè)協(xié)議簽訂、推薦、跟蹤等類別。3.綜合類：包括與招生就業(yè)相關(guān)的政策文件、會議記錄、統(tǒng)計報表等。（二）歸檔流程1.招生就業(yè)部門整理好檔案資料后，填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、類別等信息。2.將檔案資料移交至檔案管理部門，雙方在移交清單上簽字確認。3.檔案管理部門按照分類標準，將檔案資料歸入相應(yīng)的檔案柜或存儲設(shè)備中，并更新檔案目錄。五、檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別和年度進行排列存放，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用裝盒或上架的方式進行保管；對于電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，并定期進行檢查和維護。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫時間、存放位置、保管期限等信息。（三）保管期限1.招生就業(yè)檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.一般情況下，招生類檔案保管期限為[X]年，就業(yè)類檔案保管期限為[X]年，綜合類檔案保管期限為[X]年。3.對于重要的、具有長期保存價值的檔案，應(yīng)適當延長保管期限。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門審核通過后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）借閱手續(xù)1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱原因、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立查閱與借閱登記臺賬，詳細記錄查閱或借閱的時間、人員、內(nèi)容、期限等信息。2.定期對查閱與借閱記錄進行整理和歸檔，以便查詢和統(tǒng)計。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及個人隱私、商業(yè)機密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格保密。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。3.查閱和借閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施正常運行。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取措施，保護檔案安全。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由招生就業(yè)部門和檔案管理部門共同組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行逐一審查。3.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對于確已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核同意銷毀的檔案，填寫檔案銷毀申請表，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)公司/組織負責人簽字批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀后，監(jiān)銷