PAGE小學(xué)生檔案室管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)小學(xué)生檔案室的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為學(xué)校教育教學(xué)及各項(xiàng)工作服務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及相關(guān)教育行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校小學(xué)生檔案室的檔案管理工作，包括但不限于學(xué)生學(xué)籍檔案、教師教學(xué)檔案、學(xué)校行政檔案、學(xué)?；顒?dòng)檔案等各類(lèi)與小學(xué)生相關(guān)的檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則小學(xué)生檔案室對(duì)學(xué)校各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私、學(xué)校機(jī)密等檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管和查閱利用，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)定期收集學(xué)校各部門(mén)、各年級(jí)組形成的各類(lèi)檔案資料，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目，確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案保管妥善保管檔案，做好檔案庫(kù)房的安全防護(hù)工作，包括防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等，定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.檔案查閱服務(wù)為學(xué)校各部門(mén)、教師、學(xué)生及其他相關(guān)人員提供檔案查閱服務(wù)，嚴(yán)格按照檔案查閱規(guī)定辦理查閱手續(xù)，確保檔案查閱的規(guī)范、有序。4.檔案信息化管理推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，將檔案資料錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理工作效率。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)校檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）各部門(mén)檔案管理職責(zé)1.明確兼職檔案員各部門(mén)應(yīng)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集、整理和移交工作。2.按時(shí)收集整理檔案兼職檔案員應(yīng)按照學(xué)校檔案管理要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案資料，并進(jìn)行初步整理，確保檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.定期移交檔案兼職檔案員應(yīng)定期將整理好的檔案資料移交至學(xué)校檔案室，交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等，辦理交接手續(xù)。（三）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.加強(qiáng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作，將檔案管理納入學(xué)校整體工作計(jì)劃，定期研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。2.提供必要保障為檔案管理工作提供必要的經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等支持，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。3.監(jiān)督檢查檔案管理工作對(duì)學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.學(xué)生學(xué)籍檔案包括學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片、成績(jī)報(bào)告單、獎(jiǎng)懲記錄、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等相關(guān)材料。2.教師教學(xué)檔案教師個(gè)人基本信息、教學(xué)工作計(jì)劃與總結(jié)、教案、教學(xué)課件、學(xué)生成績(jī)分析、教學(xué)研究成果、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。3.學(xué)校行政檔案學(xué)校工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.學(xué)?；顒?dòng)檔案學(xué)校組織的各類(lèi)文體活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、主題教育活動(dòng)等的方案、通知、照片、視頻、總結(jié)等資料。5.其他檔案學(xué)校與上級(jí)主管部門(mén)、社會(huì)各界的往來(lái)文件、捐贈(zèng)協(xié)議、校友資料等。（二）檔案收集要求1.及時(shí)收集各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)在工作完成后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的時(shí)效性。2.完整準(zhǔn)確收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.規(guī)范整理檔案資料應(yīng)按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，做到分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)有序、目錄清晰。（三）檔案整理方法1.分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類(lèi)法。即先按年度將檔案分為不同年份，再按機(jī)構(gòu)（部門(mén)）進(jìn)行分類(lèi)，最后根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定保管期限。2.編號(hào)規(guī)則按照分類(lèi)順序?yàn)槊恳环輽n案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類(lèi)別、年度、機(jī)構(gòu)等信息，便于查找和管理。例如：“XJ202301001”，其中“XJ”表示學(xué)生學(xué)籍檔案類(lèi)別，“2023”表示年度，“01”表示一年級(jí)組，“001”表示該組的第一份檔案。3.編目要求編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，確保目錄準(zhǔn)確、清晰，便于查閱。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.選址要求檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.面積與布局根據(jù)學(xué)校檔案管理的實(shí)際需求，合理確定檔案庫(kù)房的面積，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，并劃分出辦公區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。3.安全防護(hù)設(shè)施配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火設(shè)備（滅火器、消防栓等）、防潮設(shè)備（除濕機(jī)等）、防蟲(chóng)設(shè)備（防蟲(chóng)劑等）、防盜設(shè)備（門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等），確保檔案庫(kù)房的安全。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)順序存放在檔案架或檔案柜中，排列整齊，便于查找。不同年度、不同機(jī)構(gòu)的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并在檔案架或檔案柜上標(biāo)明標(biāo)識(shí)。2.電子檔案存儲(chǔ)電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案索引目錄，便于快速檢索和利用。（三）檔案保管期限1.永久保管凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如學(xué)校建校以來(lái)的重要文件、重大活動(dòng)記錄、學(xué)校發(fā)展規(guī)劃等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)根據(jù)其重要程度和保存價(jià)值確定保管期限。例如，學(xué)生學(xué)籍檔案中的畢業(yè)生登記表等可保管30年，學(xué)校一般性的行政文件可保管10年。（四）檔案保管檢查1.定期檢查檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，一般每季度進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、安全性、保管環(huán)境等情況。2.不定期抽查學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案保管情況進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案保管中存在的問(wèn)題。3.檢查記錄與處理每次檢查應(yīng)做好記錄，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。如檔案有破損、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；檔案保管環(huán)境不符合要求的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.校內(nèi)查閱學(xué)校各部門(mén)因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。查閱涉及學(xué)生個(gè)人隱私的檔案，需經(jīng)學(xué)生本人或其監(jiān)護(hù)人同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.校外查閱校外單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱本校檔案的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱內(nèi)容涉及學(xué)校機(jī)密的，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二）查閱手續(xù)1.填寫(xiě)申請(qǐng)表查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.審批簽字申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字審批后，方可到檔案室查閱檔案。3.登記備案檔案室管理人員應(yīng)對(duì)查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、檔案編號(hào)等信息，以備查考。（三）查閱要求1.限定范圍查閱查閱人應(yīng)在檔案室管理人員指定的區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.愛(ài)護(hù)檔案資料查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位。3.遵守保密規(guī)定查閱人對(duì)查閱過(guò)程中涉及的學(xué)校機(jī)密、學(xué)生個(gè)人隱私等信息應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。（四）檔案利用服務(wù)1.提供咨詢檔案室管理人員應(yīng)熱情為查閱人提供檔案咨詢服務(wù)，幫助查閱人了解檔案內(nèi)容和查閱方法，提高檔案利用效率。2.協(xié)助整理對(duì)于因工作需要對(duì)檔案進(jìn)行整理、編研的部門(mén)或個(gè)人，檔案室管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，共同做好檔案利用工作。3.反饋利用效果鼓勵(lì)查閱人對(duì)檔案利用情況進(jìn)行反饋，檔案室管理人員應(yīng)及時(shí)收集整理反饋意見(jiàn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.全面審查對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管期限等因素，確定檔案的保存價(jià)值。2.準(zhǔn)確判定依據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確判定檔案是否已失去保存價(jià)值，避免誤判。3.集體鑒定成立檔案鑒定小組，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、檔案室管理人員、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成，對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行集體鑒定，確保鑒定結(jié)果的公正性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定人員應(yīng)逐份審查檔案，根據(jù)檔案的實(shí)際情況確定其保存價(jià)值，不得僅依據(jù)檔案目錄或題名進(jìn)行鑒定。2.分析比較法將待鑒定檔案與同類(lèi)檔案進(jìn)行分析比較，判斷其保存價(jià)值的高低。例如，比較不同年份的學(xué)生成績(jī)檔案，看是否存在重復(fù)或價(jià)值不大的記錄。（三）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，清冊(cè)內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.審批簽字《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.組織銷(xiāo)毀在學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下，由檔案室管理人員會(huì)同相關(guān)部門(mén)人員對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.監(jiān)銷(xiāo)記錄銷(xiāo)毀過(guò)程中，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)做好記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。（四）銷(xiāo)毀后的管理銷(xiāo)毀后的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)作為檔案資料長(zhǎng)期保存，以備查考。同時(shí)，對(duì)銷(xiāo)毀檔案的相關(guān)信息應(yīng)進(jìn)行登記備案，確保檔案銷(xiāo)毀工作的規(guī)范、有序。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.提高管理效率通過(guò)檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、高效利用，減少人工查找檔案的時(shí)間和工作量，提高檔案管理工作效率。2.優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量利用信息化手段為學(xué)校各部門(mén)、教師、學(xué)生及其他相關(guān)人員提供更加便捷、高效的檔案查閱服務(wù)，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。3.加強(qiáng)檔案安全建立完善的電子檔案安全管理體系，確保電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全，防止電子檔案信息泄露。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)選型根據(jù)學(xué)校檔案管理的實(shí)際需求，選擇功能強(qiáng)大、安全可靠、操作簡(jiǎn)便的檔案信息化管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能模塊。2.數(shù)據(jù)錄入將紙質(zhì)檔案資料按照檔案整理要求進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。錄入過(guò)程中應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核。3.系統(tǒng)維護(hù)定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。同時(shí)，做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子檔案安全管理1.用戶權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的訪問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格控制。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作相關(guān)檔案信息，確保電子檔案的安全性。