PAGE天津?qū)嵨餀n案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)天津?qū)嵨餀n案的管理，確保實(shí)物檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮實(shí)物檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于天津地區(qū)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會組織形成的實(shí)物檔案的管理。（三）定義實(shí)物檔案是指各單位在工作和活動中形成的，具有保存價值的各種實(shí)物，包括獎杯、獎牌、證書、印章、題詞、字畫、照片、錄音帶、錄像帶、光盤等。（四）管理原則實(shí)物檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)、確保安全、便于利用的原則。二、實(shí)物檔案的收集（一）收集范圍1.反映本單位重大活動、重要事件、主要成就的實(shí)物，如獎杯、獎牌、證書等。2.本單位獲得的榮譽(yù)稱號、獎勵證書、牌匾等。3.本單位領(lǐng)導(dǎo)及重要嘉賓的題詞、字畫等。4.本單位具有歷史意義和紀(jì)念價值的物品，如早期使用的印章、辦公用品等。5.反映本單位業(yè)務(wù)工作的實(shí)物，如樣品、模型、設(shè)備等。6.其他具有保存價值的實(shí)物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的收集工作，及時將本部門形成的實(shí)物檔案移交檔案管理部門。2.收集的實(shí)物應(yīng)保持完整、清潔，如有損壞或缺失，應(yīng)及時修復(fù)或補(bǔ)充。3.收集的實(shí)物應(yīng)具有明確的來源和背景信息，包括時間、地點(diǎn)、人物、事件等。4.對收集的實(shí)物應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，填寫《實(shí)物檔案登記表》，內(nèi)容包括實(shí)物名稱、類別、來源、日期、數(shù)量、規(guī)格、保管期限等。（三）收集渠道1.各部門在工作中形成的實(shí)物檔案，由本部門負(fù)責(zé)收集整理后移交檔案管理部門。2.本單位舉辦的各類活動中形成的實(shí)物檔案，由活動組織部門負(fù)責(zé)收集整理后移交檔案管理部門。3.上級主管部門或其他單位贈送、移交的實(shí)物檔案，由接收部門負(fù)責(zé)收集整理后移交檔案管理部門。4.通過購買、交換等方式獲得的實(shí)物檔案，由購買或交換部門負(fù)責(zé)收集整理后移交檔案管理部門。三、實(shí)物檔案的整理（一）分類實(shí)物檔案按其性質(zhì)、來源、時間等因素進(jìn)行分類，具體分類如下：1.榮譽(yù)類：包括獎杯、獎牌、證書、榮譽(yù)稱號牌匾等。2.題詞字畫類：包括領(lǐng)導(dǎo)及重要嘉賓的題詞、字畫等。3.印章類：包括本單位使用過的各類印章。4.業(yè)務(wù)類：包括反映本單位業(yè)務(wù)工作的樣品、模型、設(shè)備等。5.其他類：包括具有歷史意義和紀(jì)念價值的物品、照片、錄音帶、錄像帶、光盤等。（二）編號對分類后的實(shí)物檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法如下：1.榮譽(yù)類：以“R”開頭，后跟四位數(shù)字，如“R0001”。2.題詞字畫類：以“T”開頭，后跟四位數(shù)字，如“T0001”。3.印章類：以“Y”開頭，后跟四位數(shù)字，如“Y0001”。4.業(yè)務(wù)類：以“B”開頭，后跟四位數(shù)字，如“B0001”。5.其他類：以“Q”開頭，后跟四位數(shù)字，如“Q0001”。（三）編目根據(jù)編號順序，對實(shí)物檔案進(jìn)行編目，編目內(nèi)容包括實(shí)物檔案編號、名稱、類別、來源、日期、數(shù)量、規(guī)格、保管期限、存放位置等。編目應(yīng)采用紙質(zhì)或電子形式，并存檔備查。（四）裝盒將整理好的實(shí)物檔案裝入專用檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明實(shí)物檔案編號、名稱、類別等信息。裝盒時應(yīng)注意保護(hù)實(shí)物檔案，避免損壞。四、實(shí)物檔案的保管（一）保管場所實(shí)物檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（二）保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（三）保管要求1.實(shí)物檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.對珍貴、易損的實(shí)物檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對實(shí)物檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對實(shí)物檔案的保管情況應(yīng)進(jìn)行記錄，填寫《實(shí)物檔案保管登記表》，內(nèi)容包括檢查日期、實(shí)物檔案編號、名稱、類別、存放位置、保管狀況等。五、實(shí)物檔案的利用（一）利用范圍實(shí)物檔案主要用于本單位內(nèi)部的工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、宣傳教育、文化建設(shè)等方面，也可根據(jù)需要向社會提供利用。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱實(shí)物檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：因工作需要，利用者可辦理借閱手續(xù)，借閱實(shí)物檔案原件，但應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.展覽：檔案管理部門可根據(jù)需要舉辦實(shí)物檔案展覽，向社會展示本單位的歷史和成就。4.復(fù)制：利用者可根據(jù)需要復(fù)制實(shí)物檔案，但應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.查閱實(shí)物檔案時應(yīng)填寫《實(shí)物檔案查閱登記表》，內(nèi)容包括查閱日期、利用者姓名、單位、查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.借閱實(shí)物檔案時應(yīng)填寫《實(shí)物檔案借閱登記表》，內(nèi)容包括借閱日期、利用者姓名、單位、借閱目的、借閱期限等，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制實(shí)物檔案時應(yīng)填寫《實(shí)物檔案復(fù)制申請表》，內(nèi)容包括復(fù)制日期、利用者姓名、單位、復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容等，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)制費(fèi)用由利用者承擔(dān)。（四）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對實(shí)物檔案利用的監(jiān)督，確保利用過程中實(shí)物檔案的安全和完整。利用者應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛護(hù)實(shí)物檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失實(shí)物檔案。六、實(shí)物檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對實(shí)物檔案進(jìn)行鑒定，確定其保管期限。保管期限分為永久、長期、短期三種。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)實(shí)物檔案的價值和歷史意義，綜合考慮其形成時間、來源、內(nèi)容等因素，確定其保管期限。3.對鑒定結(jié)果應(yīng)進(jìn)行記錄，填寫《實(shí)物檔案鑒定登記表》，內(nèi)容包括鑒定日期、實(shí)物檔案編號、名稱、類別、保管期限、鑒定意見等。（二）銷毀1.對已超過保管期限且無保存價值的實(shí)物檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.銷毀實(shí)物檔案時，應(yīng)填寫《實(shí)物檔案銷毀申請表》，內(nèi)容包括銷毀日期、實(shí)物檔案編號、名稱、類別、數(shù)量、銷毀原因等，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，填寫《實(shí)物檔案銷毀登記表》，內(nèi)容包括銷毀