PAGE百度工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)百度工程檔案的管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司的工程建設(shè)、運(yùn)營管理、技術(shù)創(chuàng)新等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于百度所有工程項目從項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、調(diào)試、驗(yàn)收直至交付使用全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等表述清晰規(guī)范。4.及時性原則：隨工程進(jìn)度同步整理、歸檔，確保檔案的時效性。5.保密性原則：對于涉及公司機(jī)密的工程檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、工程檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃工程檔案管理工作，指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)工程檔案的集中保管，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.組織檔案的鑒定、銷毀等工作，確保檔案的安全和有效利用。5.開展檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識和技能。（二）項目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項目檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。2.明確項目檔案管理責(zé)任人，督促責(zé)任人及時做好檔案工作，并對檔案質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。3.在項目建設(shè)過程中，配合檔案管理部門做好檔案的檢查、指導(dǎo)等工作。（三）工程技術(shù)人員職責(zé)1.在工程建設(shè)過程中，負(fù)責(zé)積累各自工作范圍內(nèi)的檔案資料，保證資料的真實(shí)性和完整性。2.按照檔案管理要求，及時整理、移交相關(guān)檔案資料，并對資料的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（四）其他部門職責(zé)與工程建設(shè)相關(guān)的其他部門，應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)范圍，做好涉及工程檔案的相關(guān)工作，如提供資料、協(xié)助審核等。三、工程檔案的分類與編號（一）分類1.項目前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.設(shè)計文件：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更等。3.施工文件：施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報、工程質(zhì)量評估報告等。5.設(shè)備文件：設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備說明書等。6.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。7.其他文件：與工程建設(shè)相關(guān)的會議紀(jì)要、來往函件、影像資料等。（二）編號采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號應(yīng)包含項目代碼、檔案類別代碼、年份、順序號等信息，例如：[項目代碼][檔案類別代碼][年份][順序號]。四、工程檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，及時收集本部門工作中形成的工程檔案資料，確保資料的齊全。2.對于外來文件，如上級部門的批復(fù)、相關(guān)單位的函件等，應(yīng)及時登記并歸檔。3.工程建設(shè)過程中的各類會議紀(jì)要、重要活動記錄等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集。（二）整理要求1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，同一類別的資料應(yīng)集中存放。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括文件題名、日期、編號、責(zé)任者等信息，確保目錄清晰準(zhǔn)確。3.對檔案資料進(jìn)行裝訂或裝盒，保持檔案的整齊美觀，便于保管和查閱。五、工程檔案的歸檔與移交（一）歸檔1.項目建設(shè)部門應(yīng)在每個階段結(jié)束后，及時將整理好的檔案資料移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門在接收檔案時，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時要求移交部門補(bǔ)充或更正。（二）移交1.工程竣工后，項目建設(shè)部門應(yīng)將全部工程檔案資料整理齊全，向檔案管理部門辦理正式移交手續(xù)。2.移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息。六、工程檔案的保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合檔案保管要求。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。2.建立檔案索引和檢索系統(tǒng)，方便檔案的查找和利用。（三）保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案破損、霉變等應(yīng)及時修復(fù)或更換。2.對電子檔案要加強(qiáng)安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，確保檔案在借閱過程中的安全。七、工程檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、利用工程檔案資料。涉及對外提供檔案資料的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，為借閱人辦理借閱手續(xù)，提供檔案資料，并登記借閱記錄。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印。3.利用檔案資料形成的成果，如報告、論文等，應(yīng)注明資料來源。八、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對已保管的工程檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項目建設(shè)部門等相關(guān)人員組成，對檔案進(jìn)行綜合評估。3.根據(jù)鑒定結(jié)果，將檔案分為永久保存、長期保存、短期保存和銷毀四類。（二）銷毀1.對確無保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2