PAGE機(jī)場員工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)場員工檔案管理，確保員工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在員工管理、人力資源開發(fā)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)場全體員工檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)場員工檔案由人力資源部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映員工的實(shí)際情況，確保信息的準(zhǔn)確性。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，保護(hù)員工個人隱私，防止檔案信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、獎懲情況等及時更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。（二）學(xué)歷學(xué)位1.最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)、學(xué)位證書編號等。2.學(xué)歷認(rèn)證材料、成績單等。（三）工作經(jīng)歷1.入職時間、離職時間、工作單位、職位、工作職責(zé)等。2.工作業(yè)績、獎懲情況、培訓(xùn)經(jīng)歷等。（四）職業(yè)資格證書1.相關(guān)職業(yè)資格證書名稱、證書編號、頒發(fā)機(jī)構(gòu)等。2.證書有效期、年審記錄等。（五）勞動合同1.勞動合同簽訂時間、期限、工作崗位、勞動報(bào)酬等。2.勞動合同變更、解除、終止等情況記錄。（六）社會保險(xiǎn)和住房公積金1.參保時間、險(xiǎn)種、繳費(fèi)基數(shù)等。2.住房公積金繳納情況記錄。（七）培訓(xùn)記錄1.參加培訓(xùn)的時間、地點(diǎn)、課程名稱、培訓(xùn)證書等。2.培訓(xùn)效果評估、培訓(xùn)總結(jié)等。（八）考核評價(jià)1.年度考核、季度考核、月度考核等結(jié)果。2.考核評價(jià)意見、評語等。（九）獎懲記錄1.獎勵名稱、獎勵時間、獎勵原因、獎勵等級等。2.處罰名稱、處罰時間、處罰原因、處罰結(jié)果等。（十）其他材料1.員工個人述職報(bào)告、工作總結(jié)等。2.員工獲得的榮譽(yù)證書、專利證書等。3.員工參加的社會活動、志愿服務(wù)等記錄材料。三、檔案建立與收集（一）新員工入職檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門應(yīng)向其發(fā)放《員工檔案信息登記表》，要求員工如實(shí)填寫個人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.員工應(yīng)提交身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等相關(guān)證明材料的原件及復(fù)印件，人力資源部門負(fù)責(zé)審核原件，留存復(fù)印件。3.人力資源部門根據(jù)員工填寫的信息和提交的材料，建立員工個人檔案，并按照檔案內(nèi)容分類整理歸檔。（二）檔案材料收集1.人力資源部門應(yīng)定期收集員工的檔案材料，包括工作業(yè)績報(bào)告、考核評價(jià)結(jié)果、獎懲記錄、培訓(xùn)記錄等。2.各部門應(yīng)及時將涉及本部門員工的相關(guān)材料報(bào)送人力資源部門，確保檔案材料的完整性和及時性。3.員工個人應(yīng)主動向人力資源部門提交本人獲得的榮譽(yù)證書、專利證書等相關(guān)材料，以便及時更新檔案內(nèi)容。四、檔案整理與歸檔（一）檔案整理1.人力資源部門應(yīng)定期對員工檔案進(jìn)行整理，確保檔案材料齊全、完整、規(guī)范。2.整理檔案時，應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類順序排列，去除重復(fù)、無效的材料，對破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.檔案材料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。（二）檔案歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時歸檔，按照員工姓名或工號順序排列，存放在專用的檔案柜中。2.建立檔案索引目錄，注明檔案編號、員工姓名、檔案內(nèi)容等信息，便于快速查找和借閱。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門負(fù)責(zé)人、員工所在部門負(fù)責(zé)人、員工本人有權(quán)查閱員工檔案。2.其他部門或人員因工作需要查閱員工檔案時，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《檔案查閱申請表》。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案材料，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱員工檔案時，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《檔案借閱申請表》。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)持《檔案借閱申請表》到人力資源部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還人力資源部門，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。六、檔案保管與保密（一）檔案保管1.人力資源部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施。2.檔案保管人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。3.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、定期備份等措施防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。（二）檔案保密1.檔案保管人員和查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.涉及員工個人隱私的檔案信息，未經(jīng)員工本人同意，不得向任何單位或個人披露。3.對違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。七、檔案變更與注銷（一）檔案變更1.員工個人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位等發(fā)生變更時，應(yīng)及時向人力資源部門提交相關(guān)證明材料，辦理檔案變更手續(xù)。2.人力資源部門應(yīng)根據(jù)員工提交的材料，對檔案內(nèi)容進(jìn)行更新，并重新整理歸檔。（二）檔案注銷1.員工離職、退休、死亡等情況發(fā)生時，人力資源部門應(yīng)及時辦理檔案注銷手續(xù)。2.檔案注銷時，應(yīng)將檔案材料進(jìn)行整理封存，并按照規(guī)定進(jìn)行保管或銷毀。八、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.機(jī)場應(yīng)建立完善的員工電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，提高檔案管理工作效率。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.人力資源部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)電子檔案數(shù)據(jù)的錄入和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的信息安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門應(yīng)定期對員工檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.建立檔案管理工作內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對檔案管理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）外部檢查1.接受上級主管