PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案查借閱利用制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理，規(guī)范檔案的查借閱利用行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、所屬單位及個人在開展工作過程中對檔案的查借閱利用活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失，維護檔案的保密性。3.服務利用原則以服務鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作為宗旨，合理、高效地提供檔案查借閱服務，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案管理制度，指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等工作。3.建立健全檔案檢索體系，為檔案查借閱利用提供便利條件。4.對檔案查借閱利用情況進行登記和統(tǒng)計，定期向上級主管部門報告檔案管理工作情況。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整和準確。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范本部門檔案的分類、編號和裝訂等工作。3.嚴格遵守檔案查借閱利用制度，履行檔案查借閱審批手續(xù)，配合檔案管理部門做好檔案的利用服務工作。（三）檔案利用人員職責1.遵守檔案查借閱利用制度，愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換、標注、污損檔案。2.按照規(guī)定的用途使用檔案，不得將檔案轉借他人或用于非工作目的。3.及時歸還所借閱的檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應立即報告檔案管理部門。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作活動的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)在履行職能過程中形成的各類會議記錄、決議、決定、通知等文件材料。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門在業(yè)務工作中產(chǎn)生的工作計劃、總結、報表、合同、協(xié)議等檔案資料。4.涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)重大事件、重要活動、重點項目的相關檔案材料。5.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。2.對收集到的檔案材料，應進行初步整理，剔除重復、無用的材料，保證檔案的質量。3.檔案形成部門應在規(guī)定時間內將整理好的檔案移交檔案管理部門，不得擅自留存。（三）整理規(guī)范1.檔案管理部門按照國家檔案管理標準和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，對接收的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。2.檔案分類應科學合理，便于查找和利用。編號應連續(xù)、統(tǒng)一，編目應準確、清晰，裝訂應整齊、牢固。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索，提高檔案管理和利用效率。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護設施。2.庫房應保持清潔、整齊，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應按照分類、編號順序排列上架存放，便于查找和管理。2.對重要、珍貴的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等，確保檔案的安全。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對已到保管期限且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案時，應填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導批準后，由檔案管理部門和相關部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。3.嚴禁擅自銷毀檔案，銷毀檔案的清冊應永久保存。五、檔案的查借閱利用（一）查借閱范圍1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門因工作需要，可查閱本部門形成的檔案及相關業(yè)務檔案。2.因工作需要跨部門查閱檔案的，應履行相應的審批手續(xù)。3.外單位因工作需要查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的，應持單位介紹信，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導批準后，方可查閱。（二）查借閱審批1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.跨部門查閱檔案的，除填寫《檔案查閱申請表》外，還需經(jīng)檔案形成部門負責人簽字同意，并報檔案管理部門負責人審批。3.外單位查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，并提交單位介紹信，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導簽字批準后，由檔案管理部門安排查閱。（三）查借閱手續(xù)1.查閱檔案時，查閱人員應攜帶有效身份證件，到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領取《檔案查閱證》。2.檔案管理人員應根據(jù)審批意見，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.如需借閱檔案，借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)審批同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人或擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。（四）利用方式1.根據(jù)查閱人員的需求，檔案管理人員可提供檔案原件查閱、復印件提供、檔案信息咨詢等服務。2.如需對檔案進行數(shù)字化處理或其他特殊利用方式的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照相關規(guī)定辦理手續(xù)。六、檔案信息安全與保密（一）安全防護措施1.檔案管理部門應加強檔案信息安全管理，建立健全安全管理制度，落實安全責任。2.配備必要的安全設備和技術手段，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密軟件等，防止檔案信息被非法獲取、篡改和泄露。3.對檔案庫房、查閱場所等進行安全監(jiān)控，確保檔案管理工作的安全。（二）保密制度1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內容予以保密，不得泄露檔案信息。2.查閱檔案時，查閱人員應遵守保密規(guī)定，不得在查閱場所談論檔案內容，不得將檔案信息帶出查閱場所。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應采取特殊的保密措施，嚴格控制查閱范圍和利用方式。（三）違規(guī)處理1.對違反檔案信息安全與保密制度的行為，應視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、罰款等處理。2.對造成檔案信息泄露、丟失、損壞等嚴重后果的，應依法追究相關人員的責任。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導負責對檔案管理工作進行全面監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和制度要求。2.檔案管理部門負責對各部門檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、查借閱利用等環(huán)節(jié)。2.檔案的安全與保密情況，如安全防護措施的落實、保密制度的執(zhí)行等。3.檔案管理工作的質量和效率，如檔案的齊全完整程度、檢索利用的便捷性等。（三）檢查方式1.定期檢查檔案管理部門應定期對各部門檔案管理工作進行檢查，每年不少于[X]次，并形成檢查報告。2.不定期抽查鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導或檔案管理部門可根據(jù)工作需要，不定期對檔案管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（四）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)存在的問題，檔案管理部門應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。2.整改部門應認真分析問題原因，制定整改措施，按時完成整改任務，并將整改情況書面報告