PAGE人事檔案室工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整、安全和有效利用，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映員工的實際情況。2.完整性原則：全面收集員工各類人事信息，確保檔案資料完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保密人事檔案內(nèi)容，防止信息泄露。4.規(guī)范化原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理操作。二、檔案內(nèi)容與分類（一）員工基本信息1.個人簡歷，包括學(xué)歷、工作經(jīng)歷等。2.身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書等相關(guān)證件復(fù)印件。3.入職登記表、勞動合同等。（二）培訓(xùn)與發(fā)展記錄1.參加各類培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)名稱、時間、地點、成績等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、晉升記錄等。（三）考核與獎懲記錄1.年度考核、月度考核結(jié)果。2.獲得的各類獎勵證書及相關(guān)文件。3.違紀(jì)違規(guī)處理記錄。（四）薪酬福利記錄1.工資調(diào)整記錄、獎金發(fā)放記錄等。2.社保、公積金繳納記錄。（五）勞動合同管理記錄1.勞動合同簽訂、續(xù)簽、解除等相關(guān)手續(xù)文件。2.勞動糾紛處理記錄。（六）其他重要資料1.員工健康體檢報告。2.員工離職交接清單等。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.新員工入職時，由人力資源部門負(fù)責(zé)收集其基本信息及相關(guān)證件復(fù)印件等資料。2.各部門及時將員工培訓(xùn)、考核、獎懲等情況報送至人力資源部門。3.人力資源部門定期從財務(wù)、社保等部門獲取薪酬福利、社保繳納等相關(guān)信息。（二）整理要求1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的資料進(jìn)行分類整理。2.每份資料應(yīng)進(jìn)行編號，并編制目錄清單。3.對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.整理好的檔案資料由專人負(fù)責(zé)核對，確保資料準(zhǔn)確、完整。2.將核對無誤的檔案資料移交至人事檔案室進(jìn)行歸檔。3.歸檔時，應(yīng)在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、員工姓名、入職時間等信息。（二）保管環(huán)境1.人事檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案室溫度應(yīng)保持在適宜范圍，相對濕度控制在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)。3.檔案架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。（三）保管期限1.員工在職期間，其檔案應(yīng)永久保管。2.員工離職后，其檔案應(yīng)按照國家規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管，一般為離職后[X]年。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門工作人員因工作需要可查閱員工檔案。2.公司領(lǐng)導(dǎo)因決策等需要，可在規(guī)定范圍內(nèi)查閱員工檔案。3.其他部門因工作涉及員工檔案相關(guān)信息，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。3.查閱時，應(yīng)在指定地點進(jìn)行，查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時歸還檔案，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱員工檔案的，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)審批后到人事檔案室辦理借閱手續(xù)。2.人事檔案室工作人員應(yīng)將檔案資料當(dāng)面清點交給借閱人，并在《人事檔案借閱登記表》上記錄借閱信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、勾劃、污損等。4.借閱期滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，人事檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。六、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司人事檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、檢索和管理。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全防護(hù)等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案資料錄入信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.定期對系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，保證數(shù)據(jù)的及時性和完整性。（三）電子檔案安全1.加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.安裝防病毒軟件和防火墻，防止電子檔案數(shù)據(jù)受到病毒、黑客等攻擊。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.人事檔案室工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.嚴(yán)格限制非授權(quán)人員進(jìn)入檔案室，檔案室鑰匙應(yīng)由專人保管。3.對涉及員工隱私的檔案內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案室的安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.配備必要的消防器材，確保檔案室消防安全。3.對檔案資料的銷毀應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行，防止檔案信息非法流失。八、檔案統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.定期對人事檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計員工檔案中各項信息的分布情況，如學(xué)歷結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)等。（二）分析應(yīng)用1.通過對檔案數(shù)據(jù)的分析，為公司人力資源規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、考核等工作提供數(shù)據(jù)支持。2.發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，及時采取措施加以改進(jìn)。九、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且無需繼續(xù)保存的。2.檔案內(nèi)容涉及的事項已完結(jié)，且無保存價值的。3.檔案因損壞、變質(zhì)等原因無法繼續(xù)保存的。（二）銷毀程序1.由人力資源部門提出檔案銷毀申請，填寫《人事檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的類別、數(shù)量、保管期限等信息。2.申請表經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。