PAGE校園文印檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)校園文印檔案室的規(guī)范化管理，確保學(xué)校各類(lèi)文件、資料、檔案的安全與完整，提高文印檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于校園內(nèi)所有涉及文印檔案管理的部門(mén)、單位及個(gè)人。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：校園文印檔案室對(duì)學(xué)校各類(lèi)文印檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)文印檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露。3.方便利用原則：優(yōu)化文印檔案管理流程，提高服務(wù)質(zhì)量，方便學(xué)校各部門(mén)及師生查閱利用檔案。二、文印管理（一）文印設(shè)備管理1.文印設(shè)備由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理與維護(hù)，定期進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和維修，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.建立文印設(shè)備臺(tái)賬，記錄設(shè)備型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用狀況等信息。3.文印設(shè)備操作人員應(yīng)經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，熟悉設(shè)備性能和操作規(guī)程，嚴(yán)格按照操作規(guī)范進(jìn)行操作。（二）文印材料管理1.文印材料的采購(gòu)應(yīng)遵循學(xué)校相關(guān)規(guī)定，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.建立文印材料入庫(kù)登記制度，對(duì)采購(gòu)的文印材料進(jìn)行詳細(xì)登記，包括名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)日期等信息。3.文印材料應(yīng)分類(lèi)存放，妥善保管，防止受潮、損壞等情況發(fā)生。（三）文印工作流程1.各部門(mén)及師生如需文印服務(wù)，應(yīng)填寫(xiě)文印申請(qǐng)單，注明文印內(nèi)容、數(shù)量、格式要求等信息。2.文印申請(qǐng)單經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至文印檔案室。3.文印檔案室根據(jù)文印申請(qǐng)單安排文印工作，優(yōu)先處理緊急文件。4.文印人員在文印過(guò)程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文印內(nèi)容，確保文印質(zhì)量。5.文印完成后，文印人員應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人領(lǐng)取文件，并做好文印記錄，包括文印日期、申請(qǐng)人、文印內(nèi)容、數(shù)量等信息。（四）文印收費(fèi)管理1.文印收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得擅自提高或降低收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。2.文印檔案室應(yīng)建立文印收費(fèi)臺(tái)賬，記錄每筆文印業(yè)務(wù)的收費(fèi)情況，定期進(jìn)行核對(duì)和結(jié)算。3.文印收費(fèi)應(yīng)開(kāi)具正式發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與文印業(yè)務(wù)相符。三、檔案管理（一）檔案收集1.學(xué)校各部門(mén)及單位應(yīng)按照檔案管理要求，定期將本部門(mén)形成的文件、資料、檔案整理歸檔，移交至文印檔案室。2.檔案收集范圍包括但不限于學(xué)校的行政文件、教學(xué)文件、科研文件、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、學(xué)生檔案等。3.各部門(mén)在移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、移交日期等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。（二）檔案整理1.文印檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)。2.檔案整理應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。（三）檔案保管1.文印檔案室應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。3.建立檔案保管期限表，對(duì)不同類(lèi)型的檔案確定合理的保管期限，并定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)銷(xiāo)毀過(guò)期檔案。4.檔案庫(kù)房應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。（四）檔案利用1.學(xué)校各部門(mén)及師生因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案查閱申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至文印檔案室。3.文印檔案室對(duì)檔案查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。4.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)文印檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.文印檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，記錄檔案查閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。（五）檔案借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.檔案借閱申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至文印檔案室。3.文印檔案室對(duì)檔案借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，文印檔案室應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。四、人員管理（一）人員配備1.文印檔案室應(yīng)根據(jù)工作需要，配備足夠數(shù)量的管理人員，包括文印人員、檔案管理人員等。2.文印檔案管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉文印檔案管理業(yè)務(wù)流程，經(jīng)過(guò)崗位培訓(xùn)后上崗。（二）人員職責(zé)1.文印檔案室負(fù)責(zé)人職責(zé)全面負(fù)責(zé)文印檔案室的管理工作，制定工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)與學(xué)校各部門(mén)的關(guān)系，確保文印檔案管理工作的順利開(kāi)展。定期對(duì)文印檔案管理工作進(jìn)行檢查和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。2.文印人員職責(zé)負(fù)責(zé)文印設(shè)備的操作與維護(hù)，保證文印工作的正常進(jìn)行。按照文印申請(qǐng)單的要求，認(rèn)真核對(duì)文印內(nèi)容，確保文印質(zhì)量。做好文印材料的管理工作，合理使用文印材料，避免浪費(fèi)。負(fù)責(zé)文印工作的統(tǒng)計(jì)和記錄，定期向文印檔案室負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作情況。3.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的安全與完整。按照檔案管理要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)、裝訂成冊(cè)，并建立檔案目錄和索引。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和清理，及時(shí)銷(xiāo)毀過(guò)期檔案。為學(xué)校各部門(mén)及師生提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。（三）人員培訓(xùn)1.文印檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括文印檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)、操作技能等方面。3.鼓勵(lì)文印檔案管理人員參加相關(guān)的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，了解行業(yè)最新動(dòng)態(tài)和發(fā)展趨勢(shì)。五、安全與保密管理（一）安全管理1.文印檔案室應(yīng)建立健全安全管理制度，加強(qiáng)安全防范措施，確保文印檔案的安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.文印設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備安全運(yùn)行，防止發(fā)生安全事故。4.加強(qiáng)對(duì)文印檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致安全事故的發(fā)生。（二）保密管理1.文印檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，履行保密義務(wù)。2.對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密的文印檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。3.文印檔案室應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置保密區(qū)域、加密存儲(chǔ)檔案信息等，防止檔案信息泄露。4.文印檔案管理人員在工作中應(yīng)注意保護(hù)個(gè)人隱私，不得擅自泄露他人信息。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校應(yīng)建立文印檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)文印檔案室的工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文印檔案管理制度的執(zhí)行情況、文印設(shè)備的運(yùn)行狀況、檔案的整理保管情況、人員的工作表現(xiàn)等方面。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求文印檔案室限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.文印檔案管理部門(mén)應(yīng)建立