PAGE機關事務檔案管理制度一、總則（一）目的為加強機關事務檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為機關各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關各部門在履行職能活動中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務檔案、人事檔案、財務檔案、聲像檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機關事務檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則：檔案內容應真實反映機關事務活動的全過程，保證檔案的完整性和準確性。3.方便利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案的安全，同時嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責機關事務檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計機關各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.開展檔案的鑒定、銷毀工作，定期對檔案進行清理，確保檔案的質量。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高機關工作人員的檔案意識和業(yè)務能力。7.參與機關重大活動和重要項目的檔案管理工作，提供檔案支持服務。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準確和完整。2.明確一名檔案兼職人員，負責本部門檔案管理的日常工作，配合檔案管理部門做好檔案管理工作。3.按照檔案管理部門的要求，及時歸檔各類文件材料，保證檔案的質量。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與本機關工作相關的文件、指示、通知等。2.本機關形成的各類文件、報告、會議記錄、工作計劃、總結等。3.本機關開展業(yè)務活動中形成的合同、協(xié)議、報表、統(tǒng)計資料等。4.本機關人事管理工作中形成的干部任免文件、考核材料、工資檔案等。5.本機關財務管理工作中形成的會計憑證、賬簿、報表等。6.本機關開展重大活動、重要項目形成的聲像資料、電子文件等。7.其他與本機關工作相關的有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保文件材料的及時收集。2.文件材料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對重要文件材料應進行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學，編號規(guī)范，排列有序。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.業(yè)務檔案：根據(jù)業(yè)務工作特點，制定分類方案，進行分類整理，建立業(yè)務檔案數(shù)據(jù)庫。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定，進行分類整理，建立人事檔案信息系統(tǒng)。4.財務檔案：按照會計檔案管理辦法，進行分類整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。5.聲像檔案：按照內容、時間順序進行整理，編制聲像檔案目錄，注明拍攝時間、地點、人物等信息。6.電子檔案：按照電子文件管理要求，進行分類整理，建立電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。（二）檔案裝具1.配備符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊。2.對不同類型的檔案應采用相應的裝具進行存放，如文書檔案采用檔案盒，聲像檔案采用光盤盒等。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管情況進行詳細記錄。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的完整性。4.加強對電子檔案的存儲管理，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結合本機關實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內容、來源、時間、形式等進行綜合分析，確定檔案的保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、保存價值不大的檔案進行重點鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，報機關負責人批準。2.編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、文號、日期、保管期限等信息。各部門在工作中形成的文件材料，應按照檔案管理部門的要求，定期整理歸檔。歸檔的文件材料應齊全、完整、準確，符合檔案整理標準。3.檔案銷毀清冊應一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報上級主管部門備案。4.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。六、檔案利用（一）利用范圍1.機關工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本機關檔案，須經(jīng)本機關負責人批準。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍。（二）利用方式1.查閱：機關工作人員可直接到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理部門應提供必要的查閱條件。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復制件，但應注明復制出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等情況進行詳細記錄，包括利用者姓名（單位）、利用時間、利用內容、歸還時間等信息。2.檔案利用登記記錄應妥善保管，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合本機關的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的在線錄入、整理、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.網(wǎng)絡建設：建立檔案管理內部網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案管理部門與各部門之間的信息傳輸和共享。（三）信息化管理措施1.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。2.建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強對檔案管理人員的信息化培訓，提高其信息化操作技能和管理水平。八、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行定期統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應及時、準確、完整，上報上級主管部門和檔案行政管理部門。