PAGE校產(chǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校校產(chǎn)檔案管理，確保校產(chǎn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮校產(chǎn)檔案在學(xué)校管理、教學(xué)、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校范圍內(nèi)所有校產(chǎn)檔案的管理，包括固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品、教學(xué)設(shè)備、科研儀器等各類(lèi)資產(chǎn)檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：校產(chǎn)檔案由學(xué)校指定的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：校產(chǎn)檔案應(yīng)如實(shí)反映校產(chǎn)的購(gòu)置、使用、維護(hù)、處置等情況，保證檔案信息的真實(shí)性。3.準(zhǔn)確性原則：校產(chǎn)檔案的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，確保檔案的質(zhì)量。4.安全性原則：采取有效措施，確保校產(chǎn)檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、校產(chǎn)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善校產(chǎn)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理全校的校產(chǎn)檔案，建立校產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、存儲(chǔ)和檢索。3.負(fù)責(zé)校產(chǎn)檔案的收集、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。4.定期對(duì)校產(chǎn)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的校產(chǎn)檔案管理工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。（二）資產(chǎn)使用部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)校產(chǎn)檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照學(xué)校檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將本部門(mén)的校產(chǎn)檔案移交歸檔，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門(mén)做好校產(chǎn)檔案的清查、核對(duì)和統(tǒng)計(jì)等工作，提供相關(guān)資料和信息。4.嚴(yán)格遵守校產(chǎn)檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。（三）資產(chǎn)采購(gòu)部門(mén)職責(zé)1.在資產(chǎn)采購(gòu)過(guò)程中，負(fù)責(zé)收集和整理相關(guān)的采購(gòu)文件、合同、發(fā)票等資料，確保資料的齊全和規(guī)范。2.將采購(gòu)過(guò)程中形成的檔案資料及時(shí)移交檔案管理部門(mén)，并協(xié)助做好檔案的整理和歸檔工作。3.對(duì)采購(gòu)檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，配合檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案的審核和檢查工作。（四）資產(chǎn)處置部門(mén)職責(zé)1.在資產(chǎn)處置過(guò)程中，負(fù)責(zé)收集和整理相關(guān)的處置申請(qǐng)、審批文件、評(píng)估報(bào)告、處置協(xié)議等資料，確保資料的完整和合規(guī)。2.將資產(chǎn)處置過(guò)程中形成的檔案資料及時(shí)移交檔案管理部門(mén)，并協(xié)助做好檔案的整理和歸檔工作。3.對(duì)處置檔案的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)，配合檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案的審核和檢查工作。三、校產(chǎn)檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)校產(chǎn)檔案按照資產(chǎn)類(lèi)別和管理階段進(jìn)行分類(lèi)，具體如下：1.固定資產(chǎn)檔案：包括房屋建筑物、專(zhuān)用設(shè)備、通用設(shè)備、文物和陳列品、圖書(shū)、檔案、家具用具及裝具等固定資產(chǎn)的購(gòu)置、驗(yàn)收、入賬、使用、維護(hù)、折舊、清查、處置等檔案資料。2.低值易耗品檔案：包括單位價(jià)值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以下，使用年限較短，不能作為固定資產(chǎn)管理的各種用具物品，如工具、器具、玻璃器皿等的采購(gòu)、領(lǐng)用、報(bào)廢等檔案資料。3.辦公用品檔案：包括辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話(huà)機(jī)等辦公用品的購(gòu)置、發(fā)放、使用、維修、報(bào)廢等檔案資料。4.教學(xué)設(shè)備檔案：包括教學(xué)儀器、實(shí)驗(yàn)設(shè)備、體育器材、多媒體設(shè)備等教學(xué)設(shè)備的采購(gòu)、驗(yàn)收、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、更新、報(bào)廢等檔案資料。5.科研儀器檔案：包括科研項(xiàng)目中購(gòu)置的儀器設(shè)備的采購(gòu)、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、共享、處置等檔案資料。6.其他資產(chǎn)檔案：包括學(xué)校擁有的土地、車(chē)輛、無(wú)形資產(chǎn)等其他資產(chǎn)的相關(guān)檔案資料。（二）編號(hào)校產(chǎn)檔案編號(hào)采用“資產(chǎn)類(lèi)別代碼+年份+流水號(hào)”的方式，具體規(guī)則如下：1.資產(chǎn)類(lèi)別代碼：根據(jù)資產(chǎn)分類(lèi)設(shè)置相應(yīng)的代碼，如固定資產(chǎn)代碼為“G”，低值易耗品代碼為“D”，辦公用品代碼為“B”，教學(xué)設(shè)備代碼為“J”，科研儀器代碼為“K”，其他資產(chǎn)代碼為“Q”。2.年份：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字，如2023年表示為“23”。3.流水號(hào)：按照資產(chǎn)檔案形成的先后順序依次編號(hào)，從001開(kāi)始。例如，某固定資產(chǎn)檔案于2023年形成，流水號(hào)為010，則該檔案編號(hào)為“G23010”。四、校產(chǎn)檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.資產(chǎn)購(gòu)置過(guò)程中形成的文件資料，如采購(gòu)申請(qǐng)、招標(biāo)文書(shū)、合同協(xié)議、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.資產(chǎn)使用過(guò)程中產(chǎn)生的記錄，如使用說(shuō)明書(shū)、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、盤(pán)點(diǎn)報(bào)告等。3.資產(chǎn)處置過(guò)程中涉及的文件，如處置申請(qǐng)、審批文件、評(píng)估報(bào)告、處置協(xié)議等。4.其他與校產(chǎn)管理相關(guān)的文件資料，如資產(chǎn)清查報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、產(chǎn)權(quán)證明等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)校產(chǎn)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理的要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可利用性。（三）歸檔流程1.資產(chǎn)使用部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)在完成資產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時(shí)將整理好的檔案資料移交本部門(mén)的檔案管理人員進(jìn)行初步審核。2.檔案管理人員對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)退回相關(guān)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.審核通過(guò)的檔案資料由檔案管理人員按照校產(chǎn)檔案分類(lèi)與編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，并填寫(xiě)檔案移交清單。4.檔案管理人員將整理好的檔案資料連同檔案移交清單一并移交學(xué)校檔案管理部門(mén)，辦理交接手續(xù)。5.學(xué)校檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行再次審核，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。五、校產(chǎn)檔案的保管（一）保管場(chǎng)所校產(chǎn)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、年度等信息，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)的不同進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，采用光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對(duì)于重要的校產(chǎn)檔案，應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（三）保管期限校產(chǎn)檔案的保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定，具體如下：1.固定資產(chǎn)檔案：長(zhǎng)期保存，直至資產(chǎn)報(bào)廢處置后5年。2.低值易耗品檔案、辦公用品檔案、教學(xué)設(shè)備檔案、科研儀器檔案：保管期限為5年。3.其他資產(chǎn)檔案：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但一般不少于3年。（四）檔案清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)校產(chǎn)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲(chǔ)情況與檔案目錄一致。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對(duì)檔案清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。六、校產(chǎn)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的校產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、資產(chǎn)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員等組成的檔案鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和法律憑證價(jià)值，確定檔案的存毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清單。（二）銷(xiāo)毀1.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)檔案鑒定小組審核通過(guò)后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將檔案銷(xiāo)毀清單與檔案目錄一起保存，以備查考。七、校產(chǎn)檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門(mén)在開(kāi)展教學(xué)、科研、管理等工作時(shí)，需要查閱校產(chǎn)檔案的相關(guān)信息。2.學(xué)校對(duì)外提供校產(chǎn)相關(guān)證明材料，如資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證明、設(shè)備購(gòu)置發(fā)票等。3.其他需要利用校產(chǎn)檔案的情況，如審計(jì)、評(píng)估、稅務(wù)等工作。（二）利用方式1.查閱：學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱校產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。2.借閱：因特殊情況需要借閱校產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞檔案。3.出具證明：學(xué)校對(duì)外提供校產(chǎn)相關(guān)證明材料的，應(yīng)填寫(xiě)證明出具申請(qǐng)表，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理