PAGE慈善檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織慈善檔案的管理，確保慈善活動(dòng)資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高慈善工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開(kāi)展的各類慈善活動(dòng)所形成的檔案管理，包括慈善捐贈(zèng)、志愿服務(wù)、公益項(xiàng)目實(shí)施等過(guò)程中產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映慈善活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集慈善活動(dòng)各環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案質(zhì)量。4.保密性原則：對(duì)涉及捐贈(zèng)人、受助對(duì)象等個(gè)人隱私及敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善慈善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好慈善檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理慈善檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。4.定期對(duì)慈善檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門慈善活動(dòng)相關(guān)文件、資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門慈善檔案工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)制度。2.負(fù)責(zé)慈善檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，保證檔案質(zhì)量。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案狀況，確保檔案安全。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.慈善捐贈(zèng)相關(guān)檔案：包括捐贈(zèng)協(xié)議、捐贈(zèng)款物接收憑證、捐贈(zèng)公示材料等。2.志愿服務(wù)檔案：志愿者招募信息、服務(wù)記錄、志愿者表彰材料等。3.公益項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目策劃書、實(shí)施方案、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目執(zhí)行報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告等。4.與慈善活動(dòng)相關(guān)的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。5.受助對(duì)象信息檔案：包括個(gè)人基本情況、救助申請(qǐng)材料、救助審批表、救助反饋等。6.慈善活動(dòng)宣傳資料、媒體報(bào)道等。7.其他與慈善活動(dòng)有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在慈善活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和完整性。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按慈善活動(dòng)類型分類：分為捐贈(zèng)類、志愿服務(wù)類、公益項(xiàng)目類等。2.按時(shí)間順序分類：在每類活動(dòng)檔案中，按照活動(dòng)開(kāi)展的時(shí)間先后順序排列。3.按保管期限分類：分為永久、長(zhǎng)期、短期三類。（二）整理方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案索引，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)一致。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)字跡模糊或易褪色的文件進(jìn)行復(fù)制。4.剔除重復(fù)、無(wú)效的檔案資料，但應(yīng)保留重要的底稿或原始記錄。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門整理好的慈善檔案，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。3.檔案管理人員按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理、編目，裝入檔案盒，填寫檔案盒封面及脊背信息，上架存放。（二）歸檔時(shí)間1.對(duì)于慈善活動(dòng)周期較短的項(xiàng)目，在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔。2.對(duì)于慈善活動(dòng)周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目，應(yīng)按年度或項(xiàng)目階段進(jìn)行歸檔，確保檔案資料的連續(xù)性。六、檔案保管（一）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房溫度應(yīng)控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%之間。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案盒、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等。（二）保管期限1.永久保管：涉及慈善活動(dòng)重大決策、重要捐贈(zèng)協(xié)議及對(duì)公司/組織有重大影響的檔案。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為[X]年，主要包括一般捐贈(zèng)項(xiàng)目、常規(guī)公益項(xiàng)目等檔案。3.短期保管：保管期限為[X]年，如臨時(shí)性慈善活動(dòng)檔案等。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)慈善檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、存儲(chǔ)位置等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。3.建立檔案清查記錄，詳細(xì)記錄清查時(shí)間、范圍、結(jié)果及處理情況。七、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱慈善檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及慈善活動(dòng)敏感信息或需保密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、傳播。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱慈善檔案的，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。（二）借閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員借閱慈善檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，按時(shí)歸還檔案。（三）檔案復(fù)制1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制慈善檔案的，需填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“檔案復(fù)制專用章”。3.外部單位或個(gè)人需要復(fù)制慈善檔案的，按照查閱權(quán)限規(guī)定辦理審批手續(xù)后，由檔案管理部門統(tǒng)一復(fù)制，并收取相應(yīng)的復(fù)制成本費(fèi)用。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)慈善檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)慈善檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率低、已失去保存意義的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清單》，列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立慈善檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將慈善檔案的紙質(zhì)信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案信息，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)慈善檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全，防止因