PAGE檔案閱覽室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案閱覽室的管理，確保檔案資料的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司/組織內(nèi)所有有權(quán)限進(jìn)入檔案閱覽室查閱檔案的人員。（三）基本原則1.檔案查閱遵循依法依規(guī)、安全保密、方便利用的原則。2.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。二、檔案閱覽室管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案閱覽室的日常管理工作，包括檔案的整理、上架、下架、清點(diǎn)等。2.制定和完善檔案閱覽室的各項(xiàng)規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.對(duì)進(jìn)入檔案閱覽室的人員進(jìn)行登記和引導(dǎo)，提供必要的查閱幫助。4.負(fù)責(zé)檔案查閱設(shè)備的維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）查閱人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案閱覽室的規(guī)章制度，愛護(hù)檔案資料和查閱設(shè)備。2.按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行檔案查閱，不得擅自更改、涂抹、抽取、撤換檔案。3.查閱結(jié)束后，及時(shí)將檔案歸還原處，并協(xié)助管理人員進(jìn)行整理。4.對(duì)在查閱過程中知悉的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。三、檔案查閱流程（一）查閱申請(qǐng)1.查閱人員需提前向檔案管理部門提交查閱申請(qǐng)，申請(qǐng)應(yīng)注明查閱目的、查閱檔案的名稱和范圍等內(nèi)容。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級(jí)別和查閱人員的權(quán)限決定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。（二）預(yù)約登記1.經(jīng)審核批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)，查閱人員需與檔案管理部門預(yù)約查閱時(shí)間。2.檔案管理部門在預(yù)約時(shí)間為查閱人員辦理登記手續(xù)，登記內(nèi)容包括查閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱等。（三）查閱指導(dǎo)1.查閱人員進(jìn)入檔案閱覽室后，檔案管理人員應(yīng)向其介紹查閱注意事項(xiàng)和相關(guān)規(guī)定。2.檔案管理人員根據(jù)查閱人員的需求，協(xié)助其查找和獲取所需檔案資料。（四）查閱利用1.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或延長(zhǎng)查閱時(shí)間。2.查閱過程中，如需摘抄、復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（五）歸還整理1.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員。2.檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行清點(diǎn)和整理，確保檔案資料的完整和有序。四、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案閱覽室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案資料的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案閱覽室進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.嚴(yán)禁在檔案閱覽室內(nèi)吸煙、使用明火或存放易燃、易爆物品。（二）保密管理1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.在檔案查閱過程中，查閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播、公布檔案內(nèi)容。3.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如限制查閱人員范圍、設(shè)置查閱期限等。五、檔案查閱設(shè)備管理（一）設(shè)備配備檔案閱覽室應(yīng)配備必要的查閱設(shè)備，如桌椅、電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等，以滿足查閱人員的需求。（二）設(shè)備使用1.查閱人員應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用查閱設(shè)備，不得擅自拆卸、改裝或損壞設(shè)備。2.如設(shè)備出現(xiàn)故障，查閱人員應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員報(bào)告，由檔案管理人員聯(lián)系維修人員進(jìn)行維修。（三）設(shè)備維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)查閱設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.對(duì)設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)情況應(yīng)進(jìn)行記錄，以便查閱和追溯。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自進(jìn)入檔案閱覽室查閱檔案。2.擅自更改、涂抹、抽取、撤換檔案。3.擅自擴(kuò)大查閱范圍或延長(zhǎng)查閱時(shí)間。4.泄露檔案內(nèi)容或傳播、公布檔案機(jī)密信息。5.損壞檔案資料或查閱設(shè)備。6.違反檔案閱覽室的其他規(guī)章制度。（二）處理措施1.對(duì)于輕微違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)給予口頭警告，并要求違規(guī)人員立即改正。2.對(duì)于情節(jié)較重的違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)給予書面警告，并視情節(jié)輕重采取限制查閱權(quán)限、暫停查閱資格等措施。3.對(duì)于嚴(yán)重違規(guī)行為，如泄露公司/組織機(jī)密信息、造成檔案資料重大損失等，檔案管理部門應(yīng)依法依規(guī)追究違規(guī)人員的責(zé)任，并視情況移交司法機(jī)關(guān)處理。七、附則（一）解釋權(quán)本規(guī)章制度由公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與補(bǔ)充本規(guī)章制度