PAGE單位文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本單位文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文書檔案由單位檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文書材料的收集、整理和移交。2.真實(shí)完整原則：確保文書檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映單位各項(xiàng)工作活動(dòng)。3.分類科學(xué)原則：按照文書檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施，確保文書檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、文書檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位文書檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本單位各部門移交的文書檔案，定期進(jìn)行歸檔。3.對(duì)文書檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、上架，建立健全檔案檢索體系，方便查閱利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的防護(hù)設(shè)備，確保檔案的安全。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和利用。6.對(duì)各部門文書檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文書材料的形成、積累和整理工作，確保文書材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的文書檔案移交檔案管理部門。3.明確專人負(fù)責(zé)本部門文書檔案管理工作，配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、文書材料的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括指示、通知、通報(bào)、批復(fù)等。2.本單位形成的文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、決定、決議、通知、會(huì)議紀(jì)要等。3.平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的來文，如函、介紹信等。4.下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告及有關(guān)材料。5.本單位召開會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。6.本單位開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的合同、協(xié)議、報(bào)表、計(jì)劃、總結(jié)等。7.本單位干部職工的任免、獎(jiǎng)懲、考核材料。8.其他具有保存價(jià)值的文書材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的文書材料，做到隨辦隨收，防止散失。2.對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的來文，應(yīng)在收文后及時(shí)登記，并送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門閱辦，閱辦完畢后及時(shí)交檔案管理部門。3.本單位形成的文件，承辦部門應(yīng)在文件辦理完畢后，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理，及時(shí)移交。4.收集的文書材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫工具。（三）整理方法1.分類：文書檔案按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限進(jìn)行分類。年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)進(jìn)行分類。機(jī)構(gòu)（問題）：按照單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)或問題類別進(jìn)行分類。保管期限：文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.裝訂：將每份文件材料按順序排列，左側(cè)裝訂，拆除金屬物。3.編頁號(hào)：在每份文件材料的有文字頁面正面的右上角和背面的左上角編寫頁號(hào)。4.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。填寫備考表，說明卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況等。5.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，在檔案盒封面填寫全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)目。四、文書檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文書檔案移交檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于一些特殊情況或緊急文件，應(yīng)及時(shí)移交歸檔。（二）歸檔程序1.各部門整理好的文書檔案，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，填寫《文書檔案移交清單》，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的文書檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與移交部門溝通解決。3.經(jīng)核對(duì)無誤后，檔案管理部門在《文書檔案移交清單》上簽字蓋章，雙方各執(zhí)一份。檔案管理部門將接收的文書檔案按照分類要求進(jìn)行上架存放。五、文書檔案的保管（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間，配備必要的防護(hù)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥等。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。3.檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。檔案應(yīng)分類存放，不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的檔案應(yīng)分開存放。（二）檔案保管期限劃分1.永久保管的文書檔案主要包括：本單位制定的法規(guī)性文件。本單位召開的重要會(huì)議、舉辦的重大活動(dòng)形成的主要文件材料。本單位機(jī)構(gòu)演變、人事任免、獎(jiǎng)懲等文件材料。本單位資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、重大合同協(xié)議等文件材料。上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。2.定期保管30年的文書檔案主要包括：本單位一般性工作文件材料。本單位與上級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)之間的一般性往來文件。本單位開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。3.定期保管10年的文書檔案主要包括：本單位短期工作文件材料。本單位與上級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)之間的短期往來文件。本單位開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的短期業(yè)務(wù)文件材料。（三）檔案清點(diǎn)與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)文書檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少一次，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案是否有破損、褪色、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.建立檔案檢查記錄臺(tái)賬，對(duì)檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。六、文書檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本單位內(nèi)部人員查閱文書檔案，應(yīng)填寫《文書檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱本單位文書檔案，須持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及重要機(jī)密檔案的查閱，須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門查閱檔案時(shí)，應(yīng)出示有效證件，檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供的信息，查找相應(yīng)檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立文書檔案查閱利用登記臺(tái)賬，對(duì)查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的、利用方式等。七、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)文書檔案進(jìn)行鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定，必要時(shí)可根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)進(jìn)行鑒定。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組按照檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《文書檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的題名、文號(hào)、責(zé)任者、日期、保管期限、卷號(hào)等信息。2.《文書檔案銷毀清單》經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀完畢后，在《文書檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.銷毀檔案的相關(guān)記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。八、電子文書檔案管理（一）電子文書檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的電子文書材料，確保電子文件的齊全、完整。2.電子文書材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保文件的可讀性和可識(shí)別性。3.對(duì)電子文書材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。（二）電子文書檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子文書檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）電