PAGE檔案管理制度原則之一一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)、各崗位涉及的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，確保檔案的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷(xiāo)毀檔案。3.分類(lèi)科學(xué)原則根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等因素進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則建立健全檔案檢索體系和利用制度，提高檔案的利用效率，滿(mǎn)足公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及相關(guān)人員對(duì)檔案的查閱需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。3.建立和維護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.開(kāi)展檔案的編研工作，為公司/組織提供檔案信息服務(wù)。5.對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉公司/組織的業(yè)務(wù)情況，負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作。其職責(zé)包括：1.按照檔案管理制度和工作流程，做好檔案的日常管理工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的整齊規(guī)范。3.負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)、保管，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。4.為檔案利用者提供查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和跟蹤工作。5.協(xié)助開(kāi)展檔案的編研工作，提供相關(guān)檔案資料。（三）各部門(mén)兼職檔案員各部門(mén)設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)文件材料的收集、積累和整理，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)本部門(mén)的檔案進(jìn)行初步分類(lèi)和整理，編制檔案目錄。3.定期將本部門(mén)整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作，提供必要的信息和支持。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案類(lèi)包括公司/組織的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)檔案類(lèi)根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、生產(chǎn)管理檔案、財(cái)務(wù)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶(hù)服務(wù)檔案等。3.項(xiàng)目檔案類(lèi)針對(duì)公司/組織開(kāi)展的各類(lèi)項(xiàng)目，設(shè)立項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類(lèi)文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.合同檔案類(lèi)涵蓋公司/組織簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議，包括采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、技術(shù)合同等。5.財(cái)務(wù)檔案類(lèi)包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)相關(guān)檔案。6.聲像檔案類(lèi)記錄公司/組織活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等方面的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.電子檔案類(lèi)以電子形式存儲(chǔ)的各類(lèi)文件、數(shù)據(jù)、圖表等，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)文件等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。編號(hào)方法如下：1.行政檔案類(lèi)采用“XZ年份流水號(hào)”的格式，其中“XZ”表示行政檔案，“年份”為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，“流水號(hào)”為該年份內(nèi)行政檔案的順序編號(hào)。2.業(yè)務(wù)檔案類(lèi)根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)別，分別采用相應(yīng)的編號(hào)規(guī)則。例如，市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案編號(hào)為“SC年份流水號(hào)”，生產(chǎn)管理檔案編號(hào)為“SCG年份流水號(hào)”等。3.項(xiàng)目檔案類(lèi)按照項(xiàng)目名稱(chēng)或項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行編號(hào)，格式為“XM項(xiàng)目名稱(chēng)/編號(hào)年份流水號(hào)”。4.合同檔案類(lèi)采用“HT年份合同類(lèi)別流水號(hào)”的格式，其中“合同類(lèi)別”可根據(jù)合同性質(zhì)進(jìn)一步細(xì)分，如采購(gòu)合同用“CG”表示，銷(xiāo)售合同用“XS”表示等。5.財(cái)務(wù)檔案類(lèi)按照財(cái)務(wù)檔案的類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，如會(huì)計(jì)憑證編號(hào)為“KZ年份月份憑證號(hào)”，賬簿編號(hào)為“ZB年份賬簿名稱(chēng)”等。6.聲像檔案類(lèi)編號(hào)格式為“SX年份主題流水號(hào)”，其中“主題”可根據(jù)聲像資料的內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)要概括。7.電子檔案類(lèi)在電子存儲(chǔ)系統(tǒng)中，按照相應(yīng)的分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案編號(hào)的一致性和關(guān)聯(lián)性。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、函件等。3.公司/組織開(kāi)展的各類(lèi)項(xiàng)目形成的文件材料。4.公司/組織的重要會(huì)議、活動(dòng)、調(diào)研等形成的記錄和資料。5.公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司/組織的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。7.公司/組織的聲像資料、電子文件等。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”管理，即同時(shí)保存紙質(zhì)和電子兩種版本。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書(shū)寫(xiě)工具。4.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步篩選，剔除重復(fù)、無(wú)效或無(wú)保存價(jià)值的文件。（三）整理方法1.分類(lèi)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線(xiàn)裝或膠裝方式。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)范圍、年度等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)在每年年底前，將本部門(mén)當(dāng)年形成的檔案整理歸檔完畢，并移交至檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于項(xiàng)目檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。3.合同檔案應(yīng)在合同履行完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、編號(hào)等信息。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)將歸檔的檔案按照分類(lèi)和編號(hào)順序進(jìn)行存放。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種：1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司/組織的章程、大事記、重要會(huì)議記錄、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等。2.長(zhǎng)期保管對(duì)公司/組織在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為[X]年。如業(yè)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案、合同檔案等。3.短期保管對(duì)公司/組織在較短時(shí)間內(nèi)具有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為[X]年。如一般性的行政文件、臨時(shí)性的工作記錄等。（四）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對(duì)不同保管期限、不同類(lèi)別的檔案應(yīng)分別存放，便于查找和管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、歷史意義等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人審核簽字，并報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)在檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員的監(jiān)督下進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及相關(guān)人員因工作需要，可查閱、借閱檔案。外部單位因特殊原因需要查閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門(mén)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保查閱工作的順利進(jìn)行。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造或擅自銷(xiāo)毀檔案。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的