PAGE認真做好檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)。4.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責公司/組織檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管公司/組織各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀。5.做好檔案的安全保護工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。6.開展檔案信息化建設，推進檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務水平。7.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。（三）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，并對檔案的真實性、完整性負責。2.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案整理分類，定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度等。2.人事檔案：員工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓、工資福利等檔案材料。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務資料。4.業(yè)務檔案：公司/組織在經(jīng)營活動中形成的各類業(yè)務文件、合同協(xié)議、項目資料等。5.科技檔案：科研項目、技術改造、設備儀器等方面的檔案。6.聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料。7.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案。（二）檔案編號1.根據(jù)檔案分類，為每類檔案編制統(tǒng)一的編號規(guī)則。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。2.編號應包含檔案類別代碼、年度、順序號等要素，例如：行政檔案XZ20XX001，其中XZ為行政檔案類別代碼，20XX為年度，001為順序號。3.對于電子檔案，應在編號的基礎上，按照電子文件管理的要求，進行電子標識和存儲管理。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應明確檔案收集的范圍和責任人，按照規(guī)定的時間和要求，及時收集本部門形成的各類檔案。2.檔案收集應做到全面、及時、準確，確保檔案的完整性。對于重要文件和資料，應實行原件歸檔，如有特殊情況需留存復印件的，應注明原件保存處。3.檔案管理人員應定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，對未按時收集或收集不完整的部門，及時提出整改意見。（二）檔案整理1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等工作。分類應按照檔案分類方案進行，編號應符合編號規(guī)則，編目應準確記錄檔案的題名、日期、責任者等信息，裝訂應整齊牢固，便于查閱。3.電子檔案應按照電子文件管理的規(guī)范進行整理，確保電子文件的格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整、存儲安全。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的地點。庫房面積應根據(jù)公司/組織檔案數(shù)量和發(fā)展規(guī)劃合理確定，確保檔案有足夠的存放空間。2.庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、防火設備、防潮設備、防蟲設備、溫濕度控制設備、照明設備等，以保障檔案的安全保管。3.檔案庫房應實行分區(qū)管理，分為檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應保持合理的距離，便于操作和管理。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量準確、存放有序。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并采取相應措施。2.對紙質(zhì)檔案應按照檔案保管期限進行分類存放，不同保管期限的檔案應分開存放，便于管理和鑒定。3.電子檔案應采用安全可靠的存儲設備進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，應定期對電子檔案進行檢測和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、蟲害等對檔案造成損害。5.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。溫濕度不符合要求時，應及時采取措施進行調(diào)節(jié)。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機密的檔案，查閱人員應經(jīng)公司/組織主管領導批準，并在檔案管理部門指定的地點查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復制、拍照等。3.外部單位查閱公司/組織檔案，應持有單位介紹信，注明查閱目的和查閱范圍，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。（二）查閱登記1.檔案管理部門應建立檔案查閱登記制度，對每一次查閱檔案的情況進行詳細記錄。記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等。2.查閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案數(shù)量和完整性，確認無誤后在查閱登記表上簽字注銷。（三）檔案利用1.檔案管理部門應積極為公司/組織各項工作提供檔案利用服務，根據(jù)查閱人員的需求，及時準確地提供檔案資料。2.對于需要復制檔案的，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并收取相應的復制費用。復制檔案應保證質(zhì)量，復制件應與原件一致，并加蓋檔案管理部門印章。3.檔案管理人員應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用需求和利用效果，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地分析、準確判定價值的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.鑒定檔案價值應根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、形式等因素，綜合考慮檔案對公司/組織工作的查考利用價值和歷史研究價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員、檔案專家等組成。鑒定小組負責對公司/組織檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的實際價值確定其保管期限和是否需要銷毀。2.分析檔案內(nèi)容：通過分析檔案的主題、記錄的事件、反映的問題等，判斷檔案的重要性和保存價值。3.參考檔案形成背景：結合檔案形成時的歷史背景、工作重點等因素，綜合評估檔案的價值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對于在一定時期內(nèi)有查考利用價值的檔案，應根據(jù)其重要程度和利用頻率確定保管期限。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，報公司/組織主管領導審批。2.審批通過后，檔案管理部門應按照規(guī)定的程序進行檔案銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司/組織主管領導。同時，應將《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀清冊》等相關資料歸檔保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織各部門提供便捷的檔案服務。（二）信息化系統(tǒng)建設1.選擇適合公司/組織檔案管理需求的信息化管理軟件，確保軟件功能滿足檔案管理的各項業(yè)務要求，如檔案錄入、分類編目、檢索查詢、借閱管理、鑒定銷毀等。2.對檔案進行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉化為電子文件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。掃描過程中應保證圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化的質(zhì)量標準。3.建立檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.按照電子文件管理的規(guī)范，對電子檔案進行分類、編號、著錄等管理。電子檔案的編號應與紙質(zhì)檔案編號相對應，便于查找和核對。2.定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的存儲設備正常運行，數(shù)據(jù)完整可用。如發(fā)現(xiàn)電子檔案有損壞、丟失等情況，應及時進行修復和補充。