PAGE科技研發(fā)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科技研發(fā)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在科技研發(fā)活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與科技研發(fā)活動(dòng)相關(guān)的檔案管理，包括但不限于研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究過(guò)程記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)報(bào)告、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：科技研發(fā)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映科技研發(fā)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改或偽造。3.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善科技研發(fā)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)科技研發(fā)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.負(fù)責(zé)建立科技研發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。5.負(fù)責(zé)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，確保檔案的合理利用。（二）科技研發(fā)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門科技研發(fā)檔案的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交檔案。2.負(fù)責(zé)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案工作，確保檔案工作的順利開展。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，配合檔案管理部門做好檔案管理工作。（三）其他部門職責(zé)各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門做好科技研發(fā)檔案的管理工作，在工作中形成的與科技研發(fā)相關(guān)的檔案應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍及要求1.立項(xiàng)階段：包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件等。2.研究階段：包括實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究數(shù)據(jù)、技術(shù)交流文件等。3.成果階段：包括技術(shù)報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件（專利申請(qǐng)文件、軟件著作權(quán)登記文件等）、成果鑒定文件等。4.其他相關(guān)文件：如項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算及決算文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。各部門應(yīng)按照上述收集范圍，及時(shí)收集本部門在科技研發(fā)活動(dòng)中形成的各類文件，并確保文件的齊全、完整。文件應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。（二）整理方法1.分類：科技研發(fā)檔案按照項(xiàng)目類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。具體分類如下：項(xiàng)目類：按照項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目下再按照立項(xiàng)、研究、成果等階段進(jìn)行細(xì)分。知識(shí)產(chǎn)權(quán)類：按照專利、軟件著作權(quán)等類別進(jìn)行分類。其他類：如項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)文件、驗(yàn)收文件等，按照文件性質(zhì)進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)格式可采用“年份+項(xiàng)目編號(hào)+檔案序號(hào)”的方式，如“2023001001”，其中“2023”表示年份，“001”表示項(xiàng)目編號(hào)，“001”表示該項(xiàng)目下的檔案序號(hào)。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間科技研發(fā)項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將項(xiàng)目檔案整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。2.歸檔的檔案應(yīng)編制移交清單，移交清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、數(shù)量等信息，移交雙方應(yīng)簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。（三）保管期限科技研發(fā)檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要性和價(jià)值確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體保管期限如下：1.永久保管：涉及公司核心技術(shù)、重大科研成果、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要檔案，保管期限為永久。2.長(zhǎng)期保管：一般的科技研發(fā)項(xiàng)目檔案、技術(shù)文件等，保管期限為[X]年。3.短期保管：一般性的文件資料，保管期限為[X]年。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用紙質(zhì)檔案柜存放，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案：采用電子存儲(chǔ)設(shè)備（如硬盤、光盤等）進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可用性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱科技研發(fā)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)公司授權(quán)，不得擅自復(fù)制、摘抄或傳播檔案內(nèi)容。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱科技研發(fā)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）查閱與借閱登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱與借閱人員的姓名、部門、查閱或借閱檔案的名稱、數(shù)量、時(shí)間、期限等信息。查閱與借閱登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以備查閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、科技研發(fā)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專家等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的科技研發(fā)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、價(jià)值等因素，按照以下鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定：1.已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.仍具有一定保存價(jià)值，但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況延長(zhǎng)保管期限或進(jìn)行縮微、數(shù)字化等處理后繼續(xù)保存。3.涉及公司核心技術(shù)、重大科研成果、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要檔案，應(yīng)永久保存。（三）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定小組的鑒定結(jié)果，編制《檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，《檔案銷毀清單》應(yīng)作為檔案資料永久保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與統(tǒng)計(jì)分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)科技研發(fā)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱借閱人次等。（二）統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案管理部門應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如《科技研發(fā)檔案收進(jìn)情況統(tǒng)計(jì)表》、《科技研發(fā)檔案移出情況統(tǒng)計(jì)表》、《科技研發(fā)檔案保管情況統(tǒng)計(jì)表》、《科技研發(fā)檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表》等。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為