PAGE設(shè)備儀器檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)備儀器檔案的管理，確保設(shè)備儀器檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮設(shè)備儀器檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有設(shè)備儀器檔案的管理，包括生產(chǎn)設(shè)備、科研儀器、檢測設(shè)備、辦公設(shè)備等各類設(shè)備儀器從購置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、維修、改造、報(bào)廢等全過程形成的文件資料。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善設(shè)備儀器檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司設(shè)備儀器檔案，建立設(shè)備儀器檔案目錄數(shù)據(jù)庫，對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、存儲等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門設(shè)備儀器檔案的收集、整理和歸檔工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)。負(fù)責(zé)設(shè)備儀器檔案的借閱、查閱、復(fù)制等服務(wù)工作，并做好記錄。按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求，做好設(shè)備儀器檔案的鑒定、銷毀工作。2.設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)組織設(shè)備儀器的選型、購置、驗(yàn)收等工作，并及時(shí)向檔案管理部門移交相關(guān)檔案資料。建立設(shè)備儀器臺賬，記錄設(shè)備儀器的基本信息、使用情況、維護(hù)維修記錄等，并定期與檔案管理部門核對。指導(dǎo)和督促設(shè)備使用部門做好設(shè)備儀器的日常維護(hù)、保養(yǎng)和維修工作，確保設(shè)備儀器檔案的及時(shí)更新。參與設(shè)備儀器的改造、報(bào)廢等工作，負(fù)責(zé)提供相關(guān)技術(shù)資料和鑒定意見，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的處置工作。3.使用部門負(fù)責(zé)本部門設(shè)備儀器檔案的收集、整理和初步歸檔工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并及時(shí)將檔案移交檔案管理部門。按照設(shè)備儀器操作規(guī)程正確使用設(shè)備儀器，做好設(shè)備儀器的日常使用記錄，并定期向設(shè)備管理部門報(bào)送。配合設(shè)備管理部門做好設(shè)備儀器的維護(hù)、保養(yǎng)和維修工作，及時(shí)反饋設(shè)備儀器的故障情況和維修需求，并協(xié)助檔案管理部門更新設(shè)備儀器檔案。負(fù)責(zé)本部門設(shè)備儀器檔案的安全保管，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案資料。二、設(shè)備儀器檔案的收集與整理（一）收集范圍1.設(shè)備儀器購置階段形成的文件資料，包括采購合同、技術(shù)協(xié)議、招投標(biāo)文件、設(shè)備儀器說明書、合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、裝箱單等。2.設(shè)備儀器驗(yàn)收階段形成的文件資料，包括驗(yàn)收報(bào)告、驗(yàn)收記錄、調(diào)試報(bào)告等。3.設(shè)備儀器使用階段形成的文件資料，包括操作規(guī)程、使用記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、故障處理記錄、運(yùn)行日志等。4.設(shè)備儀器維護(hù)、維修階段形成的文件資料，包括維修計(jì)劃、維修申請單、維修工單、維修費(fèi)用清單、維修更換零部件清單、維修后的驗(yàn)收記錄等。5.設(shè)備儀器改造階段形成的文件資料，包括改造方案、改造設(shè)計(jì)圖紙、改造過程記錄、改造后的驗(yàn)收報(bào)告等。6.設(shè)備儀器報(bào)廢階段形成的文件資料，包括報(bào)廢申請單、報(bào)廢鑒定報(bào)告、報(bào)廢處置記錄等。7.其他與設(shè)備儀器相關(guān)的文件資料，如設(shè)備儀器的技術(shù)改造資料、技術(shù)革新資料、計(jì)量校準(zhǔn)證書、設(shè)備儀器的照片、錄像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)設(shè)備儀器檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地收集。2.設(shè)備儀器檔案資料應(yīng)使用原件，如因特殊原因無法提供原件的，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。4.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。（三）整理方法1.檔案管理部門按照設(shè)備儀器的類別、型號、編號等進(jìn)行分類整理。2.每份檔案資料應(yīng)按照其形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列，并編寫頁碼。3.對于同一設(shè)備儀器的檔案資料，應(yīng)按照其重要程度和相關(guān)性進(jìn)行組合，如將采購合同、技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收報(bào)告等組合在一起。4.建立設(shè)備儀器檔案目錄，目錄應(yīng)包括設(shè)備儀器名稱、型號、編號、檔案資料名稱、日期、頁碼等信息，以便于查找和管理。三、設(shè)備儀器檔案的編號與存儲（一）編號規(guī)則1.設(shè)備儀器檔案編號采用“設(shè)備儀器類別代碼+設(shè)備儀器型號+設(shè)備儀器編號+檔案資料順序號”的格式。2.設(shè)備儀器類別代碼按照公司設(shè)備儀器分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制，如生產(chǎn)設(shè)備用“SC”表示，科研儀器用“KY”表示，檢測設(shè)備用“JC”表示等。3.設(shè)備儀器型號按照設(shè)備儀器產(chǎn)品說明書上的型號填寫。4.設(shè)備儀器編號按照公司設(shè)備儀器臺賬上的編號填寫。5.檔案資料順序號按照每份檔案資料在該設(shè)備儀器檔案中的排列順序編寫，從“01”開始。例如：一臺生產(chǎn)設(shè)備，型號為XYZ123，編號為001，其采購合同檔案編號為“SCXYZ12300101”。（二）存儲方式1.設(shè)備儀器檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和編號順序進(jìn)行裝訂成冊，并裝入檔案盒或檔案柜中存放。檔案盒或檔案柜應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息，便于查找。3.電子檔案應(yīng)按照設(shè)備儀器檔案編號建立文件夾，將每份檔案資料的電子文件存儲在相應(yīng)的文件夾中。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案存儲地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好，確保檔案的安全保管。四、設(shè)備儀器檔案的借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱設(shè)備儀器檔案的，應(yīng)填寫《設(shè)備儀器檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請表進(jìn)行審核，對于符合借閱條件的，應(yīng)按照規(guī)定提供檔案資料，并做好借閱登記。借閱登記應(yīng)包括借閱日期、借閱人姓名、所在部門、借閱檔案名稱及編號、借閱期限等信息。3.根據(jù)檔案資料的重要程度和保密要求，確定借閱期限。一般情況下，借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。如需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞、丟失檔案資料。如因特殊原因需要復(fù)印檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。5.借閱人歸還檔案資料時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱設(shè)備儀器檔案的，應(yīng)填寫《設(shè)備儀器檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)，查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出查閱地點(diǎn)。3.查閱人如需摘錄、復(fù)制檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。摘錄、復(fù)制的檔案資料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。4.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將查閱的檔案資料歸還原位，不得隨意亂放。檔案管理部門應(yīng)對查閱情況進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號、查閱內(nèi)容等信息。五、設(shè)備儀器檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.設(shè)備儀器檔案的鑒定工作應(yīng)遵循“全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理”的原則，確保檔案的真實(shí)性和完整性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)設(shè)備儀器的使用情況、技術(shù)更新、保管期限等因素進(jìn)行綜合評估，確定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織1.成立設(shè)備儀器檔案鑒定小組，由檔案管理部門、設(shè)備管理部門、使用部門等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對設(shè)備儀器檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組應(yīng)定期召開會議，對設(shè)備儀器檔案進(jìn)行集中鑒定。鑒定工作應(yīng)形成記錄，記錄內(nèi)容包括鑒定日期、鑒定小組成員名單、鑒定檔案名稱及編號、鑒定意見等信息。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定無保存價(jià)值的設(shè)備儀器檔案，應(yīng)填寫《設(shè)備儀器檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱及編號、銷毀原因、銷毀日期等信息，并經(jīng)鑒定小組組長簽字同意后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行