PAGE報紙業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強報紙業(yè)務(wù)檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在報紙業(yè)務(wù)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司報紙業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：報紙業(yè)務(wù)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映報紙業(yè)務(wù)活動的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集報紙業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及機密、敏感的檔案信息予以保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司報紙業(yè)務(wù)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)報紙業(yè)務(wù)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好報紙業(yè)務(wù)檔案的形成、積累和整理工作。4.開展檔案信息的開發(fā)利用工作，為公司報紙業(yè)務(wù)提供檔案資料支持。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門報紙業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和信息。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。三、檔案收集（一）收集范圍1.報紙策劃、編輯、出版過程中形成的各類文件材料，包括選題策劃、稿件采編、排版設(shè)計、校對審核、印刷發(fā)行等環(huán)節(jié)的記錄。2.與報紙業(yè)務(wù)相關(guān)的會議文件、調(diào)研報告、統(tǒng)計報表、讀者反饋等。3.報紙業(yè)務(wù)活動中形成的照片、音像資料、電子文檔等。4.報紙業(yè)務(wù)往來的合同、協(xié)議、信函、廣告業(yè)務(wù)文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張規(guī)格符合檔案管理要求。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。4.照片、音像資料應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息。（三）收集時間1.日常工作中形成的文件材料，應(yīng)在工作結(jié)束后及時收集整理，并于次月上旬移交檔案管理部門。2.重大業(yè)務(wù)活動、專項工作結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后15個工作日內(nèi)將形成的文件材料移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照報紙業(yè)務(wù)流程，分為策劃類檔案、采編類檔案、出版類檔案、發(fā)行類檔案、廣告類檔案等。2.按照文件材料的性質(zhì)和載體，分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、音像檔案等。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案：按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，對每份文件材料進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成卷。2.電子檔案：按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，建立電子文件夾，對電子文件進(jìn)行命名、編號，確保電子文件的準(zhǔn)確性和可檢索性。3.照片檔案：按照拍攝時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，對每張照片進(jìn)行編號、標(biāo)注說明，整理成冊。4.音像檔案：按照錄制內(nèi)容、時間等進(jìn)行分類，對音像資料進(jìn)行編號、標(biāo)注說明，刻錄成光盤保存。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.整理后的檔案應(yīng)分類明確、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊，便于保管和利用。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對整理后的檔案，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案保管（一）保管期限1.報紙業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括報紙的重要策劃方案、重大選題、具有歷史價值的稿件、涉及公司核心機密的文件等。3.長期保管的檔案主要包括報紙業(yè)務(wù)活動中的一般性文件材料、業(yè)務(wù)往來合同等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括臨時性的文件材料、一般性的業(yè)務(wù)報表等，保管期限為1年至10年。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管賬目，對檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、檔案利用（一）利用范圍1.為公司報紙業(yè)務(wù)的策劃、編輯、出版、發(fā)行等工作提供參考依據(jù)。2.為公司的經(jīng)營決策、市場調(diào)研、品牌推廣等提供信息支持。3.滿足公司內(nèi)部各部門對檔案資料的查閱需求。4.依法為社會有關(guān)方面提供檔案信息服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料供其查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制，并按規(guī)定收取復(fù)制費用。（三）利用要求1.利用者應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護檔案資料，不得擅自涂改、損壞、標(biāo)注、抽取、撤換、抄錄檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫房。3.復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門的印章。4.檔案管理人員應(yīng)做好檔案利用記錄，對利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。七、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬鑒定檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定意見，對需銷毀的檔案編制銷毀清冊，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。八、檔案銷毀（一）銷毀審批經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門方可對已失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀。（二）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.電子檔案應(yīng)采用格式化或刪除等方式進(jìn)行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.照片檔案、音像檔案應(yīng)采用銷