PAGE檔案室收進(jìn)移出制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，特制定本收進(jìn)移出制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門形成的各類檔案的收進(jìn)與移出管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.遵循檔案形成規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。3.實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，確保檔案收進(jìn)移出工作有序進(jìn)行。二、檔案收進(jìn)管理（一）收進(jìn)范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。2.從外部接收的與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的具有參考價(jià)值的文件材料，如合作單位提供的合同協(xié)議、技術(shù)資料等。（二）收進(jìn)流程1.部門整理各部門負(fù)責(zé)將本部門形成的檔案材料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.移交申請(qǐng)部門整理完畢后，填寫《檔案移交申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明移交檔案的類別、數(shù)量、形成時(shí)間等信息，并提交至檔案室。申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案室審核檔案室收到《檔案移交申請(qǐng)表》后，對(duì)移交檔案進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、分類編號(hào)的規(guī)范性以及是否符合檔案保管要求等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。4.交接手續(xù)審核通過后，檔案室與移交部門辦理交接手續(xù)。雙方在《檔案交接清單》上簽字確認(rèn)，清單應(yīng)詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、起止日期等信息。交接清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（三）特殊檔案收進(jìn)對(duì)于一些特殊載體的檔案，如電子檔案、聲像檔案等，在收進(jìn)時(shí)應(yīng)遵循以下特殊規(guī)定：1.電子檔案確保電子檔案的格式符合公司/組織規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，能夠長期有效讀取。對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原始存儲(chǔ)介質(zhì)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。隨電子檔案一并移交相關(guān)的元數(shù)據(jù)信息，包括文件的題名、日期、作者等，以保證電子檔案的可識(shí)別性和可理解性。2.聲像檔案對(duì)聲像檔案進(jìn)行整理，標(biāo)注清晰的題名、日期、拍攝地點(diǎn)、人物等信息。確保聲像檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)質(zhì)量良好，無損壞、丟失等情況。同時(shí)移交聲像檔案的文字說明材料，詳細(xì)記錄聲像檔案所反映的內(nèi)容。三、檔案移出管理（一）移出范圍1.因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后向公司/組織內(nèi)部其他部門提供利用的檔案。2.按照國家有關(guān)規(guī)定或與外部單位簽訂的協(xié)議，向外部單位提供的檔案。3.超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值，經(jīng)鑒定后予以銷毀的檔案。（二）移出流程1.內(nèi)部借閱公司/組織內(nèi)部部門因工作需要借閱檔案時(shí)，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至檔案室。檔案室根據(jù)工作需要和檔案保管情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)另行填寫《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案室批準(zhǔn)后按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。2.外部提供因與外部單位合作等原因需要向外部提供檔案時(shí)，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出申請(qǐng)，填寫《檔案外部提供申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明提供檔案的原因、接收單位、提供檔案的內(nèi)容等信息，并附上合作協(xié)議等相關(guān)材料。申請(qǐng)表經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案室按照審批意見辦理檔案提供手續(xù)。提供給外部單位的檔案應(yīng)進(jìn)行登記，記錄檔案名稱、數(shù)量、提供時(shí)間、接收單位等信息，并要求接收單位出具回執(zhí)。對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，嚴(yán)格控制提供范圍和審批程序，確保公司/組織利益不受損害。3.檔案銷毀定期對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案室會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。經(jīng)鑒定確無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出銷毀檔案的清單，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。銷毀清單應(yīng)長期保存。（三）特殊情況處理1.對(duì)于涉及法律糾紛或其他特殊情況的檔案，在未處理完畢之前，不得擅自移出檔案室。2.如遇緊急情況需要臨時(shí)調(diào)用檔案，可先口頭請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，事后及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。四、檔案收進(jìn)移出登記與統(tǒng)計(jì)（一）登記要求1.建立完善的檔案收進(jìn)移出登記制度，對(duì)每一筆檔案的收進(jìn)和移出情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容應(yīng)包括檔案名稱、類別、數(shù)量、來源或去向、收進(jìn)或移出日期、經(jīng)手人等信息，確保登記信息的準(zhǔn)確、完整。（二）統(tǒng)計(jì)工作1.定期對(duì)檔案收進(jìn)移出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案收進(jìn)移出的數(shù)量、類別、趨勢(shì)等內(nèi)容，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。2.統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和處理。同時(shí)，應(yīng)將統(tǒng)計(jì)結(jié)果定期上報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，以便掌握檔案管理工作動(dòng)態(tài)。五、檔案收進(jìn)移出的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案收進(jìn)移出工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等組成。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案收進(jìn)移出手續(xù)是否齊全、規(guī)范，檔案內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，登記與統(tǒng)計(jì)工作是否及時(shí)、準(zhǔn)確等。（二）問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并要求責(zé)任部門限期整改。2.對(duì)違反檔案收進(jìn)移出制度的行為，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究責(zé)任。六、檔案收進(jìn)移出的安全保障（一）安全措施1.檔案收進(jìn)移出過程中，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)注意防潮、防蟲、防火、防盜等；對(duì)于電子檔案，應(yīng)加強(qiáng)存儲(chǔ)介質(zhì)的管理，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被篡改。（二）應(yīng)急處理1.制定檔案收進(jìn)移出過程中的應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，如火災(zāi)、水災(zāi)、設(shè)備故障等。2