PAGE檔案室三分開制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本檔案室三分開制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)行為。（三）基本原則1.遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅持檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，提高檔案管理水平。3.保障檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露和損壞。二、檔案分類與存放（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司各類行政文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工個人基本信息、入職離職手續(xù)、薪資福利、培訓(xùn)記錄、績效考核等資料。3.財務(wù)檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案等進(jìn)行分類。銷售業(yè)務(wù)檔案可包括客戶資料、銷售合同、銷售報表等；采購業(yè)務(wù)檔案有供應(yīng)商信息、采購合同、采購訂單等；項(xiàng)目檔案則涉及項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目進(jìn)度報告、項(xiàng)目驗(yàn)收資料等。（二）存放要求及三分開措施1.物理空間分開設(shè)立專門獨(dú)立的檔案室，根據(jù)檔案分類設(shè)置不同的存儲區(qū)域。行政檔案區(qū)、人事檔案區(qū)、財務(wù)檔案區(qū)和業(yè)務(wù)檔案區(qū)之間保持一定的物理間隔，通過實(shí)體的墻壁、隔斷等進(jìn)行區(qū)分，防止不同類別檔案相互混淆。每個檔案區(qū)配備相應(yīng)的檔案柜、貨架等存儲設(shè)備，確保檔案存放有序。2.人員管理分開安排專人負(fù)責(zé)不同類別檔案的管理工作，明確各檔案管理人員的職責(zé)范圍。行政檔案管理人員負(fù)責(zé)行政檔案的收集、整理、歸檔和保管；人事檔案管理人員專注于人事檔案的相關(guān)工作；財務(wù)檔案管理人員負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的管理；業(yè)務(wù)檔案管理人員負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)領(lǐng)域檔案的管理。不同類別檔案管理人員不得隨意交叉管理其他類別的檔案，避免因人員操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案管理混亂。檔案管理人員必須經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)，具備良好的保密意識和責(zé)任心。定期對檔案管理人員進(jìn)行考核，確保其能夠勝任本職工作。3.管理流程分開行政檔案管理流程：各部門產(chǎn)生的行政文件應(yīng)及時提交給行政檔案管理人員，由其按照文件的性質(zhì)、時間等進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，然后進(jìn)行歸檔存儲。在檔案查閱時，需填寫行政檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，方可在行政檔案區(qū)進(jìn)行查閱。人事檔案管理流程：員工入職時，人事部門應(yīng)將員工的個人資料及時整理歸檔至人事檔案區(qū)。人事檔案管理人員負(fù)責(zé)對人事檔案進(jìn)行定期更新和維護(hù)，如員工晉升、調(diào)崗、獎懲等信息的記錄。查閱人事檔案需嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程，經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定地點(diǎn)由專人陪同查閱。財務(wù)檔案管理流程：財務(wù)部門在完成會計核算等工作后，應(yīng)及時將財務(wù)檔案移交至財務(wù)檔案區(qū)。財務(wù)檔案管理人員按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂、編號、上架等操作。財務(wù)檔案的查閱必須經(jīng)過財務(wù)負(fù)責(zé)人審批，查閱過程中要嚴(yán)格遵守財務(wù)檔案管理規(guī)定，確保檔案安全。業(yè)務(wù)檔案管理流程：各業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，應(yīng)將相關(guān)業(yè)務(wù)檔案整理齊全后移交至業(yè)務(wù)檔案區(qū)。業(yè)務(wù)檔案管理人員根據(jù)業(yè)務(wù)類型對檔案進(jìn)行分類管理，建立業(yè)務(wù)檔案索引。查閱業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批，在業(yè)務(wù)檔案區(qū)進(jìn)行查閱，并嚴(yán)格登記查閱情況。三、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與流程1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表（注明查閱檔案類別、查閱內(nèi)容、查閱目的等），經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至相應(yīng)檔案管理部門。2.檔案管理部門收到查閱申請表后，對申請進(jìn)行審核。如申請符合規(guī)定，安排專人陪同查閱，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員只能在指定的檔案區(qū)內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，查閱申請需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱權(quán)限與流程1.因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人需填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱檔案的類別、借閱期限、借閱用途等。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門根據(jù)審批后的申請表，將借閱的檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。借閱人需簽字確認(rèn)領(lǐng)取檔案，并承諾遵守檔案借閱規(guī)定。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。5.借閱人必須妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。6.借閱人在借閱期限屆滿后，應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理部門在收到歸還的檔案后，對檔案進(jìn)行檢查，如無損壞、缺失等情況，在借閱登記記錄上注明歸還時間，并將檔案歸還原位。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.各類檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的整理。行政檔案按照文件的年度、文號、主題等進(jìn)行排列；人事檔案按照員工個人信息、履歷、考核等類別進(jìn)行整理；財務(wù)檔案按照會計憑證、賬簿、報表等順序進(jìn)行整理；業(yè)務(wù)檔案按照項(xiàng)目階段、業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行整理。2.檔案應(yīng)保持整齊、清潔，無破損、折疊、缺頁等情況。對于破損或褪色的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.每份檔案應(yīng)編制清晰、準(zhǔn)確的目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于快速查找和利用檔案。（二）歸檔流程1.各部門在工作過程中形成的檔案，應(yīng)定期（每月/每季度）進(jìn)行收集和整理，確保檔案資料的完整性。2.整理好的檔案由部門檔案員統(tǒng)一提交至公司檔案室。檔案室檔案管理人員對提交的檔案進(jìn)行核對，檢查檔案的分類、編號、目錄等是否符合要求。3.經(jīng)核對無誤后，檔案管理人員按照檔案存放要求，將檔案歸檔至相應(yīng)的檔案區(qū)，并更新檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息。五、檔案保管與安全（一）保管環(huán)境要求1.檔案室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，定期對檔案室的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄。2.檔案室應(yīng)具備良好的通風(fēng)條件，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。安裝防蟲、防鼠設(shè)施，如防蟲網(wǎng)、鼠夾、鼠藥等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案室的照明應(yīng)采用無紫外線的燈具，避免檔案因光照而褪色、老化。（二）安全防護(hù)措施1.檔案室應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案存儲區(qū)域的安全。監(jiān)控設(shè)備應(yīng)24小時不間斷運(yùn)行，錄像資料保存期限不少于[X]天。2.對檔案室的檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、存放位置等，確保檔案賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.加強(qiáng)對檔案室的防火管理，配備必要的滅火設(shè)備，如滅火器、消防栓等。檔案管理人員應(yīng)熟悉滅火設(shè)備的使用方法，定期進(jìn)行消防知識培訓(xùn)和滅火演練。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。六、檔案銷毀（一）銷毀范圍與鑒定1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定需要銷毀的檔案。銷毀范圍包括已過保管期限、無保存價值的檔案，以及因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因不再使用的檔案。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和必要性。3.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要性等因素，綜合判斷檔案是否符合銷毀條件。對于涉及重要?dú)v史資料、法律糾紛等檔案，應(yīng)進(jìn)行特殊處理，不得隨意銷毀。（二）銷毀流程1.經(jīng)檔案鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，清單內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限等詳細(xì)信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案管理部門按照審批后的銷毀清單，組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.在檔案銷